Nuxeo SP comprend un service de gestion de la conservation des données flexible et extensible.
Ce service permet de définir des profils de conservation. Un profil de conservation est un ensemble de règles de conservation associé à une action de conservation. Une règle de conservation est une contrainte. Lorsqu'un document répond à des critères définis, le système applique l'action de conservation définie ou marque le document pour une exécution différée de l'action (si l'action de conservation précise une exécution retardée).
Les contraintes peuvent être exprimées selon le type du document, ses métadonnées, son état dans le cycle de vie, son historique, etc. Ceci permet à un modèle flexible de définir les profils de conservation.
Le système implémente les actions de conservation suivantes par défaut :
- Déplacer ou copier : déplacer ou copier le document dans un autre espace
- Transformer : appliquer une transformation sur les fichiers attachés (par exemple, transformation en PDF)
- Dégrader : supprimer des informations associées qui ne sont plus nécessaires
- Archiver : conserver les informations sur un support numérique ou physique adapté aux contraintes de conservation
- Detruire : supprimer l'intégralité des informations contenues dans l'enregistrement
Naturellement, de nouvelles actions de conservation peuvent être ajoutées en utilisant des plugins ou des scripts.
Techniquement, la politique de conservation des données est basé sur JBoss Rules, le moteur de règles libre le plus utilisé, ce qui lui permet d'évaluer rapidement les règles sur la base de stockage documentaire. Les règles de conservation peuvent être écrites dans le langage spécifique embarqué (facile d'accès pour les utilisateurs non techniques) ou dans n'importe quel langage supporté par JRules (Java, Groovy, JavaScript, table de décision Microsoft Excel etc.).
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