Kürzlich wurde ich gebeten, auf eine Reihe von Fragen über die Zukunft von Content Management zu beantworten, die in einem Artikel auf CMSWire veröffentlicht wurden. Eine der Fragen von CMSWire konzentrierte sich auf die digitale Transformation, während sich eine andere auf eine Behauptung von Gartner bezog, wonach ECM tot wäre. Ich stellte weiter Überlegungen über die digitale Transformation und darüber an, warum veraltete ECM-Technologien nicht für die Anforderungen heutiger Unternehmen geeignet sind.
Digitale Transformation oder Optimierung?
Bevor ich mich eingehender damit beschäftige, möchte ich auf eine aktuelle Untersuchung von Gartner zur digitalen Transformation und Optimierung von Unternehmen verweisen. Auf einer schlichten Folien unterscheidet Gartner klar zwischen der digitalen Optimierung - bei der Unternehmen versuchen, bestehende Umsätze zu bewahren, die Produktivität zu steigern und eine bessere Kundenerfahrung zu bieten - und der Transformation - bei der Unternehmen versuchen, neue Geschäftschancen mit neuen Produkten und Dienstleistungen zu erschließen und sogar neue Geschäftsmodelle einzuführen.
Ich denke, der Begriff Transformation wird oft generell für die Optimierung und Transformation verwendet, und in diesem Sinne werde ich ihn heute ebenfalls verwenden. Unabhängig davon jedoch, ob Sie neue Effizienzen in Ihren aktuellen Geschäftsprozessen suchen oder eine echte Transformation mit neuen Produkten und einem neuen Geschäftsmodell anstreben, muss Content und Content Management eine entscheidende Rolle bei dieser Transformation spielen.
Content & digitale Transformation
Ich möchte außerdem ein bisschen auf den Nutzen von Content bei der digitalen Transformation (und Optimierung) eingehen. Wie ich bereits im Artikel bei CMSWire erwähnte, spielt Content zunächst eine entscheidende Rolle dabei, eine attraktive digitale Kundenerfahrung zu ermöglichen. Viele Interaktionen von Kunden (insbesondere in Branchen wie Finanzdienstleistungen) beginnen und enden mit Content. Und viele dieser contentgesteuerten Interaktionen können mit einer erfolgreichen Content Management-Strategie optimiert, automatisiert oder sogar beseitigt werden. Ebenso können Unternehmen Ihren Kunden mithilfe von Content Management von überall und über alle Kanäle Zugriff auf wichtige Dokumente, Kommunikationen und anderen Content bieten.
Content steigert die Produktivität und die Effizienz. Zugang zu den richtigen Informationen ermöglicht eine schnellere und bessere Entscheidungsfindung. Content unterstützt oftmals Geschäftsprozesse und ermöglicht Wissensarbeit. Content kann für sich selbst ein Arbeitsergebnis sein.
Content kann Unternehmen jedoch auch ermöglichen, vollkommen neue Geschäftsmodelle anzunehmen. Sobald ein Unternehmen die Digitalisierung seiner Informationen abgeschlossen hat, können diese über völlig neue Kanäle völlig neuen Konsumenten bereitgestellt werden. Nehmen wir als Beispiel einen Kunden von Nuxeo, der von einem herkömmlichen und vollständig auf Papierunterlagen gestützten Geschäftsmodell auf ein neues, digitales Geschäftsmodell umgestiegen ist, das jetzt für mehr als 80 % der Umsätze verantwortlich ist. Nuxeo und Content Management haben diese Transformation dadurch ermöglicht, dass der Kunde vollständig neu überdenken konnte, wie er seine gesamten wichtigen Geschäftsinformationen, die zuvor nur in Papierform vorhanden waren, bündeln und daraus Umsätze generieren konnte.
Die Herausforderungen eines veralteten ECM-Ansatzes
Wir haben also über die digitale Transformation gesprochen. Sprechen wir nun darüber, wie man sie nicht machen sollte. Um genauer zu sein, möchte ich auf vier Herausforderungen eingehen, denen die meisten veralteten ECM-Systeme gegenüberstehen, und warum diese Ihre Strategien für die digitale Transformation ernsthaft erschweren können.
Ein Repository, keine Lösung - In erster Linie bauen die meisten veralteten ECM-Produkte auf einem einzigen Repository auf. Die Absicht war einleuchtend: Verschieben Sie Ihren gesamten Content in unser Repository und nutzen Sie dann sämtliche Funktionen Ihrer unterschiedlichsten Anwendungen. In der Realität macht dies jedoch niemand. Es ist ein ungeheuer teurer und zeitaufwändiger Ansatz zum Content Management, der oft nur einen geringen Nutzen bietet. Wenn Ihnen jemand sagt, dass Ihre einzige Möglichkeit in der Migration Ihres gesamten Contents auf eine Plattform besteht (und wir sprechen hier von einigen aktuellen Anbietern, die ausschließlich mit der Cloud arbeiten), dann sollten Sie so schnell wie möglich das Weite suchen. Dieser Ansatz hat deshalb nicht funktioniert, weil es unweigerlich Situationen gibt, in denen Sie Zugriff auf Informationen benötigen, die nicht auf Ihrem vorrangigen Content Repository gespeichert sind. Und dazu benötigen Sie außer der Migration weitere Optionen.
In Wahrheit eine Suite, keine Plattform - Eine weiteres Problem bei veraltete ECM-Produkte besteht darin, dass Sie nicht als Plattformen entwickelt wurden. Die meisten Systeme wurden mithilfe verschiedener Zukäufe zusammengestellt und dann in eine Suite aus unterschiedlichen Produkten integriert. Vor 10 oder 15 Jahren war dies in Ordnung, da Kunden nur die eigenen Anwendungen des Anbieters verwendeten, um auf Content zuzugreifen und mit ihm zu arbeiten. Heute jedoch möchten die meisten Kunden in der Lage sein, die unterschiedlichen Bestandteile einer Content-Plattform (d. h. Mikrodienste) zu nutzen, um Content mit einer unbegrenzten Anzahl von Apps und Lösungen zu nutzen. Das Problem für die meisten ECM-Anbieter liegt darin, dass viele der wichtigsten Funktionen noch immer an die verschiedenen APIs gebunden sind, aus denen ihre Suite besteht.
Feste Schemas, firmeneigene Technologien und komplizierte Bereitstellungen - Ich habe diese zusammengefasst, weil sie alle Teil eines Problems sind: Die Bereitstellung veralteter ECM-Lösungen ist schwierig und zeitaufwändig - und Änderungen sind noch schwieriger vorzunehmen. Eine digitale Transformation ist ein Prozess und kein einmaliges Ereignis oder eine Neuerfindung. Unternehmen benötigen neuere und modernere Technologien, die eine agile Entwicklung ermöglichen, und vielleicht noch wichtiger, Technologien, die Anpassungen und Veränderungen ermöglichen, damit sie kontinuierlich bessere Erfahrungen oder neue Produkte und Dienstleistungen bereitstellen können.
Was, wenn es sich nicht um Dokumente handelt? - In unserer digitalen Welt sind Dokumente nicht alles. Neue Contentarten wie Video, Audio und Bilder werden immer häufiger zu entscheidenden Informationsquellen und unverzichtbar für moderne Geschäftsprozesse. Und die traurige Wahrheit ist, dass veraltete ECM-Plattformen entwickelt wurden, bevor diese digitalen Contentarten überhaupt existierten, weshalb grundlegende Funktionen fehlen, um Elemente wie Videos zu handhaben.
Nicht “Cloud-fähig” - In gleicher Weise wurden viele veraltete ECM-Lösungen noch vor dem Zeitalter der Cloud entwickelt. Infolgedessen wurden sie für Cloud-Umgebungen nachgerüstet, bieten jedoch nur wenige der echten Vorteile, die wir von Cloud-nativen Plattformen kennen. Ihre Anpassung ist ineffizient und in manchen Fällen einfach schlecht. Sie benötigen teure, ausgefallene Hardware, damit sie funktionieren. Alles in allem ist es unglaublich teuer, eine ECM-Suite als echte Enterprise Plattform für Content zu betreiben.
Ein grundlegend anderer Ansatz
Content Services ist ein grundlegend anderer Ansatz. Im Grunde baut eine Content Services Plattform (CSP) auf einer einfachen Philosophie auf: Unabhängig von der Contentart und dessen Speicherort bietet eine CSP von jeder App, für jeden Prozess, Service und jede Lösung Zugang zu jedem Content. Dadurch lösen Content Services Plattformen viele wesentliche Herausforderungen veralteter ECM-Produkte. Content Services Plattformen:
- Bieten Konnektivität zu einer großen Anzahl verschiedener Systeme und Content Repositorys, wodurch Content praktisch überall gespeichert werden kann und eine Migration von Content hinfällig wird.
- Besitzen eine eigene Architektur, die auf offenen Standards und umfassenden APIs aufbauen, wodurch sie einfach in praktisch alle modernen Anwendungen integrierbar sind. CSPs bieten außerdem serienmäßige Konnektivität zu einer breiten Palette weitverbreiteter Business- und Produktivitäts-Apps, um Content dort bereitstellen zu können, wo er benötigt wird.
- Unterstützen die agile Entwicklung und DevOps, bieten eine Plattform aus wenigen Codes für die schnelle Entwicklung und Iteration inhaltsbasierter Anwendungen. Zudem bieten sie Zugang zu Mikrodiensten, die direkt durch andere Anwendungen genutzt werden können.
- Können verschiedene Contentarten wie Video, Audio und anderen Content handhaben, der nicht auf Text basiert.
- Sind außerdem Cloud-nativ und lassen sich selbst auf die Anforderungen der größten Unternehmen einfach und effizient skalieren.
Letzten Endes umfasst die digitale Transformation wesentlich mehr als Content Services oder sogar Technologie. Veraltete Technologien können eine digitale Transformation jedoch verhindern und für Unternehmen eine digitale Benachteiligung darstellen.
Wenn Sie Ihr Unternehmen also durch Content transformieren möchten, nutzen Sie nicht den Ansatz veralteter ECM-Systeme. Suchen Sie stattdessen nach einer modernen Content-Services-Plattform, die die Anforderungen heutiger Unternehmen erfüllt.