Die Zukunft für Informationsmanagement sieht rosig aus, das war zumindest das Gefühl bei der im sonnigen San Antonio vom 10.-13. April abgehaltenen AIIM-Konferenz 2018.
Vor 12 Monaten hat AIIM seine Meinung zur Debatte “Enterprise Content Management (ECM) vs Content Services” hinzugefügt und einen neuen Begriff eingebracht: Intelligent Information Management. Sie sind sogar so weit gegangen, Ihr Unternehmen in “Association for Intelligent Information Management” umzubennen. Die allgemeine Botschaft der diesjährigen Konferenz war, auf dieser Ideologie aufzubauen und dem Ganzen Gestalt zu verleihen. Wie hat das also ausgesehen?
AIIM und Nuxeo sind vor Kurzem eine Partnerschaft eingegangen, um die Herausforderungen beim Informationsmanagement,, mit denen Unternehmen von Endbenutzern konfrontiert sind, zu untersuchen. Die Ergebnisse dieser Studie können Sie von der Website von AIIM herunterladen.
Eine wichtige Erkenntnis dieser Studie wurde in die Hauptrede von John Mancini, Präsident von AIIM, während der Konferenz aufgenommen: viele der Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen, sind von der Dimension abhängig. Hierzu gehören:
- Die Menge an Informationen, die auf die Unternehmen treffen
- Die zunehmende Geschwindigkeit, in der sie getroffen werden
- Die unzähligen Orte, an denen die Informationen im Unternehmen gespeichert werden können
- Die zunehmende Vielfalt der neuen Inhaltstypen, z. B. Video, Bilder, Audio usw.
- Die immer größer werdenden neuen Inhalte.
Dies kann alles unter dem Begriff Big Content zusammengefasst werden.
Was ist Big Content?
Manche sagen vielleicht: “Das klingt genau wie Big Data, nur für Inhalte!” Aber nicht ganz.
Bei Big Data hat es sich eigentlich um eine Technologie gehandelt: Tools und Methoden, um große Datensätze zu verarbeiten und einen Wert daraus zu erhalten. Manche sagen vielleicht, dass es sich in der Anfangsphase um eine Technologie gehandelt hat, die nach einem Problem - oder nach guten Anwendungsfällen - gesucht hat.
Das ist bei Big Content überhaupt nicht der Fall und zwar aus zwei wichtigen Gründen.
- Big Content definiert die Herausforderung und ist kein Versuch, eine Lösung bereitzustellen.
- Während Big Data Schwierigkeiten hatte, gute Anwendungsfälle zu finden, wird Big Content von Anwendungsfällen angetrieben. Endbenutzer bestimmen, was sie mit ihren Informationen basierend auf ihren Herausforderungen von Big Content machen möchten - und sie suchen nach Technologien, um diese Herausforderungen zu lösen.
Und hier kommen Content Cervices ins Spiel, bzw. genauer, wo eine Content-Services-Plattform (CSP) genutzt werden kann, um die Herausforderungen von Big Content zu lösen und das Versprechen von Intelligent Information Management einzulösen. Hier ein Beispiel:
Moderne Probleme benötigen moderne Lösungen
Lange hat ECM versprochen, die Lösung aller Informationsmanagement-Herausforderungen in Unternehmen zu sein. Was ist also passiert? Der ECM-Ansatz hat darauf basiert, dass sich alle Inhalte und inhaltsgesteuerte Prozesse innerhalb eines Unternehmens in einem einzigen Repository befinden und von dort aus verwaltet werden. Es gab mehrere Gründe, warum dies nicht funktioniert hat. Der wichtigste Grund ist jedoch, dass Daten ignoriert wurden, d. h. die Sachen, die bei Inhalten dabei sind, um ihnen Kontext zu verleihen. Diese Daten verblieben in CRM-, ERP- und anderen Branchenanwendungen und mit jedem dieser Systeme mussten benutzerangepasste Links hergestellt werden. Manchmal ist dies passiert, aber meistens nicht und führte so zu immer mehr Daten- und Inhaltssilos. Dies hat die Komplexität für die IT sowie den generellen Irrsinn, dem sich Anwender gegenüber sehen, wenn sie in diesen Systemen nach Informationen suchen, noch verstärkt.
Inhaltsdienstplattformen ändern dies, indem standardisierte Verbindungen zu externen Systemen und Repositories bereitgestellt werden. Außerdem müssen sich die Inhalte und Daten nicht im System befinden. Interessanterweise haben einige “alte” ECM-Anbieter bei der AIIM-Konferenz immer noch darauf bestanden, dass Inhalte in ihrem System gespeichert werden müssen - wir werden sehen, wie sie damit klarkommen.
Der Ansatz “Inhalte lokal zu verwalten” bedeutet, dass Benutzer auf alle benötigten Informationen und Inhalte von einer zentralen Stelle aus zugreifen können. Die IT erhält einen Wert aus diesen alten Investitionen, indem ein kontextueller Zugriff auf die Daten, die in der Vergangenheit in diesen Systemen gesperrt waren, bereitgestellt wird. 75 % der Unternehmen sagen gemäß unserer Untersuchung, dass die Lösung dieses Problems wichtig ist. Zusätzlich ist es im Laufe der Zeit möglich, in kontrollierter Weise und nach einem eigenen Zeitplan eine strategische Migration weg von diesen veralteten Systemen durchzuführen. Durch diese Flexibilität ist der teure und risikoreiche “Big-Bang-Ansatz” nicht notwendig und spart ggf. Tausende Euro bei Wartungs- und Support-Kosten ein.
Am wichtigsten ist vielleicht, dass Unternehmen mit einer zugrundeliegenden Plattform, die Daten und Inhalte im gesamten Unternehmen vereint, endlich ihre Herausforderungen an das Inhaltschaos durch die Bereitstellung von personalisierten Lösungen für Benutzer lösen können. Wie? Über die schnellen Anwendungsentwicklungs-Tools mit wenig Code, die von Nuxeo und anderen CSP-Anbietern bereitgestellt werden.
Diese Tools stellen eine Drag- und Drop-Umgebung bereit, mit der Lösungen erstellt werden können, um Inhalte, Daten und Prozesse miteinander zu verbinden und so die jeweiligen Anforderungen der Endbenutzer zu erfüllen.
Das könnte im Schadensmanagement, Onboarding von Personal, Brand Management, Eventmanagement, in der integrierten Datenverwaltung oder in einem beliebigen anderen Teil des Unternehmens sein. Ich habe bei der AIIM-Konferenz verstreute Hinweise von einem großen Unternehmen gehört, dass der durchschnittliche Benutzer sieben (Sie haben richtig gelesen: SIEBEN) Anwendungen gleichzeitig geöffnet hat, um seine Arbeit zu erledigen, und dabei Informationen zwischen diesen Anwendungen ausschneidet und einfügt. Stellen Sie sich die Verbesserungen bei der Produktivität vor, die verringerte Wahrscheinlichkeit von durch diesen Prozess eingeführten Fehlern und ganz allgemein die erhöhte Zufriedenheit am Arbeitsplatz, von denen der Benutzer profitieren könnte, wenn die relevanten Informationen und Inhalte von diesen sieben Anwendungen über einen zentralen Zugriff zusammengeführt werden würden.
Dies kann eine Content-Services-Plattform leisten und hier manifestiert sich meiner Meinung nach Intelligent Information Management in der Realität. Intelligenter arbeiten, nicht härter - und noch dazu von den schon getätigten Investitionen profitieren.
Jeder Endbenutzer, mit dem ich bei der AIIM-Konferenz gesprochen habe, stand vor den Herausforderungen von Big Content - jedoch hatte keiner eine Lösung für das Problem. Ich bin zuversichtlich, dass nächstes Jahr um die Zeit bei der AIIM-Konferenz 2019 viele (mit der Unterstützung von Nuxeo) eine andere Geschichte erzählen werden können.