Indianapolis Museum of Art (IMA)
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Etude de cas - Indianapolis Museum of Art
Documents, images, vidéos : maîtriser les contenus du musée
Le Musée d’Art d’Indianapolis (Indianapolis Museum of Art ou IMA) possède 54 000 oeuvres d’art originaires du monde entier et couvrant plus de 5 000 ans d’histoire. L’IMA possède également son propre département des médias et de la technologie, appelé IMA LAB, ce qui est très rare pour un musée.
Lorsque le nombre de documents et de contenus échangés au cours de l’activité quotidienne du musée a été trop important pour être géré par email et partage de fichiers, Charlie Moad, directeur de l’IMA LAB, a décidé qu’il était temps de trouver une solution logicielle.
Le contexte
Comme beaucoup d’organisations, l’IMA a longtemps utilisé les emails pour échanger des informations et des documents. Lorsqu’ils ont réalisé qu’il était plus facile de trouver des informations sur une exposition ayant eu lieu il y a 30 ans que pour une exposition s’étant tenue il y a 2 ans, le problème de la traçabilité et de la recherche des documents a sauté aux yeux. Avant l’utilisation de l’email, tous les documents liés à une exposition était rassemblés, classés et stockés dans des archives physiques. Lorsque l’email est devenu le principal mode de communication, le partage des documents est devenu plus facile, plus rapide, mais aussi moins structuré, voire pas du tout.
L’IMA utilisait un partage de fichiers organisé par département pour stocker les documents. Mais ce système n’encourage pas la collaboration et le volume de fichiers est tel que le système n’est plus efficace : la recherche de document est difficile et l’accès aux espaces selon son département a entrainé une appréhension compartimentée des contenus. De plus, le système de partage de fichiers n’est pas accessible en dehors du musée.
Les employés du musée, y compris les conservateurs, les personnes réalisant les programmes, les horticulteurs documentant les plantes utilisées pour les aménagements des jardins, le personnel technique et créatif, avait donc besoin d’une façon à la fois facile et collaborative d’accéder aux documents et contenus qu’ils manipulent au quotidien et qui ne cessent d’augmenter.
La solution
Il était devenu plus facile de trouver des informations sur une exposition ayant eu lieu il y a 30 ans (à partir de fichiers physiques) que sur une exposition qui s'est tenue il y a 2 ans (à partir d'emails). Nuxeo nous a aidé à rassembler nos connaissances institutionnelles à un seul endroit, afin que nous puissions établir et maintenir des processus reproductibles lors de la mise en place des expositions, lors de l'arrivée de nouveaux collaborateurs et pour les activités quotidiennes du musée.
-- Charlie Moad, directeur de l’IMA LAB
Avant de sélectionner la Plateforme Nuxeo pour leur application de gestion de contenu, l’IMA a évalué plusieurs autres solutions, pour la plupart open source. Un des éléments déterminants dans le choix de la plateforme Nuxeo a été sa facilité d’utilisation, ainsi que le nombre de fonctionnalités disponibles par défaut, comme le workflow, les relations entre documents et la possibilité de configurer les métadonnées. Un autre facteur important a été la disponibilité d’un module de gestion des actifs numériques pour gérer les nombreuses images et vidéos du musée.
Le projet de l’IMA, qui a pour objectif de permettre de maîtriser les contenus internes, est basé sur les modules Document Management et Digital Asset Management (DAM) de la Plateforme Nuxeo. Des mécanismes automatiques permettent de relier les documents, artistes, photographies et autres types de contenus aux oeuvres des collections, qui sont gérés dans un système de gestion des collections.
L’IMA prévoit d’utiliser cette solution pour gérer tous les contenus et processus du musée, comme l’histoire d’une exposition, les artistes présents dans le fonds du musée, les documents des projets et tout autre élément pertinent. L’objectif est de n’avoir qu’à cliquer sur une pièce pour avoir immédiatement accès à toutes les informations et connaissances sur cette pièce, comme les expositions dans lesquelles elle a été présentée, l’historique des prêts, les photos, vidéos et l’artiste.
Pour les photographies et vidéos du musée, les besoins de gestion documentaires sont particuliers. Grâce au module DAM, leurs métadonnées sont automatiquement extraites au moment leur import dans la plateforme, elles peuvent être consultées sous différents formats, annotées et exportées vers d’autres canaux.
Résultats
Le plus grand avantage de cette application de gestion de contenu pour l’IMA est tout simplement la capacité de trouver rapidement et facilement les documents.
L’application se révèle particulièrement utile dans le cas de l’arrivée de nouveaux collaborateurs, qui doivent pouvoir accéder aux contrats, documents, photos et autres contenus déjà existant. Auparavant, quand une personne quittait le musée, son compte email était désactivé et tous les contenus et pièces jointes qui pouvait permettre de conserver les processus et les connaissances de cette personne étaient perdues. Le musée est maintenant sur les rails pour passer des emails à la gestion de documents.
Innovations prévues
L’objectif final du projet est de rassembler toutes les connaissances institutionnelles à un seul et même endroit. Les améliorations prévues sur la solution de gestion de contenu ont pour objectif de rendre le contenu plus pertinent, grâce aux tags et aux données sémantiques, et en centralisant toutes les connexions entre les différents types d’information dans le système.
De plus, une intégration entre Nuxeo et le site web de l’IMA est prévue. L’IMA a fait de la recherche une mission centrale et ils vont ainsi utiliser Nuxeo pour publier sur le site web leurs recherches, comme leurs articles et leurs présentations. Cette intégration leur permettra également de publier des images et des vidéos de leur fonds tout en conservant le contrôle des versions de tous les éléments de façon centralisée.
Grâce à ce système, dans 20 ou 30 ans, les contenus, activités et processus du musée seront toujours facilement accessibles, pour la postérité.
