Vor Kurzem hatte ich Gelegenheit, am Document Strategy Forum in Boston teilzunehmen. Sie können sich wahrscheinlich vorstellen, dass viele der Anwesenden dort auf der Suche nach Lösungen für ihre alltäglichen Geschäftsprobleme und die Anbieter gerne dazu bereit waren zu erläutern, wie ihre Produkte und Lösungen die Interessenten bei der Überwindung dieser Hindernisse unterstützen könnten.

An den Fragen, die die Teilnehmer stellten, fiel mir eine Sache jedoch besonders auf. Zum ersten Mal wurden mir mehr strategische als rein taktische Fragen gestellt. Fragen des Typs “ich brauche eine Lösung dafür”. Lassen Sie mich dazu etwas weiter ausholen.

Herausforderungen veralteter Lösungen - überall

Ein Großteil meiner Gespräche drehte sich um das omnipräsente und immer wichtigere Thema: Wie verwalte ich veraltete Anwendungen am besten. Ich stellte fest, dass die Personen, mit denen ich mich unterhielt, sich bereits eingehender und über den taktischen Ansatz “wir müssen das veraltete System loswerden und es durch eine bessere Lösung ersetzen” hinaus mit dem Thema beschäftigt hatten. Sie schienen sich stärker darauf zu konzentrierten, wie sie weiter Wert aus veralteten Lösungen schöpfen könnten, ohne - zumindest in der näheren Zukunft - vollständig von ihnen weg und in neue Systeme migrieren zu müssen.

ECM ersetzen

Über diesen Sinneswandel habe ich mich sehr gefreut - denn er spiegelt wider, was im Bereich ECM und Content Services derzeit passiert. Der ECM-Ansatz war es, alte Systeme rundum zu ersetzen und sämtliche Inhalte von der alten Plattform in die neue, “bessere” zu migrieren. Hierbei kam es allerdings zu zahlreichen Problemen:

  1. Das neue System musste alles können, was das alte auch konnte - war dies nicht der Fall, hatte das eine negative Auswirkung auf bestimmte Benutzer und/oder Prozesse.
  2. Es dauert, bis Daten und Inhalte in ein neues Repository übertragen sind. Wir haben beispielsweise einen Kunden, der über 1,6 Milliarden Inhaltselemente verfügt und schätzt, dass es mehr als 12 Monate dauern würde, sie alle vom alten in ein neues System zu übertragen. Nicht gerade ideal, wenn Sie oder Ihre Kunden auf diese Inhalte zugreifen möchten.
  3. Die gänzliche Abschaltung eines alten Systems ist nicht nur beängstigend, sondern auch risikobehaftet. Es braucht einen mutigen CIO, um die Entscheidung zu treffen, dass ein veraltetes System sich nicht mehr für den Geschäftsalltag eignet - ein System, das möglicherweise von dieser Person ausgewählt, erworben und implementiert wurde. Einen noch mutigeren CIO braucht es, um dann tatsächlich die Migration von einem Kernsystem für das Unternehmen zu einem anderen einzuleiten.

Somit dürfte klar sein, warum so viele Organisationen nach wie vor mit veralteten Systemen arbeiten: Eine komplette Umstellung und Abschaltung ist keine ideale Strategie.

Mittelfristige Strategie

Einen strategischeren Ansatz verfolgen hier Content-Services-Plattformen (CSP), bei denen keine umfassende Umstellung und Abschaltung erforderlich ist. Vielmehr lassen sie sich mit veralteten Lösungen integrieren, um auf darin gespeicherte Inhalte und Daten zuzugreifen, sie zu verteilen und Mehrwert aus ihnen zu schöpfen. Mit diesem Ansatz lässt sich nicht nur der schwierige Migrationsprozess vermeiden, um Zugriff auf neue Funktionen zu erhalten, sondern es besteht zudem auch unmittelbar Zugang zu neuen Vorteilen wie:

  • Freigabe von zuvor innerhalb veralteter Lösungen eingekapselter Inhalte.
  • Zugang zu älteren Inhalten über Mobilgeräte.
  • Verknüpfung von Inhalten und Daten mit denen anderer Systeme zur Erschaffung synchronisierter und optimierter Prozesse.

Strategische Ansätze bringen auf lange Sicht Vorteile - doch ironischerweise zeigt dieser strategische Ansatz sehr viel schneller eine positive Wirkung als die taktische Lösung.

Für jeden Topf den passenden Deckel

Ein weiterer erfrischender Aspekt meiner Gespräche auf der Veranstaltung war es, dass immer mehr Menschen sich bewusst zu sein scheinen, dass unterschiedliche Geschäftsbereiche unterschiedliche Funktionen benötigen, dabei aber die gleichen Daten nutzen. Auch hier lautete in der Vergangenheit der taktische Ansatz, einfach ein weiteres System einzuführen - doch Endbenutzer bemerken immer häufiger, dass die Ergänzung einer gemeinsam genutzten Daten- und Inhaltsplattform durch benutzerdefinierte Lösungen sehr viel leichter skalierbar und zudem auch nachhaltiger ist. Besonders wichtig und nützlich sind diese Eigenschaften, wenn sie gemeinsam mit den “vernetzten” Funktionen von Inhaltsdiensten genutzt werden. Die bereits in der Vergangenheit geführte Diskussion zum Thema Verknüpfung veralteter Lösungen mit einer CSP kann auf die Vernetzung nahezu beliebiger Inhalts-Repositorys, Geschäftsanwendungen und anderen Datenquellen mit einer solchen CSP ausgeweitet werden.

Content-Services-Plattform

Mit diesem modernen, zukunftssicheren Ansatz werden alle wichtigen Informationsquellen an einem zentralen Ort miteinander vernetzt, auf den wiederum von verschiedenen Anwendungen und Ansichten aus zugegriffen werden kann: von der CSP selbst, über eine Mobil-App, ein CRM-Tool oder ein Webportal. Wenn der Endbenutzer die Informationen in einem personalisierten Format benötigt (und, noch wichtiger, haben möchte!), ist das mithilfe der CSP möglich.

Dieser Ansatz, für “jeden Topf den passenden Deckel” zu finden, ist der Schlüssel für die Zukunft des Informationsmanagements oder intelligenten Informationsmanagements, wie wir es heute nennen. Die Fähigkeit, einem Benutzer ALLE relevanten Informationen (also eine Kombination aus Inhalten und Daten) in der gewünschten Form oder auf dem gewünschten Gerät bereitzustellen ist heute wichtiger denn je. Viel zu lange mussten Benutzer ihre Arbeitsweise an Computersysteme und deren Anwendungen anpassen - endlich kommt es hier zu einem Umdenken, mit dem es möglich ist, die Erstellung, Verwaltung und den Konsum von Informationen im Arbeitsalltag zu revolutionieren.

Wozu nun also eine Strategie?

Es wäre geradezu unfair zu behaupten, dass diejenigen, die in der Vergangenheit Systeme für das Informationsmanagement implementierten, keinen strategischen Ansatz verfolgt hätten. Man kann jedoch sagen, dass sie von den ihnen zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln zu taktischen Entscheidungen gezwungen wurden, mit denen die Herausforderungen im geschäftlichen Bereich gelöst werden sollten.

Dank der neuen Generation Content-Services-Plattformen stehen ihnen nun jedoch die idealen technischen Hilfsmittel zur Verfügung, die für intelligentes Inhaltsmanagement benötigt werden. Viele Personen im Informationsmanagement haben sich viel zu sehr auf Technologien und Tools konzentriert und dabei die eigentliche Strategie sowie die Bedürfnisse der Endbenutzer aus den Augen verloren. Content-Services-Plattformen sind zwar auch technische Hilfsmittel, regen dabei jedoch aktiv zum strategischen Denken an, da einer Organisation so sehr viel breiter gefächerte Lösungen bereitstehen als mit einem ECM-System.

Die Fähigkeit, die Bedürfnisse der Endbenutzer in einer Organisation zu analysieren und diese in eine strategische Vision für die Verwaltung und Nutzung von Informationen zu integrieren, birgt bisher ungekanntes Potenzial. Und wird gleichzeitig eine Content-Services-Plattform verwendet, um im Hintergrund Vernetzung, Verwaltung und Verteilung von Informationen zu gewährleisten, könnte das Versprechen des intelligenten Informationsmanagements endlich wahr werden.