Workflow

Nuxeo EP 5 intègre un moteur de workflow qui associe l'agilité d'un workflow basé sur les documents, et la robustesse d'un workflow basé sur l'activité. Le moteur de workflow de Nuxeo EP 5 est en particulier conçu pour renforcer l'automatisation des processus métiers en relation avec la gestion documentaire.

Les fonctionnalités clés du moteur de workflow sont :

• une intégration en profondeur avec Nuxeo Core et tous les composants Nuxeo EP 5
• l'association de l'agilité d'un workflow basé sur les documents et la force d'un moteur de BPM
• l'application simultanée de plusieurs schémas de workflow sur un même document
• la synchronisation : un document peut synchroniser son état avec d'autres documents

Chaque processus est défini par un schéma de workflow. Le schéma précise le « chemin » que le document va suivre pendant le processus. Un schéma est composé d'états et de transitions.

Les états du workflow représentent le statut du document pendant les processus (par exemple, en attente, validé, verrouillé, en cours, etc.). Un état de workflow définit également les droits d'accès du document (pour chaque utilisateur) et les paramètres liés au cycle de vie du document (par exemple verrouillage, déverrouillage, mise à jour de la versions, etc).

Les transitions permettent de passer d'un état de workflow à un autre et d'appliquer des actions (automatiques ou manuelles) sur un document.

Les listes de participants représentent un ensemble d'utilisateurs, hiérarchisé ou non, ou des tâches attachées à un état de workflow d'un document. Les listes de participants peuvent être modifiées à tout moment (en ajoutant ou en supprimant un utilisateur sur le processus). Nuxeo EP 5 propose deux types de validation : une validation ordonnées et une validation non ordonnées:

• une validation ordonnée permet de définir une file d'utilisateurs qui doivent effectuer une action sur un document en cours de workflow,
• une validation non ordonnée permet la définition d'un groupe de participants ayant des tâches à effectuer sur le document sans ordre défini

Les listes de participants représentent une façon agile et robuste de créer des schémas de workflow lorsque le nombre d'utilisateurs ou leur identité n'est pas connue à l'avance.

Quelques exemples d'utilisation concrète des listes de participants :

• validation hiérarchique (liste ordonnée)
• affectation documentaire
• revue technique
• approbation par groupe (liste non ordonnée)

Les suppléants sont des utilisateurs qui peuvent agir à la place d'autres utilsateurs sur le workflow (lorsque l'intervenant principal est en congés par exemple). Les utilisateurs peuvent définir des suppléants d'une façon générale ou pour un processus particulier.

Les suppléants sont des utilisateurs qui peuvent agir à la place d'autres utilsateurs sur le workflow (lorsque l'intervenant principal est en congés par exemple). Les utilisateurs peuvent définir des suppléants d'une façon générale ou pour un processus particulier.

Chaque document d'un espace de travail ayant un état défini à l'avance peut être soumis à la publication dans une section. Une page présente à l'utilisateur toutes les sections disponibles où la publication est possible (un utilisateur ne peut voir que les sections dans lesquelles il est déclaré comme lecteur). Lorqu'un document est soumis à publication, son état est mis à jour et passe de son état d'origine à « en attente ». Les responsables de la section peuvent ensuites accéder au document et :

• accepter le document : le document est publié dans la section et devient accessible par tous les lecteurs
• rejeter le document : le document n'est pas publié et un email est envoyé à l'auteur de la demande de publication avec la raison pour laquelle le responsable de rubrique a refusé la demande de publication.

Le même document peut être soumis à publication dans plusieurs sections et accepté dans l'une d'entre elles tout en étant rejeté d'une autre. Chaque événement attaché au workflow de publication peut déclencher une notification par email.

Cette métadonnée est utile pour définir une date de publication ultérieure pour un document dont la demande de publication a été validée.

Cette métadonnée permet d'activer une date d'expiration pour un document ayant un comportement défini.