Wie ich schon in anderen Beiträgen erwähnt hatte, sind die heute von Organisationen festgestellten Herausforderungen bei der Informationsverwaltung sowohl real als auch umfangreich und lassen sich nicht durch veraltete Technologien und verstaubte Ideologien lösen.
Der Weg der digitalen Transformation ist ein langer und schwerer, doch der erste Schritt muss immer der gleiche sein: die Modernisierung des Informationsverwaltungs-Toolkits der Organisation. Wenn Sie dieses Fundament allerdings richtig anlegen, sind die weiteren Stationen der Reise sehr viel einfacher zu bewältigen. Sollte dieses Fundament jedoch nicht gelegt werden, sollten Sie nicht überrascht sein, wenn Ihr Bauwerk der digitalen Transformation früher oder später in sich zusammenstürzt.
Wenn Sie die Herausforderungen lösen möchten, mit denen Organisationen aktuell im Bereich Informationen konfrontiert werden, ist eine moderne Lösung gefragt.
Auftritt: die Content-Services-Plattform
Auf den ersten Blick wirkt die Content-Services-Plattform (CSP) wie ECM-Systeme, die Sie aus früheren Zeiten kennen. Eine CSP weist jedoch einige Bereiche auf, in denen sie sich wesentlich von ECM-Lösungen unterscheidet:
1. Moderner Aufbau
Eine Content-Services-Plattform muss Teil des modernen Toolkits für Informationsverwaltung sein und darf nicht vor zehn Jahren in einer Ära erstellt worden sein, in der Mobil- und Cloud-Anwendungen noch nicht oder kaum genutzt wurden. Außerdem muss es mit ihrer Hilfe möglich sein, alle Daten und Inhalte, die wir heute verwenden - Video, Audio, soziale Medien usw. - nativ zu verwalten, nicht nur gescannte Dokumente und Word-Dateien. Und zu guter Letzt muss die Plattform das alles für Milliarden Elemente erledigen können. Zusammengefasst bedeutet das: Eine CSP muss eine Lösung für die Herausforderung “Big Content” sein.
2. Vernetzung
ECM-Systeme wurden als Insellösungen konzipiert und vermarktet als der “zentrale Speicherort für all Ihre Inhalte”. Wir haben jedoch bereits ausführlich darüber gesprochen, dass dieses Versprechen nie Realität wurde.
Content-Services-Plattformen gehen ganz anders an das Thema heran. Es besteht zwar nach wie vor die Möglichkeit, Daten und Inhalte lokal (im eigenen Repository) zu speichern, doch ermöglichen es moderne CSPs wie Nuxeo, sich mit anderen Informationsquellen im gesamten Unternehmen zu vernetzen. Dieser Ansatz der vereinigten Inhaltsdienste bedeutet, dass Mitarbeiter nun auf Inhalte zugreifen können, die in einem alten ECM-System gespeichert werden, oder aber auf solche aus einer alten Buchhaltungsanwendung - und das alles über eine einzige Plattform. Diese Funktion ist extrem wichtig und bietet Benutzern somit einen einzigen Anlaufpunkt für das Speichern und Abrufen von Informationen über das gesamte Unternehmen hinweg.
3. Personalisierung
Bei den modernen und vernetzten Funktionen von CSPs stehen IT und Geschäft im Mittelpunkt: Sie gewährleisten, dass sich das System skalieren lässt und die Systeme untereinander vernetzt werden. Zuletzt ergibt sich außerdem der Vorteil, dass sich all dies durch Personalisierung für den Benutzer hinter den Kulissen abspielt.
Es geht ganz einfach darum, es Benutzern zu ermöglichen, Inhalte und Daten wann immer sie möchten zu speichern, aufzurufen, zu bearbeiten und mit ihnen zu interagieren. Sie können das über die CSP-Oberfläche, genauso aber auch über eine Mobilanwendung, eine Produktivitätsanwendung (wie MS Outlook), eine Geschäftsanwendung wie Salesforce, ein Webportal oder gar eine intern entwickelte Anwendung tun, mit deren Hilfe bestimmte Geschäftsaufgaben oder -prozesse abgewickelt werden.
Durch die Möglichkeit der Personalisierung verändert sich die Dynamik der Interaktion von Benutzern mit Informationen. In der Vergangenheit musste der Benutzer seine Arbeitsweise daran anpassen, wie sich Informationen auffinden und bearbeiten ließen. Heute lässt sich das System so anpassen (oder sogar noch besser: personalisieren), dass es genau den Anforderungen der individuellen Endbenutzer entspricht - somit eröffnen sich Ihnen bisher ungekannte Möglichkeiten.
Modernisierung des Informationsmanagements für höheren Geschäftswert
Durch Kombination dieser drei Faktoren - moderne Gestaltung, Vernetzung und Personalisierung - entsteht eine nützliche, skalierbare und flexible Plattform, die die Kundenerfahrung verbessert, Produktivität steigert und sich somit positiv auf den Unternehmensumsatz auswirkt. Mit dieser Voraussetzung kann nun die Reise der Modernisierung der Informationsverwaltung und letztendlich auch der digitalen Transformation beginnen.
Organisationen achten bei ihren Recherchen meist auf zwei Faktoren der digitalen Transformation: eine schnelle Investitionsrendite (ROI) sowie geringere Gesamtbetriebskosten (TCO). Tatsächlich ergaben im Namen von Nuxeo von BAO (By Appointment Only) durchgeführte Untersuchungen, dass TCO für neue Technologien stets der wichtigste Faktor sind. Leider müssen ROI und TCO jedoch häufig gegeneinander abgewogen werden, insbesondere bei Modernisierungsprojekten.
Sie können durchaus eine schnelle ROI erzielen, indem Sie mit einem neuen System einige Ihrer geschäftlichen Herausforderungen lösen, und Sie können Ihre TCO senken, indem Sie alte Anwendungen im Rahmen einer neuen Bereitstellung deaktivieren- das entspricht jedoch einem vollständigen Austausch alter Anwendungen, der jedoch letztendlich fehlschlagen wird. Weshalb?
Mit diesem Thema hat sich meine Kollegin Jeannette Sherman im Beitrag “Warum Projekte für den Rundumersatz alter Systeme zum Scheitern verurteilt sind” beschäftigt.
Eine zukunftssichere Strategie: intelligente Inhaltsverwaltung
Es gibt jedoch einen einfachen Ansatz, der sowohl eine schnelle ROI als auch geringere TCO bietet, ohne dass hierfür ganze Systeme komplett ausgetauscht werden müssten. Wir von Nuxeo konzentrieren uns mit unserem Ansatz darauf, die Modernisierung veralteter Anwendungen mittels einer Content-Services-Plattform zu ermöglichen, in der das Management von Informationsverwaltungssystemen mittels Vernetzung und Konsolidierung gelöst wird.
Dieses Vernetzungs- und Konsolidierungsverfahren für die Informationsmodernisierung ermöglicht sowohl eine schnelle ROI als auch langfristig die Senkung der TCO und legt nebenbei das Fundament für eine erfolgreiche digitale Transformation. Können Sie es sich in einer digitalen Welt, in der uns Informationen überall begegnen und jede Abteilung und jeder Geschäftszweig von ihnen abhängig ist, überhaupt leisten, nicht noch heute mit digitaler Transformation zu beginnen?