Die “digitale Transformation” ist den meisten Organisationen heute ein Begriff und wir alle wissen, dass Unternehmen, die in der modernen Geschäftswelt überleben und erfolgreich sein möchten, ihre digitalen Assets effektiv nutzen können müssen.

Zahlreiche Anbieter von Technologien und Lösungen geben an, dass ihr Tool das perfekte Werkzeug für die Herbeiführung dieses Wandels ist. Eine Content-Services-Plattform (CSP) jedoch ist auf einzigartige Weise darauf ausgelegt, Unternehmen bei der Umstellung von veralteten und ineffizienten Ansätzen für Informationsmanagement auf digitale Lösungen zu unterstützen, die nicht nur größere Effizienz, sondern auch eine Umsatzsteigerung ermöglichen.

Im Folgenden finden Sie drei Gründe dafür, warum die Investition in eine CSP der Schlüssel zur digitalen Transformation in Ihrer Organisation sein kann.

Alte Systeme müssen genutzt werden

Damit wir Fortschritte machen können, müssen wir uns häufig zunächst mit der Vergangenheit auseinandersetzen - das trifft auch auf die digitale Transformation alter Anwendungen in einem Unternehmen zu. Untersuchungen von AIIM zeigten, dass 75 % aller Organisationen erkennen, dass der Zugriff auf in alten Systemen enthaltene Daten wichtig ist und für die Umsetzung einer digitalen Transformation eine wesentliche Rolle spielt.

Die Nutzung alter Systeme stellt eine große Herausforderung dar und es lässt sich kaum bestreiten, dass das größte Problem hierbei die Menge der Daten ist, die in diesen Systemen gefangen zu sein und somit für das übrige Unternehmen nicht nutzbar scheinen.**

Diese Daten nutzbar machen bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, die alten Systeme vollständig durch neue zu ersetzen - zumindest nicht von heute auf morgen. Stattdessen lassen sich gute Content-Services-Plattformen mit alten Lösungen und Anwendungen (sowie weiteren wichtigen Geschäftsanwendungen) integrieren, sie ordnen die Metadaten des alten Systems denen der CSP zu und ermöglichen zu guter Letzt Zugriff auf Informationen und Inhalte, die in diesem System abgespeichert wurden.
Eine einfache dienstübergreifende Suche (also der Zugriff auf in der alten Anwendung gespeicherte Inhalte) ist nur der erste Schritt, doch sobald dieser Meilenstein erreicht wurde, ist es relativ einfach, neue Anwendungen um die zentralisierten Daten herum zu erstellen, die nun über die CSP verwaltet werden. Besonders interessant wird es, wenn man beginnt, mehrere alte Systeme miteinander zu verknüpfen und Lösungen um Daten herum zu bauen, die aus mehreren unterschiedlichen Quellen stammen. Somit erhalten Endbenutzer alle Daten, die sie benötigen, aus mehreren Systemen und Repositorys über nur einen zentralen Anlaufpunkt.

Wenn die Initiative einer Organisation für digitale Transformation ein Ziel verfolgt, das Vorrang vor allen anderen haben sollte, sollte das die Vernetzung zuvor isolierter Informationsquellen innerhalb des Unternehmens sein, sowie die Funktion als zentrale Anlaufstelle für die Bereitstellung und Nutzung von Daten-Assets innerhalb des Unternehmens.

Benutzer wünschen sich Werkzeuge, die privat genutzten Apps ähneln

Wann haben Sie in der Arbeit zuletzt ein System verwendet, das Ihnen so viel Mehrwert bietet wie Anwendungen, die Sie privat nutzen? Den meisten Menschen begegnen solche Anwendungen nur selten. Doch moderne Arbeitskräfte im Informationsmanagement erwarten genau das - und mehr. Sie wünschen sich nicht nur auf Mobil- und Cloud-Systeme ausgerichtete Anwendungen, sondern auch solche, die bestimmte Dinge tun und besondere Probleme lösen können.

Dieses Konzept ist dem Großteil der herkömmlichen Unternehmenssoftware fremd, die eine Standardschnittstelle für alle Benutzer bieten. Die digitale Transformation lässt sich jedoch nur umsetzen, wenn Benutzer für neue Lösungen begeistert werden können. Aktuelle Lösungen sind also nicht gut genug. Wie kann Sie eine CSP unterstützen?

Nun, einer meiner Lieblingsbegriffe im Bereich Content-Services-Plattformen ist “Inhalt im Kontext”. Das soll bedeuten, dass Benutzern zur richtigen Zeit die richtigen Daten zur Verfügung stehen und sie somit in der Lage sind, mithilfe dieser Daten sinnvolle und nützliche Dinge zu tun. Diese Funktion ist aus Softwaresicht häufig schwer zu beschreiben, da jeder Benutzer andere Anforderungen hat. Aus Sicht einer CSP jedoch geht es um die Möglichkeit, es Unternehmen, Teams und natürlich Endbenutzern zu ermöglichen, personalisierte Lösungen zu erstellen, ohne hierfür eigenen Code schreiben zu müssen.

Diese Möglichkeit für flexible und dabei schnelle Entwicklungen rundet die Funktion der CSP als einzige, metadatenbasierte Anlaufstelle für alle Daten im Unternehmen ab. Das bedeutet also, dass sich Lösungen erstellen lassen, die die Anzeige von Informationen aus mehreren Quellen ermöglichen, zuvor isolierte Prozesse vereinigen und moderne, Cloud-basierte Dienste wie GIS-Mapping, durch künstliche Intelligenz (KI) gesteuerte Analysen und vieles mehr integrieren.

Und das Beste daran? Da sich diese Lösungen im Handumdrehen erstellen lassen und von Anfang an auf Mobilgeräten genutzt werden können, sind Sie in der Lage, spezifische Anwendungen zu erstellen, die wie Apps aussehen und besonderen Anforderungen gerecht werden. Stellen Sie sie bereit und bauen Sie die nächste und die übernächste Lösung… All diese Anwendungen basieren auf den gleichen Daten und Entwicklungsplattformen, sodass Sie weniger selbst geschriebenen Code benötigen und weniger Support und Wartung erforderlich sind.

Mithilfe dieser umfassenden Personalisierung sowie der gemeinsamen Nutzung einer grundlegenden, standardisierten Plattform lässt sich nicht nur die digitale Transformation beschleunigen, sondern Ergebnisse werden auch wiederholbar. Dieser letzte Umstand wiederum ermöglicht kurzfristig eine Umsatzrendite (ROI) und langfristig geringere Gesamtbetriebskosten (TCO).

Prozesse stehen noch immer im Mittelpunkt - jedoch anders als früher

Eines der Hauptgebiete, für das Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) in Unternehmen eingesetzt wurden, war die Automatisierung von Prozessen. Zu den typischerweise als für die Automatisierung reif eingestuften Prozessen gehörten Verarbeitung von Zahlungen und Zahlungseingängen, Onboarding von Personal, Verwaltung von Mitarbeiterkarteien und digitale Postverwaltung. Diese Prozesse waren hauptsächlich transaktioneller Natur. Das soll heißen, dass eine große Anzahl Dokumente und Informationen mittels eines wohldefinierten Verfahrens verarbeitet werden musste.

Die durch Automatisierung erzielten Ergebnisse waren sehr beeindruckend, doch viele Unternehmen erreichten intern nur einen geringen Automatisierungsgrad. Warum? Häufig war der Grund hierfür, dass die eigenen Geschäftsprozesse nicht genau definiert oder streng genug waren, dass sie sich mit Code in einem ECM-System festschreiben ließen. Andere Unternehmen hingegen hatten Probleme, da für ihre Prozesse Daten aus mehreren Systemen benötigt wurden und eine solch umfangreiche Integration zu diesem Zeitpunkt noch nicht möglich war.

Doch das ändert sich nun. Kürzlich von AIIM und Nuxeo durchgeführte Untersuchungen zeigen, dass Prozessautomatisierung nach wie vor der Hauptmotivationsfaktor für die Nutzung von Informationsmanagementsystemen ist. Auf der anderen Seite ändert sich jedoch der Blickwinkel von Organisationen, die eine solche Automatisierung erzielen möchten.

Schon per Definition folgen die meisten Aufgaben von Wissensarbeitern in einem Unternehmen bestimmten Prozessen, meist jedoch keinen streng festgeschriebenen. Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen besteht beispielsweise immer aus den gleichen Schritten: Erstellung des Mitarbeiterdatensatzes, Hinzufügen zur Unternehmensdomäne, zu E-Mail-Systemen und so weiter. Die Anwerbung von Mitarbeitern ist dagegen sehr viel facettenreicher. Natürlich lässt sich auch dieser Prozess in Phasen und wichtige Meilensteine unterteilen, die für den Übergang von einer zur nächsten Phase erzielt werden müssen. Doch die Erfassung von Daten und Inhalten (sowie deren zeitliche Taktung) sind definitiv nicht fest vorgeschrieben.

Im Rahmen dieser flexibleren Prozesse müssen Informationen und Inhalte aus mehreren Quellen kombiniert und dem Benutzer mittels einer personalisierten Schnittstelle und Lösung bereitgestellt werden, die ihn im Verfahrensverlauf zum richtigen Zeitpunkt unterstützen können. ECM-Lösungen hatten mit solchen Prozessen meist große Probleme, doch wenn eine wahre digitale Transformation erzielt werden soll, müssen genau diese Geschäftsaspekte angesprochen werden. Diesen Umstand habe ich bereits weiter oben in diesem Beitrag beschrieben. Ich möchte es noch einmal sagen: Genau das kann eine Content-Services-Plattform bieten.

Fazit

Digitale Transformation ist nichts “Nettes nebenbei”, sondern eine geschäftskritische Initiative, die es Unternehmen heute und in der Zukunft ermöglicht, wettbewerbsfähig zu bleiben. Bereits heute gibt es Technologien, die diese digitale Transformation herbeiführen können, und Content-Services-Plattformen gehören definitiv dazu.

Durch die Vereinigung der besten Eigenschaften von ECM-Lösungen mit Clouds, Mobilanwendungen, KI und Funktionen für die Systemintegration dienen CSP als Fundament einer digitalen Transformation, die jedes Unternehmen revolutionär umkrempeln kann.