Ich heiße Sie herzlich willkommen zu Teil vier meiner fünfteiligen Reihe über Best Practices und Ratschläge für Implementierungen von digitalem Asset-Management (DAM).
Hier finden Sie übrigens Tipps für die ersten Schritte einer guten DAM-Implementierung:
- effiziente Suche mit DAM
- Umsatz erwirtschaften mit digitalem Asset-Management
- Integration in andere Systeme
Wenn Sie mit einer DAM-Implementierung beginnen - besonders dann, wenn das Konzept DAM für das Unternehmen neu ist oder DAM weitreichender implementiert werden soll als das alte System, das es ersetzt -, stößt man häufig auf eine Art “Turm zu Babel”.
Was meine ich damit? Jede Marke und Abteilung verwendet eigene Bezeichnungen und Terminologie für die Beschreibung von Assets und folgt intern gängigen Richtlinien für die Benennung von Dateien und Ordnern. Und damit sind wir noch nicht einmal bei den verschiedenen Sprachen angelangt, die zusätzlich in einem internationalen Unternehmen gesprochen werden!
Aus diesem Grund gestaltet sich das Auffinden eines digitalen Assets oft schwieriger, als den Ausgangs eines Casinos in Las Vegas zu entdecken.
Ein Weg zur Lösung dieses Problems wäre die Einführung von Synonymen, sodass jede Geschäftseinheit weiterhin mit ihrer eigenen Terminologie arbeiten kann - wenn Ihr DAM-System diese Anforderung erfüllen kann.
Bei Pasta Buddy verwendeten beispielsweise verschiedene Marken verschiedene Ausdrücke für Verpackungsfotos. Die eine Gruppe nannte die Aufnahme “vorne”, eine andere “vorne von oben” oder “vorne von unten”. Das Gleiche galt für Aufnahmen von oben.
Sie könnten all diese Bezeichnungen als Synonyme in die Datenbank aufnehmen, sodass Benutzer unabhängig von der eigentlichen Benennung die richtigen Inhalte finden.
Bei Pasta Buddy hätte dieser Ansatz jedoch in der zentralen, internen Agentur Verwirrung gestiftet, da Anfragen nicht immer auf die gleiche Weise interpretiert werden könnten und Aufnahmen neu angefertigt werden müssten. Sie können sich sicher vorstellen, dass das nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet.
Das DAM-System ist zudem Teil einer umfassenderen Initiative für kulturelle und digitale Transformation innerhalb von Pasta Buddy, sodass die Abstimmung aller Abteilungen anhand eines gemeinsam genutzten Vokabulars ein durchaus sinnvolles Ziel war. Das Unternehmen entschied sich also dazu, die Terminologie in der DAM-Lösung zu vereinheitlichen, und konnte so seinen ganz eigenen Turm zu Babel niederreißen.
Eine so rasche Umstellung durchzusetzen ist jedoch nicht einfach.
Glücklicherweise kann eine gute DAM-Lösung Sie durch ein flexibles und modulares Datenmodell hierbei unterstützen.
Im Fall von Pasta Buddy wurde das Metadatenmodell aus verschiedenen Schemata zusammengesetzt und jede Art Inhalt verfügt über eine eigene Struktur. Würden all diese Faktoren kombiniert, müssten die Änderungen in jedem einzelnen System übernommen werden.
Layouts oder Bildschirme im System verfügen beispielsweise über ihnen direkt zugewiesene Benutzerrechte. Nun könnte es aber durchaus verschiedene Layouts für Bilder, Videos, Dokumente und Projekte geben. Wenn Sie entscheiden, wie Benutzerrechte definiert werden, oder Definitionen für die eine Gruppe, die sie benötigt (beispielsweise “international”) ausweiten, müssen Sie auch alle anderen Layouts entsprechend anpassen. Somit ist es wahrscheinlicher, dass sich Konfigurationsfehler und Ungenauigkeiten einschleichen - ganz abgesehen von der Verwirrung, die dieser Prozess auslösen würde. Auch sehr viel mehr Arbeit geht mit diesem Konzept einher, sodass in der IT-Abteilung ein Aufgabenstau auftreten und sich die Durchführung der Aufgaben verlangsamen würde, wodurch der gewünschte Wandel letztendlich nicht so schnell vollzogen werden könnte wie gewünscht.
Stattdessen stellten wir sicher, dass Informationen voneinander getrennt wurden:
- Produkt- und Asset-Definitionen, die angeben, was was ist,
- Benutzerrechte, die angeben, wie sie verwendet werden dürfen,
- und Anfragen und Projekte, die angeben, wie sie zu verwalten sind.
Auf diesem Weg ist es möglich, die einzelnen Elemente unabhängig voneinander zu ändern, und Änderungen werden automatisch auf relevante Inhalte angewandt.
Auch für die Endbenutzer ist dieser Umstand von nahezu unschätzbarem Wert: Sie sind so nämlich dazu in der Lage, Beziehungen zwischen Bildern und Produkten herzustellen. Das Bild verfügt über ein eigenes Metadatenmodell und das Produkt über ein weiteres. Werden die beiden miteinander verknüpft, finden Sie auf der Suche nach dem einen auch automatisch das andere.
Kontext für Inhalte
Nehmen wir einmal an, Sie machen ein Foto von einem Hamburger. Er enthält sieben Produkte: Mayonnaise, Zwiebeln, Salat, Tomate, Käse, Rind und das Brötchen. Wenn Sie die Aufnahme auch für jemanden auffindbar machen wollen, der nach tiefgefrorenem 500-Gramm-Hamburgerfleisch sucht, müssen Sie alle relevanten Produktdaten als Hamburger-Metadaten eingeben. Und das für alle sieben Produkte. Ziemlich aufwändig!
Wenn Produkt- und Bilddaten jedoch voneinander getrennt vorliegen und einfach miteinander verknüpft werden, können Sie einen Verweis auf die im Bild vorhandenen Produkte erstellen (also einfach sieben Dinge auswählen) und die Metadaten dieser Produkte werden automatisch zum Teil des Datensatzes. So können andere problemlos danach suchen und den Hamburger im Handumdrehen auffinden.
Ähnlich wäre es auch in der Modebranche: Nehmen wir an, dass Sie ein Foto eines Models gemacht haben, das ein Outfit bestehend aus Hut, Schal, Kleid und Schuhen trägt und auf Seite sechs des Frühlingskatalogs erscheinen soll. Mithilfe der Verlinkung können Sie nun nach Pumps in Größe 38 suchen und finden das Outfit.
Ich möchte auch noch einmal kurz auf einen Punkt meines letzten Beitrags zurückkommen: Planung einer PIM-Integration. Pasta Buddy hatte festgestellt, dass die Kernelemente seines Metadatenmodells aus einigen Feldern bestanden, die sich auf Produktdefinitionen beziehen.
Durch eine Trennung der Schemata in der Produktdefinition konnte sich das Unternehmen nun sicher sein, dass es mit Produktivsetzung seines neuen PIM-Systems ein noch umfangreicheres Modell (mit seinen Produkten im Mittelpunkt) erstellen konnte - mit mehr Feldern, mehr von Menschen eingegebenen Daten und mehr Marketingmaterial -, ohne zunächst andere Elemente anpassen zu müssen.
In meinem nächsten Beitrag möchte ich mich eingehender damit beschäftigen, wie Sie sich mit den ersten Implementierungsschritten auseinandersetzen, damit Sie reale Probleme des Unternehmens lösen, ohne von den Anwendern zu schnell zu viel zu fordern.