2017 - Das Jahr, in dem ECM gestorben ist

Stellen Sie sich diese Szene vor. Es ist der 5. Januar 2017. Mitarbeiter kehren nach Silvester gerade wieder in die Arbeitswelt zurück und wollen sich in den ersten Tagen nach den Feiertagen noch ein wenig zurücklehnen. Der Knall - die Neuigkeit, dass “ECM gestorben ist”, breitet sich wie ein Lauffeuer aus.

Viele dachten, es wäre nur ein Witz - sozusagen “Fake News”. Doch dann holte die Realität sie ein, denn die Nachricht kam von Gartner. Wow.

Als die ECM-Community die Nachricht begriffen hatte, begann sie, die breitgefächerten Gefühle, die oft auftreten, wenn jemand ganz besonderes gestorben ist, zu erfahren und zu teilen: Zweifel, Trauer, Wut und Leugnen waren nur einige Gefühle.

Ein nicht genannter Branchenexperte erinnert sich daran, zu denken: “Wer ist das … Der sagt, dass ECM tot ist? Ich arbeitete seit 20 Jahren in der ECM-Branche. Wir haben seit 2012 über den “Tod von ECM” geredet. Und haben es immer mit “warum” begleitet? Hier gab es keine Erklärung.”

Alan Pelz-Sharpe von der Deep Analysis Group war etwas pragmatischer: “Als ich den ursprünglichen Blogeintrag gelesen habe, habe ich verstanden, dass sie viel Aufmerksamkeit erregen und provozieren wollen. Ich respektiere das, bin mir aber nicht sicher, dass jeder zu diesem Zeitpunkt verstanden hat, was sie tun. Und sie haben ausdrücklich gesagt, dass sie den Begriff ECM killen wollen.”

Es muss festgestellt werden, dass 2017 einen ziemlich schwungvollen Start hatte. Aber warum dachte Gartner, dass ein Begriff getötet werden musste, den es schon seit über einem Jahrzehnt gibt, und warum hat die dazugehörige Community so heftig reagiert? Um die Antwort auf diese beiden Fragen zu finden, müssen wir in der Zeit zurückreisen.

Was ist ECM?

Wenn Sie diesen Blog lesen, haben Sie wahrscheinlich schon von Enterprise Content Management (ECM) gehört. Der Begriff ECM wurde von AIIM in den frühen 2000er Jahren geprägt und war im Grunde eine natürliche Weiterentwicklung des Begriffs “Dokumentenmanagement” aus den 80er und 90er Jahren.

AIIM definierte ECM als “[…]die Strategien, Methoden und Tools, die verwendet werden, um Dokumente und Content im Zusammenhang mit organisatorischen Abläufen zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und zu liefern.”

Pelz-Sharpe fügt hinzu, dass “[ECM ein] Begriff einer Beschreibung aus den frühen 2000er Jahren einer Plattform mit Content Services, von Datenverwaltung, Arbeitsablauf, Bibliotheksdiensten bis hin zur Dokumentenausgabe ist. Nur wenige Leute haben die volle Kapazität der gesamten Suite genutzt, aber der Begriff ist hängen geblieben.”

Aber die Herausforderung bestand innerhalb der Branche. Aber um ehrlich zu sein, hat der Begriff nicht bei vielen Leuten in der Geschäftswelt wirklich nachgehallt. Er hat nicht wirklich abgedeckt, was diese Leute versucht haben, mit ihren organisatorischen Informationen und Dokumenten zu erreichen.

Marko Sillanpaa von Simflofy stimmt zu: “Ich bin nicht sicher, dass er als Begriff verstanden wurde, außer von denen, die gewusst haben, dass er existiert. Der 2016 AIIM World Paper Free Day Hero hat ausgesagt, vor der AIIM-Konferenz im Jahr 2017 noch nie von diesem Begriff gehört zu haben.”

Aber unabhängig davon, ob die Leute den Begriff kannten oder nicht, gab es den Bedarf nach einer Beschreibung dessen, wie Content abteilungsübergreifend verwaltet wird. Also gab es den Begriff “ECM” - bis Gartner ihn gekillt hat.

Wer hat den König umgebracht?

Chris Walker von e-Wave Solutions bringt vor, dass “[ECM weder] eine Technologie, eine Methode noch ein Prozess ist. Es ist eher … eine Ausrichtung oder ein Rahmen, um die richtigen Informationen an das richtige Publikum zu bringen, und zwar im richtigen Kontext und zur richtigen Zeit. [Tools und Prozesse unterstützen] die Erfassung, die Verwaltung, die Speicherung, die Archivierung und die Bereitstellung von Informationen.”

Sillanpaa fügt hinzu, dass “Unternehmen einen Grund haben, Dokumente zu verwalten. Ich glaube, dass ECM-Anbieter das übersehen haben. Die Verwaltung von Content war nicht mehr die Lösung, die sie in den 90er Jahren war. Sie war Teil einer größeren Lösung.”

ECM war auch keine einzelne Lösung, denn die meisten Unternehmen hatten mehr als eine ECM-Lösung, oft sogar eine andere Lösung pro Abteilung. Diese unterschiedlichen Lösungen waren i. d. R. vollkommen separat, ohne Konnektivität, ohne gemeinsame Sprache oder Struktur (d. h. ohne Taxonomie, um den richtigen Begriff zu verwenden), und jede Lösung hatte unterschiedliche Ebenen der Funktionalität. Dadurch wurde die Verwaltung für die IT-Abteilung zu einer großen Herausforderung und gleichzeitig war es nahezu unmöglich, eine einheitliche Version der Wahrheit zu erhalten - dies war einer der wichtigsten Verkaufspunkte jeder ECM-Lösung.

Also begann sich ein neues Konzept zu bilden: Servant und nicht Master. Eine Welt, in der Softwareanbieter und Unternehmenslösungen zusammenarbeiten und jeweils nur einen Teil des Puzzles bereitstellen würden.

Für viele alte Anbieter ist dies keine schöne Aussicht - viele dieser Anbieter sind daran gewöhnt, alleine zu herrschen. Sillanpaa witzelt: “Es ist ein wenig demütigend zu sehen, dass deine ganze Branche zum Hilfsprogramm wird.”

Aber vielleicht ist diese Neuausrichtung notwendig.

Der Begriff “ECM” und der damit verbundene Markt haben nie die gleichen Gipfel wie CRM- oder ERP-Lösungen erreicht. Aber diese Anwendungsarten haben einen ganz bestimmten Geschäftszweck: sie handeln in der Sprache des Endanwenders und das machen sie sehr gut. ECM hatte immer Probleme mit einer eigenen Sprache, eigenen Datenspeichern, oft schrecklichen Benutzeroberflächen und hat nie richtig verstanden, dass es Teil eines größeren Ökosystems von Unternehmenslösungen war.

Der neue Herrscher

Gartner ist offensichtlich der Meinung, dass der Weg nach vorne weniger in Neuausrichtung besteht, sondern eher darin, den alten Herrscher vom Thron zu werfen und mit einem neuen namens [Content Services] zu ersetzen(/de/). (Das klingt ganz nach “Game of Thrones”.)

Der Begriff “Content Services” ist viel allgemeiner als ECM und deckt ein breiteres Spektrum an Technologien ab, wie EFSS-Tools, Content-Verbund und Migrationsdienste (manchmal als Extrahieren, Transformieren und Laden (Extract, Transform and Load) oder ETL bezeichnet), sowie standardmäßige ECM-Technologie wie Erfassen, Klassifizierung, Workflow und Dokumentenverwaltung.

Dies ist in den Augen vieler nicht so sehr Revolution als Evolution. Pelz-Sharpe merkt an: “Ich denke wir waren bei der Geburt des Begriffs “Content Services” dabei, obwohl viele dieser Dienste schon eine ganze Weile auf dem Markt waren und in den kommenden Jahren noch viele mehr auf den Markt erscheinen werden. Dabei handelt es sich um eine natürliche Entwicklung, an der viele Technologien beteiligt sind. Das ist etwas Gutes … angetrieben von Käufern auf dem Markt, die schon seit Jahren Content Services (egal, ob sie diesen Begriff verwendet haben oder nicht) gekauft haben.”

Diese Evolution oder Entwicklung geht jedoch mit bestimmten Anforderungen an die neuen Lösungsarten einher.

Zunächst einmal wird ein Plattformansatz benötigt, mit einem zentralen Dirigenten für den Content. Dieser Dirigent ist dafür verantwortlich zu wissen, wo sich Content befindet, woraus er besteht, wer darauf Zugriff hat und wie er freigegeben werden kann. Diese Analogie mit einem Dirigenten ist absichtlich.

Der Dirigent eines Orchesters ist kein Klavierspieler, Geigenspieler oder Schlagzeuger der Weltklasse. Die Fähigkeiten eines Dirigenten liegen im Dirigieren - zu wissen welche Ressourcen verfügbar sind, und wie sie verwaltet und miteinander verbunden werden müssen, um dem Endanwender ein Produkt zur Verfügung stellen zu können. Dies funktioniert nur dann am besten, wenn der Dirigent gute Orchestermitglieder und relevante Orchestermitglieder für die jeweilig auszuführenden Stücke hat - es macht keinen Sinn, ein Konzert für Blasinstrumente zu spielen, wenn Sie keine Blasinstrumente haben.

Und dies ist eine Schlüsselfunktion einer modernen Content-Services-Plattform. Die Instrumente, die ein Unternehmen für eine gegebene Aufgabe benötigt, werden auf das Unternehmen aufgeteilt: Instrumente, die ggf. Content, Prozesse und Benutzeroberflächen über mehrere vorhandene Systeme hinweg enthalten. Eine Content-Services-Plattform muss in der Lage sein, diese Teile zusammenzubringen und das Content-Orchester zu dirigieren, um das Schadensmanagement, das Onboarding neuer Mitarbeiter oder den Teil für die Vertragsverwaltung, den das Unternehmen benötigt, bereitzustellen.

Laut Chris Walker [werden] “ECM-Suites und -Plattformen nichts mehr als Teile echter Unternehmenslösungen”.

Ist ECM also tot?

Pelz-Sharpe bietet eine interessante Perspektive an: “Ich habe auf meine eigenen Kosten gelernt, dass die Kunden und nicht die Analysten den Markt definieren. ECM ist noch immer ein [Markt], der 3 Mrd. US-Dollar wert ist. Er ist also weder tot noch kaputt.”

Hat sich Gartner also geirrt, wurde fehlgeleitet oder hat ganz einfach nicht auf den Markt gehört?
So viel ist klar:

• Die Position von ECM in der Geschäftslandschaft ändert sich dahingehend, dass es Teil eines Orchesters wird und keine Ein-Mann-Band ist. Walker fügt hinzu, dass “Anbieter feststellen, dass die von ihnen hergestellten Produkte besser dazu geeignet sind, im Hintergrund zu arbeiten, ähnlich wie Infrastruktur. Ihr Wert besteht darin, Personen und Systeme, die dies benötigen, mit Content zu bedienen.”
• Die alten ECM-Anbieter der Vergangenheit werden in dieser neuen Welt zu kämpfen haben, außer sie verändern sich rasch.

Die verbundene, plattformbasierte Repository-neutrale Natur von Content-Services-Lösungen kann nicht von Lösungen geliefert werden, die vor dem SMAC-Stack (Social, Mobile, Analytics und Cloud) erstellt wurden. Viele ECM-Lösungen gibt es schon seit über zehn Jahren und müssen rasch neu gestaltet werden, um mit neuen Angeboten Schritt halten zu können.

Darüber hinaus wächst die Menge an Content und Informationen, die in Unternehmen verwaltet werden muss, exponentiell an, und eine Content-Services-Plattform muss die Skalierbarkeit für Milliarden von Dokumenten und Interaktionen (von Benutzern oder von Rechnern) als ein wichtiges Kriterium berechnen. Erneut werden sich Anbieter, die Funktionen wie skalierbare Cloudinfrastrukturen und ähnliche Technologien wie die elastische Suche anbieten, an der Spitze der Liste von Unternehmen befinden, die Content Services anbieten wollen.

2018 - Ein Jahr später

2018 naht heran und es sind fast zwölf Monate vergangen, seit ECM offiziell gestorben ist. Der Wunsch nach etwas, das Daten, Informationen, Content, Menschen und Prozesse miteinander verbindet, ist noch immer stark.

Informationen müssen auch weiterhin verwaltet werden und dies ist ein ständiger Kreislauf. Laut Chris McLaughlin von Nuxeo liegt es “In der Natur von Technologie sich zu verändern und zu entwickeln”. Wie dies gemacht wird, kann sich leicht mit einem Schwerpunkt auf verteilte Datensätze, cloudbasierter/m Skalierbarkeit und Ressourcenzugriff und einer vermehrten Verwendung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz verändern. Zugrunde liegt jedoch die Tatsache, dass es in Unternehmen den Bedarf gibt Content effektiv, sicher und einfach zu verwalten.

2018 wird ein entscheidendes Jahr werden.

Moderne Content-Services-Plattform-Player werden beginnen, regelmäßig die alten ECM-Anbieter in Bezug auf Funktionalität, Konnektivität, Preis und Bedienerfreundlichkeit zu überholen. Gartner berücksichtigt dies in den MQ-Berichten und andere Analysten werden nachfolgen. Noch wichtiger ist jedoch, dass der Markt antwortet. Lösungen, die echte Probleme von Unternehmen bewältigen, ohne Systeme teuer migrieren zu müssen, Mitarbeiter zu schulen und hohe Wartungskosten, sind verlockend.

Können [Content Services liefern, wo ECM fehlgeschlagen hat]/de/solutions/document-management/? Haben wir endlich den Punkt erreicht, wo verbundenes, intuitives Informationsmanagement ganz normal ist? Man wird abwarten müssen, aber ich glaube, dass wir diesen Punkt erreicht haben.