Kunden und Interessenten fragen uns häufig nach Best Practices und Ratschlägen für ihre Implementierung von Systemen für digitales Asset-Management (DAM). Deswegen dachte ich mir, dass ich in einer Beitragsreihe einige Tipps und Tricks für die DAM-Community zusammenstellen könnte, die auf unserer Zusammenarbeit mit Kunden der Verbrauchsgüterindustrie aufbauen.
Zu den fünf Best Practices, die ich vorstellen möchte, gehören Folgende:
- Wie sorge ich dafür, dass Inhalte siloübergreifend auffindbar sind
- Wie fördere ich Umsatzwachstum
- Wie vernetze ich mich mit anderen Systemen - selbst dann, wenn diese nicht existieren
- Bedeutung von Flexibilität
- Einbettung einer DAM-Implementierung in umfangreichere Unternehmensinitiativen
Vorstellung: Pasta Buddy
In meinem ersten Beitrag möchte ich über die erste Best Practice sprechen: Inhalte siloübergreifend auffindbar zu machen.
Aus Gründen der Transparenz und zum Schutz Unschuldiger habe ich mir für unseren Beispielkunden einen neuen Namen ausgedacht: Pasta Buddy. Pasta Buddy ist ein 10 Milliarden Dollar schweres Unternehmen der Verbrauchsgüterindustrie.
Die DAM-Implementierung dieses Unternehmens wird diesen Monat livegeschaltet und ist Teil einer großangelegten Initiative für digitale Transformation, die das Unternehmen agiler, produktiver und flexibler machen soll. Pasta Buddy muss seine Bemühungen im Bereich eCommerce dringend ausweiten, da das etablierte Unternehmen in diesem Bereich erst seit Kurzem tätig und somit etwas unerfahren ist.
Die Suche gestaltet sich schwierig - doch weshalb?
Weshalb ist eine siloübergreifende Suche so verzwickt? Lassen Sie mich die Geschichte eines einfachen Glases Tomatensauce erzählen, das von Pasta Buddy hergestellt wird. Genauer gesagt: die des 16,9-Unzen-Glases (ca. 500 g).
Der Brand Manager für “Pasta Buddy Chunky-Style”, Herr Delicioso Rosso, ist für die kreative Entwicklung der Marke und deren Gesamtleistung verantwortlich. Wie bei den meisten Unternehmen der Verbrauchsgüterindustrie sind auch bei Pasta Buddy die Brand Manager die allgemeinen Manager ihrer jeweiligen Marke.
Wenn Rosso mit seinen Agenturen und der internen Kreativabteilung zusammenarbeitet, konzentriert er sich auf Produktpräsentationen wie die oben gezeigte, aber auch auf kontextbezogene Lifestyle-Aufnahmen, die dabei helfen, die Geschichte der Marke zu erzählen.
Keine andere Nudelsauce könnte so gut schmecken
Pasta Buddy ist ein Unternehmen mit langjähriger Geschichte, mit der jedoch auch zahlreiche veraltete Systeme und Prozesse einhergehen. Besonders Brand Manager wie Rosso konzentrieren sich hauptsächlich auf den einheimischen Verbrauchermarkt, während andere Abteilungen eben diese Produkte an kommerzielle Nahrungsmitteldienstleister sowie international vertreiben.
Die Herausforderung besteht hier darin, dass die Abteilung für Nahrungsmitteldienstleister ganz andere Bedürfnisse hat als Rossos Abteilung. Damit sie die “Chunky-Style”-Nudelsauce Geschäftskunden verkaufen kann, benötigt sie Marketingmaterialien: Broschüren, Präsentationen, Vergleichstabellen, die beschreiben, warum Sauce von Pasta Buddy die beste ist, und unzählige weitere Unterlagen, mit denen sich Delicioso Rosso als B2C-Manager nicht auseinandersetzen muss.
Und dann wäre da noch die internationale Abteilung. Wenn die das Glas mit 16,9 Unzen “Chunky-Style”-Sauce nach Kanada und Japan verkauft, muss das Etikett mit den Nährwertangaben an lokale Vorschriften und für einen Inhalt von 500 g angepasst werden.
Selbst wenn Rosso also produktionsfertige Verpackungs- und Lifestyle-Aufnahmen auf dem internen Dateilaufwerk speichert und selbst wenn die Abteilungen für Nahrungsmitteldienstleister und internationalen Vertrieb von deren Existenz wüssten, wären diese Materialien nur bedingt hilfreich. Sie benötigen nicht nur Zugriff auf die fertigen Unterlagen, sondern auch auf die Designdateien, um entsprechende Änderungen vornehmen zu können.
Wie ging Pasta Buddy vor Implementierung von DAM mit diesem Problem um?
E-Mail-Kette der Inhaltssuche
Herr Aka, internationaler Marketingmanager für Japan, benötigt Zugriff auf Materialien für Pasta Buddy Chunky-Style und schickt am Montag eine E-Mail an Rosso. Rossos Posteingang quillt allerdings über, deswegen übersieht er die Nachricht.
Am Mittwoch fragt Aka erneut bei Rosso nach.
Am nächsten Morgen entschuldigt sich Rosso für die Verzögerung und informiert Aka darüber, dass er sich der Sache annimmt.
Rosso schickt eine E-Mail an Jonathan Adom, den Kundenmanager seiner Agentur.
Adom schickt wiederum am nächsten Morgen eine E-Mail an Sujal Laal, Creative Director der Agentur. Die hat heute aber leider frei, sie sieht die E-Mail also erst am Montagmorgen und leitet sie weiter an die kreative Mitarbeiterin Amal Ahmar, die sich damals mit dem Auftrag befasst hatte.
Ahmar muss einen dringenden Abgabetermin erfüllen und sieht die E-Mail erst am Dienstagvormittag. Sie findet die Datei auf ihrem Laptop und sendet sie zurück an Laal, erhält jedoch eine Fehlermeldung: Das E-Mail-System der Agentur kann die Nachricht nicht versenden, da die Datei zu groß ist. Stattdessen kopiert sie sie in ihr Dropbox-Konto und verschickt einen Link.
Laal gibt den schnell an Adom weiter, der ihn wiederum am nächsten Vormittag an Rosso übermittelt.
Rosso ist an diesem Tag an einem Drehort beschäftigt und kann die große PSD-Datei nicht über den Link öffnen. Am Freitag ist er wieder im Büro, prüft, ob es sich um die richtigen Inhalte handelt, und leitet sie an Aka weiter. In Japan ist nun allerdings schon Samstag.
Noch schlimmer ist jedoch: Auch Aka selbst hatte eine Deadline zu erfüllen. Deswegen hatte er bereits am Montag, eine Woche nach seiner ursprünglichen Anfrage, das Warten auf die Inhalte aufgegeben und eine Anfrage bei seiner lokalen Agentur gestellt, um die Materialien in Japan anzufertigen.
Klingt brutal, oder? Bei Pasta Buddy hab es viele solcher manuellen Prozesse, die Gift für Produktivität und die Dauer bis zur Markteinführung waren und aufgrund der geringen Sichtbarkeit wurden Inhalte häufig ohne Grund doch unter hohen Zusatzkosten erneut erstellt.
Wie weiß ich, ob sich Suchen in meinem Unternehmen problematisch gestalten?
Die nächsten Fragen, die Sie sich offensichtlich stellen sollten, lauten: “Habe ich dieses Problem auch?” und “Woher sollte ich das wissen?”.
Wenn Sie genau das herausfinden möchten, empfehle ich Ihnen, Folgendes zu verfolgen und zu messen:
- Wie viele Inhaltsabfragen werden jede Woche gestellt?
- Wie viele E-Mails erhalten Brand Manager, bei denen es sich um Inhaltsanfragen und Antworten darauf handelt?
- Wie lange dauert es normalerweise, bis eine solche Anfrage erfüllt wird?
- Wie häufig wurde das gleiche digitale Asset bereits mehrmals angefertigt?
Ohne eine DAM-Lösung kann es schwierig sein, diese Metriken vollständig zu messen, doch schon eine Umfrage unter Kollegen oder eine kleinere Untersuchung sollte die wichtigsten Problembereiche aufzeigen.
Na gut, na gut, ich glaube Ihnen. Die Suche ist problematisch. Helfen Sie mir!
Eine Option ist es, alle Inhaltssilos in ihrem aktuellen Zustand zu belassen, sie jedoch so zu indexieren, dass Metadaten für alle Systeme und Repositorys gleich sind und Mitarbeiter Inhalte siloübergreifend suchen und finden können - wenn Ihr System eine solche Indexierung erlaubt.
Das ist dann sinnvoll, wenn eines Ihrer Teams bereits Prozesse verwendet, die wirklich gut funktionieren und möglichst nicht geändert werden sollten.
Die andere Möglichkeit ist, alle Inhalte ins gleiche DAM-System zu holen, jeder Abteilung jedoch eine gewisse Flexibilität zu gewähren. Legen Sie für jede Gruppe fest, welche Assets ihrer Kontrolle unterstehen und auf welche Inhalte sie Zugriff hat (um Berechtigungen, Lebenszyklusstatus, Ablaufdatum, Archivierung/Löschung/Entsorgung usw. zu bearbeiten).
Gleichzeitig gewähren DAM-Lösungen allen Einblick in alle Inhalte, die auf einem gemeinsamen Metadatenmodell fußen.
Bei Pasta Buddy stehen beispielsweise die Produktnamen im Mittelpunkt. Es ist also relativ einfach, alle Assets mit Produktnamen als Kernstück des Datenmodells aneinander auszurichten.
In meinem nächsten Beitrag möchte ich davon erzählen, wie DAM-Systeme zum wichtigen Faktor für Umsatzwachstum werden können.