Sie lesen nun den letzten Teil meiner Reihe aus fünf Blogbeiträgen zu Best Practices und Ratschlägen für die Implementierung von digitalem Asset-Management (DAM).
Wenn Sie die vier letzten Beiträge noch nicht gelesen haben, finden Sie sie hier:
- effiziente Suche mit DAM
- Umsatz erwirtschaften mit digitalem Asset-Management
- Integration in andere Systeme
- Erschaffung eines flexiblen Datenmodells
“Eile mit Weile” (auf Latein “festina lente“) war das Motto der römischen Kaiser Augustus und Titus sowie von Cosimo de’ Medici, einem Italiener der Renaissance. Soweit ich weiß, wusste keiner dieser Männer viel über DAM - aber sehr viel darüber, wie sie in großen Organisationen einen Wandel herbeiführen. Genau wie damals in Rom und Florenz ist festina lente ein wesentlicher Erfolgsfaktor für DAM-Implementierungen.
Initiativen zur Einführung von digitalem Asset-Management, die an breitere Unternehmensziele gekoppelt sind, können schnell aus dem Ruder laufen - sowohl Umfang als auch Ehrgeiz betreffend. Natürlich ist Ehrgeiz etwas Gutes - vor fast 50 Jahren brachte er uns sogar bis zum Mond. Dabei darf man aber nicht vergessen, dass jeder einzelne Schritt wichtig ist und mit Bedacht getan werden sollte.
Wenn Sie zu schnell sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie auf dem Weg wichtige Parteien vor den Kopf stoßen, schwer zu behebende Fehler oder Annahmen machen und so den Erfolg Ihres Projekts gefährden.
Eile … mit Weile
Vergessen Sie nicht, dass Nachbesserungen durchaus möglich sind. Wir alle haben das starke Bedürfnis, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen, und sind viel zu sehr auf dieses Ziel fixiert, anstatt mit der Einstellung “wir machen es am Anfang größtenteils richtig und passen danach alles Weitere an” an das Projekt heranzugehen. Besonders Endbenutzer werden Sie mit Funktionsanforderungen überhäufen, besonders dann, wenn einige Funktionen nicht offensichtlich sind.
Wir von Nuxeo haben die Erfahrung gemacht, dass Projekte am erfolgreichsten waren, die in Phase eins erst in eingeschränktem Umfeld umgesetzt wurden, der zu echtem Mehrwert für das Unternehmen führte - wenn auch zunächst nur in einem bestimmten Bereich. Dieser schnelle Erfolg stellt die Grundlage für die weitere, langfristige Implementierung dar.
Während der ersten Phase ist besonders eine klare Kommunikation wichtig, und weisen Sie deutlich darauf hin, was noch zu tun ist. Agieren Sie transparent und offen. Erläutern Sie, warum im Lauf des Projekts bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Transparenz führt zu Vertrauen und Überzeugung.
Wie sollte der Umfang der ersten Phase denn nun idealerweise aussehen?
Identifizieren Sie die wichtigsten Schwierigkeiten und versuchen Sie, eine bestimmte Benutzergruppe, einige Marken oder Abteilungen herauszusuchen, die bereits Interesse an Ihrem Projekt bekundet haben und das gleiche Ziel wie Sie verfolgen. Auf diesen Grundlagen können Sie dann aufbauen, während Sie gleichzeitig für eine positive Einstellung gegenüber der langfristigen, breiteren DAM-Einführung werben. Vergessen Sie natürlich nicht, während der Implementierung regelmäßig Feedback von den Endbenutzern einzuholen.
Anfängliche DAM-Implementierung bei Pasta Buddy
Pasta Buddy suchte sich für die erste Projektphase drei Abteilungen aus, die verschiedene Aspekte des Unternehmens repräsentierten, aber auch auf Grundlage von Größe und Verfügbarkeit ausgewählt wurden.
Bei einer Marke handelte es sich um eine kürzlich übernommene Abteilung, die über zahlreiche eigene Prozesse verfügte und sich zusätzliche Unterstützung wünschte. Die zweite Marke war eine seit langer Zeit etablierte Abteilung, die mit der klassischen Unternehmensmethodik gemanagt wurde. Und bei der dritten handelte es sich um eine Abteilung, die seit Jahrzehnten Teil des Unternehmens ist, aber immer separat verwaltet wurde.
Der Sprintplan für die Bereitstellung von Phase eins für Pasta Buddy gestaltete sich wie folgt.
Nach Abschluss dieser Phase plant Pasta Buddy Folgendes:
- Produktivsetzung des PIM-Systems und Übermittlung von Daten an die DAM-Lösung (mehr hierzu in einem meiner vorherigen Beiträge der Reihe).
- Identifikation weiterer Unternehmensgruppen, die den drei bereits mit DAM-System arbeitenden Abteilungen ähneln, um den Projektumfang auszuweiten.
- Abschließende Identifikation weiterer Funktionen zur Unterstützung von Gruppen, die nicht den dreien aus Phase eins entsprechen, sowie von Funktionen, die für das gesamte Ökosystem von Vorteil sind.
Wie bereits im ersten Beitrag erwähnt, basiert die Serie auf einem Unternehmen aus der Verbrauchsgüterindustrie, das jedes Jahr ca. zehn Milliarden Dollar umsetzt und mit dem wir aktuell zusammenarbeiten. Ich hoffe, dass ich Ihnen einige nützliche Einsichten bereitstellen konnte, mit deren Hilfe Sie Ihre Investition in digitales Asset-Management optimal nutzen können.