Der Januar ist gekommen und gegangen, und mit ihm viele unserer guten Vorsätze fürs neue Jahr. Ich möchte abnehmen, mehr Zeit mit der Familie verbringen, mich für einen guten Zweck engagieren... Sie wissen, wovon ich spreche.

Gute Vorsätze scheinen nicht lange zu halten. Jedes Jahr erreichen neue Mitgliedsanträge fürs Fitnessstudio und die Teilnahme an Kursen im Januar ihren Höhepunkt, wobei die meisten 6 Monate später schon wieder aufgehört oder gekündigt haben. Wohin verschwinden also die ganzen guten Absichten?

Das Gleiche kann man über Unternehmen sagen, die feststellen, dass sie in Systeme und Prozesse investieren müssen, um die Verwaltung ihrer Geschäftsinformationen zu verbessern, doch wie mit den Neujahrsvorsätzen fehlt es oftmals an der Umsetzung.

Welche Vorsätze im Informationsmanagement können Sie tatsächlich umsetzen?

Ich benötige Ergebnisse

Zunächst möchten Menschen Ergebnisse oder einen Nutzen aus Ihren Vorsätzen sehen - warum sollten wir uns sonst bemühen? Dies wird selten schnell erreicht. Das Ändern von Gewohnheiten und Verhaltensmustern, um Ziele zu erreichen, geschieht gewöhnlich im Laufe der Zeit und erfordert große Anstrengungen. Aber im Informationsmanagement können Ziele auf verschiedene Weise schnell erreicht werden.

Vorsatz 1: Verknüpfen Sie Ihre Informationen

Was meine ich damit? Seit den Tagen relationaler Datenbanken haben Menschen festgestellt, dass jede Art von Information mit anderen Informationen verknüpft und verwandt ist. Wenig überraschend trifft dies heute noch weitaus mehr zu, da unsere technologisierte Welt mehr digitale Informationen hervorbringt als je zuvor.

Als Experten im Informationsmanagement war es für uns nie einfach, unsere Systeme mit anderen Informationsspeichern zu verknüpfen, und zwar hauptsächlich deshalb, weil es eine schwierige Aufgabe war. Die gute Nachricht jedoch ist, dass der Aufstieg von Content-Services-Plattformen diese Aufgabe stark vereinfacht. Mithilfe neuer Technologien wie Open Source und Cloud sowie konfigurierbarer Architektur kann eine moderne Content-Services-Plattform schnell bereitgestellt und nahtlos mit bestehenden Systemen integriert werden, um einen umfassenden Überblick über Ihren Content zu erhalten.

Wenn Sie also einfach über Ihr CRM-System auf Ihre Kundendokumentation zugreifen oder eine von Google Vision unterstütze Engine für die automatische Klassifizierung in Ihrer Lösung für das Management von Versicherungsfällen erstellen möchten, müssen Sie einfach Ihre Informationen verknüpfen. Und das Beste an einer modernen Content-Services-Plattform ist, dass sie kurze Amortisierungszeiten und sofort messbare Vorteile bietet.

Glauben Sie mir: Haben Sie erst einmal damit begonnen, möchten Sie nicht wieder aufhören.

Vorsatz 2: Konzentrieren Sie sich auf die Lösung, nicht die Technologie

Dies ist ein uraltes Mantra der Weisen unter den Informationsmanagementexperten, aber es war noch nie so zutreffend wie heute. Viele in unserem Beruf sind Technologen, und Technologen spielen am liebsten mit Technologien und denken sich immer wieder unglaubliche neue technische Spielereien aus. Wenn wir jedoch ehrlich sind, wird es den Leiter Ihrer Finanzabteilung nicht groß interessieren, dass Sie eine Lösung entwickelt haben, die drei Datenquellen miteinander verknüpfen und sich in Echtzeit mit einem Webservice, der GIS-Daten liefert, verbinden kann, um diese Ergebnisse über eine REST-API bereitzustellen.

Wenn Sie dieses Sammelsurium aus Technologie jedoch zu einer Lösung verarbeiten können, mit der Ihre Finanzabteilung die außer Kontrolle geratenen Fakturierungsverfahren bewältigen kann, dann werden Sie augenblicklich zum Helden.

Das war noch nie so leicht wie heute. Durch die Verwendung moderner, flexibler und offener Content-Services-Plattformen können Unternehmen ihre personalisierten Lösungen einfach konfigurieren, damit diese ihre individuellen Anforderungen im Informationsmanagement erfüllen. Diese Lösungen bauen auf den vorher angesprochenen verknüpften Informationen auf und verbinden diese Informationen mit den Verfahren des Benutzers - eine leistungsstarke und schwerpunktorientierte Lösung.

Vorsatz 3: Nutzen Sie KI zu Ihrem Vorteil

Künstliche Intelligenz existiert seit den 1950er Jahren und hat im Laufe der Jahrzehnte immer wieder einen Hype erlebt. Endlich scheint die Nutzung künstlicher Intelligenz in Technologien ihr volles Potenzial entfalten zu können, da zahlreiche Dienste, die auf KI aufbauen, in Bereichen des Informationsmanagements eingesetzt werden können.

Die automatische Klassifizierung von Dokumenten ist ein Bereich, der sich auf dem Vormarsch befindet, da Algorithmen lernen, wo sich Informationen (wie Kundenname, Bestellnummer usw.) auf Geschäftsformularen und anderen Dokumenten befinden. Diese Arbeit wurde traditionell von Menschen ausgeführt und kann durchaus als stumpfsinnig, monoton und fehleranfällig bezeichnet werden. Aktuelle Untersuchungen haben gezeigt, dass intelligente Agenten bei der Klassifizierung von Geschäftsformularen X % zuverlässiger als Menschen sind und dieser Wert für Rich Media wie Bilder und Videos sogar auf Y % steigt. Da Unternehmen diese Arten von Rich Media immer häufiger verwenden, werden der Einsatz und der Nutzen von KI-unterstützten Agenten bei dieser Klassifizierung immer verlockender.

Und es wird immer einfacher, KI zu verwenden. Webdienste von Cloud-Giganten wie Google und Amazon können mit Ihrer Informationsmanagement-Lösung verbunden werden, um Ihren Content bei Bedarf zu verarbeiten und optimal für Ihre Zwecke zu nutzen. Hierbei stehen Ihnen alle Vorteile der Cloud zur Verfügung: Skalierbarkeit, transaktionsgebundene Abrechnung, keine Installationszeit usw.

Die Automatisierung monotoner Arbeiten führt zu erheblichen Zeiteinsparungen und stellt Mitarbeiter für andere Aufgaben frei. Sie müssten also eine andere Ausrede dafür finden, warum Sie Ihre guten Vorsätze fürs neue Jahr nicht einhalten.

Worauf warten Sie also noch?

Das Informationsmanagement steht vor einer Trendwende. Jahrelang versteckte es sich innerhalb von Unternehmen und wurde auf die Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten reduziert. Durch die Einbeziehung von Content Services sind die Ressourcen und Möglichkeiten, die Fachleuten in diesem Bereich zur Verfügung stehen, größer als je zuvor. Dank Einsatz der einzigartigen Kombination aus Erfahrungen mit Struktur, Metadaten, Compliance, KI, Automatisierung, Schnittstellendesign, Fallmanagement und geschäftsorientierten Lösungen ist die Zeit reif, dass Informationsmanagement in den Mittelpunkt rückt.

Und das alles, indem wir lediglich drei Vorsätze als erreichbare Ziele formulieren. Ich wünsche Ihnen viel Glück - und halten Sie mich auf dem Laufenden, wie es Ihnen ergeht!