Es ist weithin bekannt, dass die Technologien, auf denen das Enterprise Content Management (ECM) aufbaut, derzeit einem wahren Generationenwandel unterworfen sind. Dieser wird ermöglicht durch neue Architekturen, die Clouds, Flexibilität durch Konnektivität, künstliche Intelligenz und viele weitere Technologien optimal nutzen.

Somit wird ebenfalls allgemein angenommen, dass das Bedürfnis einer Erneuerung durch den Wunsch angetrieben wird, Inhalte einfacher auffinden und Verfahren effektiver zu gestalten, der zwar schon von alten Lösungen erkannt, jedoch nicht erfüllt wurde.

Woher stammen diese Herausforderungen jedoch? Man könnte zur Geburt der digitalen Computertechnologie zurückkehren, oder vielleicht sogar zurück zur Geburt des modernen Zeitalters mit seinen Großunternehmen. Vielleicht sollten wir jedoch noch weiter in die Vergangenheit blicken - zum Anfang unserer Geschichte.

ECM und der Anfang unserer Geschichte

Das Meisterwerk “Sapiens” von Yuval Harari, das sich mit der Geschichte unserer Spezies befasst, beschreibt den Beginn unserer Herausforderungen im Bereich Informationsverwaltung, indem des uns in die Zeit der Sumerer in Mesopotamien entführt, die vor etwa 5000 Jahren lebten. Vor dieser Zeit organisierten sich unsere Vorfahren in kleinen Gruppen, die nur selten mehr als ein paar dutzend Mitglieder hatten. Somit entwickelten sich auch unsere Gehirne so, dass wir Informationen unserer Umgebung optimal verarbeiten und speichern konnten: zu Pflanzen und Tieren, Jahreszeiten, der Heilung von Krankheiten und Zusammenarbeit mit den paar dutzend Mitgliedern unseres Stammes.

Sapiens, Yuval Harari

Der Wohlstand der Sumerer führte zu einem Bevölkerungswachstum, das es notwendig machte, größere Gruppen zu koordinieren - und hier kam es zu den ersten Herausforderungen in Sachen Informationsverwaltung.

Ihre Gehirne (die der Sumerer - aber auch unsere) verarbeiten Zusammenhänge hervorragend, bei Datensätzen sieht es allerdings deutlich schlechter aus - im Fall der Sumerer waren das beispielsweise “Daten zu Einkommen und Besitztümern der Menschen, Daten zu vorgenommenen Zahlungen, Daten über Zahlungsrückstände, Schulden und Strafzahlungen, Daten zu Erlässen und Ausnahmen”. All das waren Daten, die für die Besteuerung der Untertanen und somit die Verwaltung des großen Königreichs benötigt wurden. Noch komplizierter wurde es, da es zwei weitere Dateneinschränkungen gab, die eine Zusammenarbeit in großem Maßstab verhinderten: Unsere Gehirne sind nicht in der Lage, sich solche Informationen zu merken, und Menschen sterben und ihr Wissen mit ihnen - die Sumerer hatten keine Möglichkeit, Informationen an die nächste Generation weiterzugeben.

Wenn sie ihr großes Königreich erfolgreich verwalten wollten, mussten die sumerischen Könige ein Problem lösen, das ihre Vorfahren noch nie hatten.

Damit Tausende Menschen besteuert werden konnten, mussten Daten gesammelt werden,
so Harari.

Es war also notwendig, eine andere Art Informationen zu verarbeiten - man könnte das fast als die erste Herausforderung im Bereich Informationsspeicherung betrachten.

Damit sie ihre soziale Ordnung von den Einschränkungen des menschlichen Gehirns befreien konnten, erfanden die Sumerer Schrift. Informationen konnten nun in unveränderter Form auch über das Leben eines Schreibers oder mündlichen Übermittlers hinaus aufbewahrt werden, unter anderem auch detaillierte Zahlenangaben, die selbst das motivierteste Gehirn überfordert hätten. Somit eröffnete sich die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zwischen immer größeren Gruppen sowie der Aufteilung der Menschen in Städte, König- und Kaiserreiche.

Mehr Informationen, mehr Probleme in Mesopotamien

ECM-Geschichte

Diese Zivilisationen wuchsen und wuchsen und die zu verfolgenden Informationen wurden immer komplexer, sodass neue Herausforderungen entstanden.

Während Einzelpersonen sehr gut darin sind, Informationen aus dem eigenen Gedächtnis abzurufen (ganz unabhängig von Hierarchien), ist für die effektive Verwaltung externer Wissensdatenbanken deutlich mehr Aufwand erforderlich, wie es Harari anschaulich beschreibt:

Stellen Sie sich vor, Sie leben im Jahr 1776 v. Chr. Zwei Marianer streiten sich darüber, wem ein bestimmtes Weizenfeld gehört. Jakob besteht darauf, dass er das Feld vor dreißig Jahren von Esau gekauft hat. Esau erwidert, dass er Jakob das Feld nur für dreißig Jahre verpachtet hätte. Dieser Zeitraum sei nun abgelaufen und er verlange sein Feld zurück. Sie schreien sich an, streiten und werden sogar handgreiflich, bis ihnen einfällt, dass sie ihr Problem ganz einfach lösen können: Indem sie zum königlichen Archiv gehen, wo alle Dokumente und Verkaufsurkunden aufbewahrt werden, die sich auf den Grundbesitz im Königreich beziehen. Nach ihrer Ankunft werden die beiden von einem Beamten zum nächsten gereicht. Sie warten mehrere Kräuterteepausen ab, werden gebeten, am nächsten Tag wiederzukommen, und schließlich von einem grimmigen Beamten in das Archiv geführt, um nach der entsprechenden Tontafel zu suchen. Der Beamte öffnet eine Tür und lässt die beiden in einen Raum ein, in dem sich bis unter die Decke Tontafeln stapeln.

Kein Wunder, dass der Beamte schlecht gelaunt ist. Wie soll er denn das Dokument finden, auf dem steht, was vor dreißig Jahren mit dem umstrittenen Weizenfeld geschehen war? Und selbst wenn er es findet, wäre er dann in der Lage zu prüfen, ob das Dokument von vor dreißig Jahren das neueste ist, das sich auf das besagte Feld bezieht? Sollte er es nicht finden können, bedeutet das dann, dass Esau das Feld nie verkauft oder verpachtet hat? Oder einfach nur, dass das Dokument verloren gegangen ist oder zerstört wurde, als Regen durch das lecke Dach in das Archiv drang? Es ist also für eine effiziente, genaue und bequeme Datenverarbeitung nicht genug, Informationen einfach auf Ton zu erfassen. Stattdessen werden Kataloge, Reproduktionsverfahren (wie Fotokopierer), Verfahren für das schnelle und genaue Abrufen (wie Computeralgorithmen) und pedantische (aber hoffentlich gutgelaunte) Bibliothekare benötigt, die genau wissen, wie sie diese Hilfsmittel verwenden. Was die Sumerer und die alten Ägypter, die alten Chinesen und die Inkas von anderen Zivilisationen unterschied war, dass diese Kulturen geeignete Archivierungs- und Katalogisierungsverfahren entwickelten und in der Lage waren, schriftliche Dokumente aufzufinden.

Harari erzählt eine fast 4000 Jahre alte Geschichte, die uns aber auch heute noch aus der Seele spricht. In Teil zwei dieses Blogs, der am Donnerstag erscheint, möchte ich mich damit beschäftigen, wie weit wir bei der Lösung dieser Probleme schon gekommen sind - oder auch nicht.