Content-Dienste, Systems of Understanding und die Zukunft von ECM (Teil 2)


Tue 04 April 2017 Von Chris McLaughlin

Letzte Woche habe ich in meinem ersten Blog dieser vierteiligen Reihe über die Entwicklung des Enterprise Content Management (ECM) geschrieben und mich zunächst auf eines der wichtigsten Elemente von Content-Plattformen der nächsten Generation konzentriert: Modularität. Diese Woche möchte ich einen Schritt weitergehen und den Blick auf eines der größten Probleme mit veralteten ECM-Systeme werfen und diesen eine moderne Vorgehensweise gegenüberstellen, die auf Offenheit und Konnektivität beruht.

Im Mittelpunkt von ECM steht ein großer Irrtum. Enterprise Content Management war ursprünglich eher eine Philosophie als eine Technologie: wir haben geglaubt, wir könnten unstrukturierte Informationen (Content) leichter auffindbar und nutzbar machen, um dadurch unseren Kunden zu helfen, effizienter und produktiver zu sein, und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Allerdings hat sich unser ursprüngliches Konzept auf dem Weg zu diesem einfachen aber weitreichenden Ziel in eine ganze Technologiesuite verwandelt, in deren Mittelpunkt der Gedanke stand, dass ein einziges Repository notwendig sei, um alle Informationen für jeden frei zugänglich zu machen.

Damals erschien das logisch. Wenn Unternehmen ein einziges ECM-System im gesamten Unternehmen bereitstellen wollten, dann würde es Sinn ergeben, als Mittelpunkt des Systems ein gemeinsames Repository zu haben - eine einzige Quelle der Wahrheit, wie wir es nannten. Das Problem dabei ist, dass dieser Ansatz eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich bringt:

  • Zunächst wurden fast immer mehrere ECM-Systeme bereitgestellt. Stattdessen, und abhängig von den Geschäftsanforderungen, kauften und installierten unterschiedliche Abteilungen unterschiedliche Systeme.
  • Auch wuchsen die meisten ECM-Suiten durch Zukäufe. In vielen Fällen erschwerte der Ansatz eines einzigen Repositorys die ordnungsgemäße Integration neu hinzugekommener Funktionen.
  • Zuletzt werden nicht alle Produkte innerhalb einer Suite gleich erstellt. In vielen Fällen sahen sich Kunden deshalb gezwungen, entweder ein neues Tool eines neuen Anbieters zu kaufen (siehe Problem #1), oder ein ungewünschtes, minderwertiges Tool mit weniger Funktionen zu kaufen, um beim gleichen Anbieter zu bleiben.

Ich möchte außerdem darauf hinweisen, dass viele dieser veralteten ECM-Suiten vor 10, 15 oder gar 20 Jahren als proprietäre Systeme entwickelt wurden. Möglicherweise war es damals schwierig oder sogar unmöglich, einen Best-of-Breed oder gesamtheitlichen Ansatz zu verfolgen. Seither hat sich Technologie wesentlich weiterentwickelt. Wäre es nicht an der Zeit, dass sich ECM ebenfalls weiterentwickelt?

Ihre Benutzer sollten wählen können, wie sie arbeiten möchten. In unserer modernen, von Apps geprägten Welt sind Benutzer selbst in der Lage, jene Technologien auszuwählen, mit denen sie am produktivsten arbeiten. Microsoft SharePoint, Google Docs, EFSS Tools wie OneDrive, Box und DropBox: dies sind alles hervorragende Beispiele für einfache Apps, die Benutzer zum Erstellen, Teilen und Arbeiten mit Content verwenden. Und das ist nur ein kleiner Bereich. Wie sieht es mit Messaging Apps wie Slack oder Microsoft Teams aus, auf denen regelmäßig Content geteilt und verbreitet wird? Oder Unternehmensanwendungen wie Oracle, SAP, Workday oder Salesforce, in denen Content oft ein entscheidendes Element von Geschäftsprozessen ist?

In Wahrheit steigen die Zahl und die Vielfalt von Content, die Produktivität und Unternehmensanwendungen, die von Mitarbeitern verwendet werden, weiter an. Dies stellt moderne Unternehmen vor die Wahl:

  1. Den Zugriff auf diese Apps für Benutzer einschränken und diese dazu zwingen, die Unternehmensstandards zu übernehmen (die Folgen kennen wir).
  2. Benutzern zu erlauben so zu arbeiten, wie sie gerne möchten.

Ich denke die Antwort ist eindeutig. Ihre ECM-Lösung der nächsten Generation sollte serienmäßige Konnektivität zu den am häufigsten von Ihnen verwendeten Unternehmens- und Produktivitäts-Apps bieten. Sie sollte außerdem ein offenes, standardbasiertes Konnektivitäts-Framework bereitstellen, das Ihnen die einfache Integration neuer Apps ermöglicht, wenn OOTB-Konnektoren nicht verfügbar sind. Dieser einfache Ansatz, der die Vorteile beider Lösungen kombiniert, gibt Ihren Benutzern die notwendige Flexibilität, während Ihr Unternehmen Ihren Content besser im ganzen Unternehmen nutzen kann.

Sie sollten die Wahl haben, wo Ihr Content gespeichert wird. Die meisten Unternehmen besitzen zahlreiche Contentspeicher innerhalb des Unternehmens. Dies können abteilungsspezifische Bereitstellungen veralteter ECM-Lösungen oder SharePoint-Instanzen sein, die über das gesamte Unternehmen verteilt sind, oder neuere Inhaltsspeicher, die dem Synchronisieren oder Teilen von Apps dienen.

Bei veralteten ECMs bleibt Ihnen nur eines übrig: Ihre Benutzer müssen diesen Content in einem langsamen und aufwendigen Prozess in ein zentrales Repository kopieren oder verschieben und dann darauf hoffen, diesen wiederzufinden. Mit einem ECM der nächsten Generation ist die Lösung wesentlich einfacher: stellen Sie eine Verbindung zu den unterschiedlichen Repositorys her, um einen gemeinsamen Zugriff auf all diese Informationen bereitzustellen. Auch hier ist die serienmäßige Konnektivität für gemeinsame Inhaltsspeicher und ein offenes, erweiterbares Konnektor-Framework ein wesentlicher Bestandteil einer ECM-Lösung der nächsten Generation.

Wenn Sie erst einmal die Wahl haben, wo Ihr Content gespeichert wird, müssen Sie sich auch entscheiden, wo er zukünftig gespeichert werden soll. Eine moderne ECM-Plattform der nächsten Generation sollte eine unbegrenzte Anzahl an Speicheroptionen für Ihre Inhalte unterstützen. Erlauben die gesetzlichen Vorschriften die lokale Speicherung Ihres Contents? Möchten Sie die Vorteile günstiger und stets verfügbarer Cloud-Optionen wie Google Drive, Box oder sogar Amazon S3 nutzen? Oder entspricht ein kombinierter Ansatz eher Ihren Anforderungen? Hervorragend. All diese Speicheroptionen sollte eine Content-Plattform der nächsten Generation bieten können.

Sie sollten selbst wählen, wann und wo Sie Ihre Lösung der nächsten Generation bereitstellen. Wie wir vorher gesehen haben, stellen veraltete Lösungen mit einem einzigen Repository Ihre Benutzer vor Herausforderungen und erschweren dabei sogar, das ursprüngliche Ziel von Enterprise Content Management zu erreichen. Und es stellt IT-Abteilungen vor eine einzigartige Herausforderung: wie können neue Content-Technologien in einem Unternehmen bereitgestellt werden, das bereits über viele verfügt?

Erneut bieten veraltete ECM-Plattformen wenige Möglichkeiten. Entweder verfahren Sie nach dem Lift-and-Shift Prinzip, indem Sie Ihre vorherigen Investitionen ausmustern und ein Replatforming Ihrer aktuellen Content-Lösungen vornehmen. Oder Sie leben weiter mit den Silos in Ihrem Unternehmen. Mit einem modernen ECM-Ansatz besitzen Sie eine wesentlich größere Flexibilität, eine Plattform der nächsten Generation einzuführen. Wenn Sie Konnektivität als weitere Option bereitstellen, können bestehende Investitionen weiter verwendet werden, ohne Content zu vernachlässigen. Dies gibt Ihnen die Wahl, ob und wann ältere ECM-Umgebungen ausgemustert werden sollen. Und darum geht es im Wesentlichen: Alternativen zu besitzen.

Auch hier ist mein Argument ganz einfach: Veraltete ECM-Suiten sind geschlossene Systeme, die auf einem gemeinsamen Repository und einem einzigen Verfahren aufbauen. ECMs der nächsten Generation bieten Optionen, Konnektivität und sie sind offen. Ihre Benutzer sollten die Wahl haben, mit welchen Tools sie arbeiten. Sie sollten die Wahl haben, wo Ihr Content gespeichert wird. Und Sie sollten die Wahl haben, ob und wann bestehende Content-Speicher migriert werden. Mit Konnektivität ist all dies möglich. Zumindest mit Konnektivität und einem sehr flexiblen Metadatenmodell, aber dies ist das Thema meines nächsten Blogeintrags.


Etikettiert: Enterprise Content Management, ECM, Nuxeo Platform, Insight