Das Informationsmanagement befindet sich im Wandel - darin sind sich alle einig. Doch wie genau, wo und wie schnell sind Fragen, die nur wenige stellen. Bis jetzt.

Anfang 2018 schlossen sich Nuxeo und AIIM zusammen, um genau diese Art von Fragen zu stellen - und die Antworten waren sowohl überraschend als auch erschreckend. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die drei größten Herausforderungen im Informationsmanagement im Jahr 2018.

Es wird immer schwieriger das zu finden, was Sie suchen

Als Kind ging ich mit jemandem zur Schule, der Simon hieß. Er war ein echter Schlaumeier. Nun ja, zumindest nannten wir ihn (manchmal böse) so, weil er sich einfach an alles erinnern konnte. Er hatte nicht nur ein unheimliches Allgemeinwissen, er war auch ziemlich erfolgreich in der Schule (und wahrscheinlich auch danach) - doch heute sieht die Welt etwas anders aus. In diesem modernen Zeitalter fragen wir einfach Google, Alexa, Siri oder andere nützliche Helfer, wenn wir etwas nicht wissen. Zumindest im Privatleben. Leider gestaltet sich die Informationssuche bei der Arbeit nicht so einfach.

Laut unserer Umfrage haben mehr als 75 % der Befragten Probleme dabei, wichtige Informationen rechtzeitig zu finden. Gemeinsam mit der Tatsache, dass viele von uns sich über eine kaum zu bewältigende Flut von Geschäftsdaten beschweren (75 %, um genau zu sein), ergibt sich ein ziemlich erschreckendes Bild. Es sind einfach zu viele Daten vorhanden und wenn wir sie denn einmal erfasst haben, sind wir nicht dazu in der Lage, diejenigen zu finden, die wir für unsere aktuelle Aufgabe benötigen. Keine vorteilhafte Situation - verständlicherweise landet sie also ganz oben auf unserer Liste der größten Herausforderungen im Informationsmanagement im Jahr 2018.

Auffinden von Daten in Unternehmen

Nutzbarkeit von Informationsmanagement - bzw. dessen Nichtnutzbarkeit

Die zweite Herausforderung ist die Nutzbarkeit - oder anders ausgedrückt was passiert, wenn man es denn schafft, die richtigen Daten zu finden. Kaum einer von uns arbeitet ganz alleine und isoliert. Wir haben Kollegen, Teammitglieder oder Lieferanten, mit denen wir kommunizieren und Informationen teilen. Leider ist auch dies nicht so einfach: 63 % der Befragten geben an, dass sie Probleme haben, wenn sie Informationen und Inhalte mit anderen teilen müssen. Auch das ist beängstigend.

Außerdem beklagten 57 % der Befragten einen Mangel an Mobilität - was uns die große Kluft zwischen persönlich genutzter Technologie und Informationsnutzung und der Interaktion mit diesen Technologien im Berufsalltag zeigt. Können Sie sich vorstellen, eine App auf Ihrem Handy zu verwenden, die nicht das tut, was sie tun soll? Nein! Sie würden sie einfach löschen und eine suchen, die entsprechende Funktionen bietet. Am Arbeitsplatz geht das leider nicht. Wir sind gezwungen, umständliche Informationsmanagementsysteme zu nutzen, die von Technikliebhabern zu einer Zeit entwickelt wurden, in der Benutzerfreundlichkeit ein netter Bonus war. Damit sind wir auch schon bei Herausforderung Nummer drei angekommen.

Nutzung von Geschäftsdaten

Systemübergreifende Integration von IM

Die von uns bei der Arbeit verwendeten Systeme kommunizieren nicht miteinander, was extrem frustrierend ist. Denken Sie wieder an Ihr eigenes Mobilgerät zurück: Sie laden eine neue App herunter und können sich sofort mit Ihrem Facebook- oder LinkedIn-Konto anmelden. Sie können auf Bilder aus anderen Apps zugreifen und Inhalte direkt an Dropbox, iCloud oder andere EFSS-Tools übermitteln.

Nur in der Arbeitswelt scheint das nicht zu funktionieren.

79 % aller Befragten haben Probleme mit der Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Systemen, sodass viele Mitarbeiter einfach Daten zusammenkopieren, was sowohl nervtötend als auch extrem fehleranfällig ist. Was außerdem nur dann funktioniert, wenn man überhaupt Zugang zum System besitzt. Doch das ist eine ganz eigene Geschichte (und höchstwahrscheinlich auch ein eigener künftiger Blogbeitrag), bei der es darum geht, wie schwierig der Zugriff auf Inhalte und Informationen ist, die in veralteten Systemen abgelegt sind.

Integration von Informationsmanagement-Anwendungen

Das sind sie also, die drei größten Herausforderungen von EIM im Jahr 2018.

Sind sie die einzigen Herausforderungen? Nein, das definitiv nicht. Sie sind jedoch diejenigen, die die größte Bedeutung für Endbenutzer besitzen - bei den Menschen also, deren Bedürfnisse von Anbietern für Informationsmanagementsysteme (oder genauer gesagt Enterprise Content Management, ECM) lange Jahre ignoriert wurden. Am Ende dieses Blogbeitrags möchte ich Ihnen jedoch Hoffnung machen. Uns steht eine glänzende Zukunft bevor: mit einer revolutionären Technik, der Content-Services-Plattform. Eine neue, innovative und vielseitige Technologie, die ECM ins finstere Mittelalter des Informationsmanagements verbannt. Sie baut auf einer geschäftsorientierten Ideologie auf, die all die oben genannten Herausforderungen angeht. Eine moderne Lösung für moderne Probleme - und noch dazu eine echte Hilfe für die Herausforderungen, denen Menschen im Berufsalltag begegnen, wenn sie versuchen, ihre Aufgaben so effizient und effektiv wie möglich zu erledigen. Oder genauer gesagt: Die ihnen dabei hilft, ihre Aufgaben so einfach zu erledigen, wie es ist, Geburtstagsfotos auf Instagram zu teilen.

2018 wird ein Jahr des Wandels. Veraltete Lösungen und Ansätze für die Verwaltung von Unternehmensdaten werden verschwinden und wir werden beginnen, Content-Services-Plattformen für die effektivere Verwaltung und Nutzung ihrer wertvollsten Assets zu nutzen: ihrer Informationen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Herausforderungen des modernen Informationsmanagements angehen können, lesen Sie diesen kostenlosen Bericht von AIIM.
Oder sehen Sie sich ein Video mit John Mancini von AIIM an, in dem er erläutert, warum die größten Herausforderungen im Informationsmanagement von modernen Unternehmen eine neue, moderne Lösung erfordern.