Letzte Woche leitete ich ein Webinar, das wir gemeinsam mit den netten Mitarbeitern von Henry Stewart organisierten und in dem wir uns mit fünf Wegen beschäftigten, wie Sie DAM-Lösungen richtig implementieren - und welchen großen Fehler Sie vermeiden sollten.
Ich beschrieb im Detail, wie unsere DAM-Implementierung bei einem großen Unternehmen der Verbrauchsgüterindustrie verlief, und betonte nützliche Best Practices.
So implementieren Sie Ihr System für digitales Asset-Management richtig:
- Wie sorge ich dafür, dass Inhalte siloübergreifend auffindbar sind
- Wie fördere ich Umsatzwachstum
- Wie vernetze ich mich mit anderen Systemen - selbst dann, wenn diese nicht existieren
- Bedeutung von Flexibilität
- Einbettung einer DAM-Implementierung in umfangreichere Unternehmensinitiativen
Ich erwähnte auch kurz einen Punkt, den es zu beachten und zu vermeiden gilt: eine zu schnelle und zu umfangreiche Implementierung.
Viele Webinarteilnehmer stellten interessante Fragen und ich möchte diesen Beitrag nutzen, einige davon zu nennen, die wir während des Webinars beantworten konnten, aber auch einige, die wir wegen der strengen Zeitvorgaben nicht beantworten konnten.
F: Was ist ein angemessener Zeitrahmen für eine erstmalige DAM-Bereitstellung?
A: Wie so häufig lautet auch hier die Antwort: “Das kommt ganz darauf an.” Es spielen zahlreiche Faktoren eine Rolle: Größe, Klarheit und Stabilität des Leistungsumfangs, Größe und Komplexität des Kunden, Unterstützung durch leitende Angestellte, die bei Bedarf Mitarbeiter bereitstellen, Umfang des nötigen kulturellen Wandels und so weiter.
Bei unserem Beispielkunden war der Umfang ziemlich klar und wurde zu Projektbeginn festgelegt und das Team des Kunden leistete tolle Arbeit: Es war begeistert und engagiert bei der Sache. Somit setzten wir die komplette erste Bereitstellung von Beginn der Arbeiten bis zur Produktivsetzung in acht zweiwöchigen Sprintphasen um. Ursprünglich waren sieben Sprints geplant gewesen, doch dann kamen einige neue Elemente zum Umfang hinzu, sodass wir eine weitere Sprintphase benötigten.
Die wichtigsten Elemente einer jeden Sprintphase finden Sie hier:
F: Wie sichtig sind Metadaten für die Lösung von Nuxeo?
A: Extrem wichtig! Metadaten sind das Herzstück, ohne das nichts geht. Genauer gesagt bedeutet das Objektmodell von Nuxeo, dass alle Metadaten, Dateien, Berechtigungen, Benutzer usw. auf gleichwertigen Objekten aufbauen, die auf vielfältigste Weise miteinander verknüpft werden können. In typischen Anwendungsfällen wie dem während des Webinars beschriebenen entspricht der Lebenszyklusstatus festgelegten Metadatenattributen, die für Berechtigungen genutzt werden. Somit stehen Entwurfsinhalte nur denjenigen zur Verfügung, die an den Entwürfen selbst arbeiten, genehmigte Inhalte jedoch einem sehr viel breiteren Publikum im gesamten Unternehmen. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Geben Sie “Nuxeo metadata” in Google ein, um Unmengen weiterer Informationen zu erhalten.
F: Zur Übersicht über den Bereitstellungszeitplan (Folie 29): Könnten Sie uns etwas mehr über den Unterschied zwischen den Sprintphasen mit Asset- und Datenmigration erzählen?
A: Bei der Asset-Migration in Sprint 5 ging es darum, den Migrationspfad zu erstellen, zu konfigurieren und zu prüfen. Die Datenmigration in Sprint 7 machte sich diese Grundlage zunutze, um die Daten in das Produktivsystem zu übernehmen - Sie können nichts verarbeiten, was es noch nicht gibt! :-)
F: Unterstützt Nuxeo den IPTC Video Metadata Hub?
A: Ja! Allgemein ist unser Metadatenmodell extrem flexibel - alles, was nicht schon standardmäßig unterstützt wird, lässt sich ganz einfach konfigurieren.
F: Sind Agentur-/Freigabeabläufe nicht einfach eine Frage von Berechtigungen, Zugriffssteuerung und Genehmigungen vor der Freigabe? Ich nehme an, dass das eine grundlegende Funktion ist, die für Freigabesysteme genutzt wird?
A: Das ist richtig - es ist ganz unkompliziert. Es müssen lediglich die Regeln konfiguriert werden, die sich der Kunde wünscht!
F: Zum eingänglichen Metadatenmodell: Sind Sie der Ansicht, dass Kunden einzelne Elemente schneller annehmen als eine komplette Taxonomie?
A: Einer der im Webinar zur Sprache gebrachten Punkte war die Entscheidung, die unser Kunde treffen musste (mit der jedes relativ große, mit Silos arbeitende Unternehmen konfrontiert wird, das ein DAM-System implementieren möchte): Sollte die Terminologie der Silos angeglichen werden, sodass alle Mitarbeiter für ihre Suchen die gleichen Begriffe nutzen, oder sollte jeder weiterhin seine eigenen Ausdrücke verwenden können, sodass Inhalte mithilfe von Synonymen auf verschiedene Art gefunden werden können? Das ist eine Frage, bei der es letztendlich darum geht, wie sehr der Kunde in Änderungsmanagement investieren möchte.
F: Wie gehen Sie mit Führungspersonen oder Entscheidungsträgern usw. um, die den Mehrwert von Metriken nicht erkennen?
A: Meiner Erfahrung nach ist es so, dass es mit dem Aufstieg im Unternehmen immer einfacher wird, sich durch fundierte Daten die Zustimmung der anderen zu sichern. Wichtig ist, dass die von Ihnen bereitgestellten Daten und Ihr Argument auch an der allgemeinen Unternehmensstrategie ausgerichtet sind. Wenn der CEO vorgibt: “Unsere Strategie lautet: links halten!”, Sie aber Daten vorlegen, die zeigen, dass ein Rechtshalten effizienteres Arbeiten als je zuvor ermöglicht, werden Sie womöglich nur wenig Zustimmung erfahren.
F: Auf wie viele Benutzer ist die gezeigte DAM-Bereitstellung ausgelegt?
A: Zunächst auf 50-100 Benutzer in den internen Kreativ- und Brandingteams des Unternehmens. Externe Agenturen können auch einbezogen werden, sind aber in der genannten Benutzerzahl nicht enthalten. In späteren Phasen stet das DAM-System dann für die Nutzung im ganzen Unternehmen zur Verfügung.
F: Was ist PIM?
A: Produktinformationsmanagement. In die Nuxeo-Plattform sind sogar einige PIM-Lösungen integriert. Keendo beispielsweise ist seit über 30 Jahren auf ERP für die Nahrungsmittelindustrie spezialisiert und hat eine webfähige PIM-Lösung erstellt, um neue Herausforderungen für Lebensmittelhersteller und -händler anzugehen. Sie entschieden sich für Nuxeo als Entwicklungsplattform der Wahl, denn bestehenden Tools im PIM und PLM fehlte die Flexibilität im Umgang mit gesetzlichen Richtlinien und anderen zentralen Aspekten der Nahrungsmittelindustrie.
F: Welche Rollen sind Ihrer Ansicht nach für das Implementierungsteam des Kunden am wichtigsten?
A: Beim im Webinar genannten Beispiel wurde die eigentliche Konfiguration vom Nuxeo-Team übernommen. Davon abgesehen fanden sich im Team des Kunden Projektverantwortliche aus der Gruppe für digitale Transformation. Die setzte sich aus IT-Mitarbeitern zusammen, die dabei halfen, die vier wichtigsten Aspekte der Produktdaten zu identifizieren, die das Kernstück des Datenmodells bilden sollten, sowie weitere Systeme und Repositorys aufzeigten, in denen sich Daten befinden. Abgesehen davon spielen auch Vertreter der Anwendergruppen eine große Rolle - Brand Manager, Vertriebsteams, internationale Teams und die interne Agentur. Sie sind besonders wichtig: Wenn sie sich mit dem neuen System nicht anfreunden können, den Eindruck haben, dass ihre Bedürfnisse nicht berücksichtigt werden, oder sie Sie nicht kennen, ist eine allgemeine Annahme sehr viel unwahrscheinlicher.