Bevor wir uns jedoch eingehender mit dem Thema beschäftigen, müssen wir zunächst einen Schritt zurücktreten und mit einer anderen Frage beginnen: Wie viele kritische Geschäftsinformationen verwaltet Ihr Unternehmen?

Vor nicht allzu langer Zeit konnte man dazu eine einigermaßen verlässliche Zahl recherchieren, indem man einfach einen Blick auf die eingehenden und ausgehenden Kundenkorrespondenzen warf. Die Menge der eingehenden Post konnte einfach durch die tabellarische Berichterstattung der entsprechenden Abteilung erfasst und dann zu ausgehenden Unterlagen und Postsendungen wie Rechnungen, Benachrichtigungen, Hinweisen, Briefen usw. addiert werden. Ergebnis dieser Rechnung war eine ziemlich genaue Antwort.

Im Laufe der Zeit sind jedoch sowohl die Inhaltstypen als auch die Repositorys, in denen sie gespeichert werden, sehr gewachsen. Neben traditioneller Post gab es erst ein- und ausgehende Faxe, dann E-Mail, dann Internetformulare und die Liste wächst und wächst noch weiter. Heute erreichen uns Daten aus allen möglichen Quellen - von Smartphones, tragbaren Geräten, Anwendungen für Dateifreigabe und vielen anderen. Noch dazu sagt Gartner aktuell voraus, dass bis 2020 weltweit über 20 Milliarden Geräte mit dem “IoT” (Internet of Things, das Internet der Dinge) vernetzt sein werden, einige prophezeien sogar über 75 Milliarden Geräte bis 2025.

In den vergangenen Jahren sind auch die unterschiedlichen Arten Informations-Assets, die Organisationen verwalten können müssen, sprunghaft angestiegen und umfassen nun Formate wie Audio-/Sprachdateien, Videos, Fotos und Bilddateien usw. Zudem nehmen nicht nur die durchschnittlichen Dateigrößen, sondern auch die insgesamt gespeicherten Informationsvolumina zu - was IT-Infrastrukturen zusätzlich belastet. Schon alleine die Menge, der Umfang und das Volumen der Informationen, die Organisationen heutzutage erzeugen und konsumieren, ist kaum mehr vorstellbar!

Ich frage Sie also erneut: Wie viele kritische Geschäftsinformationen verwaltet Ihr Unternehmen? Mehrere Zehntausend Assets? Hunderttausende? Millionen? Milliarden? Noch mehr? Wissen Sie überhaupt, ob sich die Zahl auch nur grob abschätzen lässt?

Der Weg zum Inhaltschaos ist häufig mit guten Vorsätzen gepflastert

Einmal, in der grauen Vergangenheit, lautete die Theorie: Wenn man alle Inhalte in einem einzigen digitalen Archiv hinterlegen könnte, hätte man endlich die Möglichkeit, sie richtig zu verwalten. Somit wurde zunächst in Dokumentenverwaltungslösungen investiert, dann in ein Dokumentenverwaltungssystem und schließlich in eine Lösung für Enterprise-Content-Management (ECM). Auf dem Weg wurden zudem noch ein paar Einzellösungen hinzugefügt. Andere Abteilungen der Organisation sahen sich dann irgendwann gezwungen, spezielle Dateifreigabevorrichtungen, Netzlaufwerke und andere Lösungen für die Inhaltsverwaltung anzuschaffen, die ihre speziellen Bedürfnisse erfüllten. Der nächste Entwicklungsschritt waren Anwendungen wie SharePoint und Lösungen, die durch Übernahmen und/oder Fusionen ins Unternehmen kamen.

Und heute stehen Sie vor einer unübersichtlichen Infrastruktur und Informationen aller Größen und Arten, die in allen Ecken und Enden der Organisation verteilt sind. Sie versuchen sich noch davon zu überzeugen, dass Sie alles unter Kontrolle haben - aber die bittere Wahrheit ist, dass Sie keine Ahnung haben, was Sie verwalten, wie viel davon Sie verwalten und wo sich die Informationen eigentlich befinden. Ihre einzige Gewissheit ist, dass die Verwaltung der Unmengen unverknüpfter Inhaltsverwaltungssysteme in Ihrer Organisation ein Vermögen kostet und Sie das Unternehmen einem enormen Risiko aussetzen.

Wenden wir uns nun einer ganz neuen Gruppe Problemen zu, die dadurch entsteht, dass Ihre Mitarbeiter versuchen Informationen zu suchen und abzurufen, die in voneinander abgeschotteten Systemen und Inhalts-Repositorys hinterlegt sind. Bestenfalls gestaltet sich das schwierig, im schlimmsten Fall ist es gar unmöglich. Keine einzige Person in Ihrem Unternehmen kann auch nur ansatzweise wissen, wo genau sie die Informationen findet, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigt. Und selbst wenn sie es wüsste, hätte sie höchstwahrscheinlich nicht die notwendigen Berechtigungen, um auf alle Systeme zugreifen zu können. Eines kommt jedoch noch erschwerend hinzu: Selbst wenn diese Person wüsste, wo sie zu suchen hat, UND die entsprechenden Benutzerrecht hätte, wüsste sie wahrscheinlich gar nicht, wonach sie suchen sollte - denn jedes System wurde eigens auf die Bedürfnisse einer bestimmten Benutzergruppe oder Abteilung abgestimmt. Somit befinden sich aus praktischer Sicht also Unmengen Informationen außer Reichweite, es kann nicht auf sie zugegriffen werden, sie wurden sinnlos repliziert und befinden sich in abgeschotteten Informationssilos.

Und als wäre das nicht schon schlimm genug, stellen Sie sich nun vor, Sie würden versuchen, all diese getrennten Informationssysteme in Ihre Geschäftsanwendungen zu integrieren. Höchstwahrscheinlich verfügt jedes Informationssystem über eine ganz eigene Programmierschnittstelle, für die individuelle Fertigkeiten und eine genaue Kenntnis der Funktionsweise erforderlich sind, um auch nur eine kaum zufriedenstellende Schnittstelle programmieren zu können.

Sie denken darüber nach, komplett auf ein neues System umzustellen, das irgendwann wieder veraltet? Das sollten Sie sich gut überlegen!

Was können Sie also tun? Sie könnten sich dazu entschließen, vollkommen auf ein neues System umzustellen und zunächst die wichtigsten Systeme zu migrieren. Sollte das die Lösung Ihrer Wahl sein, sind Sie wahrscheinlich masochistisch veranlagt. Sie haben eine ohnehin schon schlechte Situation weiter verschlimmert, indem Sie ein zusätzliches Risiko eingehen, die Geschäftsabläufe unterbrechen und Ihrer Organisation hohe Kosten aufbürden. Außerdem laufen Sie Gefahr, sich neuen Sicherheitsrisiken auszusetzen, die mit dem alten System abgedeckt waren - ganz abgesehen von der langwierigen Migration, die in einigen Fällen Jahre in Anspruch nehmen könnte.

Nach dieser schweren Lektüre werden Sie wahrscheinlich seufzen: “Na gut, dann lasse ich eben alles beim Alten. Man soll nicht reparieren, was nicht kaputt ist.” Falsch! Das System ist sehr wohl schadhaft. Und zwar so richtig. Und Ihre Konkurrenz wird Ihnen schon bald zeigen, wie schlimm die Lage eigentlich ist. Ihre Geschäftsinformationen (strukturierte Daten und unstrukturierte Inhalte) sind das Lebenselixier Ihrer Organisation. Ohne sie werden keine Entscheidungen getroffen - oder zumindest keine fundierten. Ohne sie können Sie sich nicht an gesetzliche Vorgaben halten oder Prüfungstermine einhalten. Ohne sie können Sie keine informationsreichen Kundenerfahrungen bereitstellen. Ohne Sie können Sie Ihre Geschäftspraxis nicht stützen. Ohne Sie können Sie keine Kunden halten, die Kundenausschöpfung ausbauen oder Ihren Marktanteil vergrößern. Sie sind Kanonenfutter für sämtliche Konkurrenten, Start-ups oder nicht traditionellen Gegner, die durch die Nutzung informationsreicher Berührungspunkte bessere Kundenerfahrungen bereitstellen können und in der Lage sind, diese Informationen für fundiertere und schnellere Entscheidungen zu nutzen. Sie haben also schon verloren.

Jetzt wissen Sie also, dass Sie etwas unternehmen müssen. Vielleicht spielen Sie ja mit dem Gedanken, Ihr bestehendes, monolithisches und veraltetes Informationsmanagementprodukt durch ein anderes monolithisches und veraltetes Informationsmanagementprodukt zu ersetzen. Natürlich wird Ihnen der nette Vertriebsmitarbeiter beim Anbieter der “neuen” Lösung erklären, dass sie alle Probleme Ihres aktuellen Systems lösen kann - Sie müssen nur alle Inhalte in das neue System migrieren. Also tun Sie genau das (oder versuchen es zumindest) und sehen sich nach ein paar Jahren wieder mit der gleichen Situation konfrontiert und fragen sich, wie es überhaupt erst so weit kommen konnte.

Ein intelligenter Ansatz für die Modernisierung von Informationssystemen

Wenn Sie Ihre Organisation richtig und vor allem intelligenter modernisieren möchten, benötigen Sie eine moderne, hochgradig anpassbare Plattform, die die Vernetzung von bereits vorhandenen Informationssystemen ermöglicht.

Wenn ich von der “Vernetzung” von Informationen spreche, meine ich damit eine Plattform, die als zentraler Anlauf- und Zugangspunkt für alle Informationen in Ihrem Unternehmen dient - unabhängig von deren Speicherort.

Wenn Sie, wie einige von uns, schon eine Weile im Informationsbereich beschäftigt sind, wissen Sie eines: Das Versprechen eines einzigen Repositorys für alle Unternehmensbereiche war ein Traum, der niemals Wirklichkeit wurde. Die Idee ließ sich einfach nicht praktisch umsetzen und war in vielen Fällen nicht einmal wünschenswert. Traurige Wahrheit ist, dass sich die Verteilung unserer Informationen auf zahlreiche Systeme in unterschiedlichen Unternehmensbereichen nicht vermeiden lässt. Warum diesen Umstand also nicht bestmöglich für sich nutzen, wenn das Ankämpfen dagegen schon zwecklos ist?

Zunächst müssen Sie sich für eine Plattform entscheiden, die über eine umfassende Liste bereits konfigurierter Konnektoren für aktuell verfügbare Informationsmanagementlösungen sowie für Ihre veralteten Systeme verfügt. Sie sollte es Ihnen ermöglichen, auch schnell Konnektoren für weniger gängige Informationssysteme zu erstellen. Wenn Sie schnell und einfach auf Inhalte zugreifen können, die sich in bereits vorhandenen, veralteten Systemen befinden, ermöglichen Sie die Nutzung von Jahren (oder gar Jahrzehnten) wertvoller Informationen, die sofort verwendet werden können, um schnellere und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen oder eine bessere Kundenerfahrung zu ermöglichen.

Wenn Sie einmal all diese wertvollen Daten vernetzt und für Ihre Benutzer, Geschäftsanwendungen und Kunden zugänglich gemacht haben, können Sie mit dem nächsten Schritt beginnen: Sie können nun anfangen, veraltete Systeme und überflüssige Repositorys zusammenzulegen, die dem Unternehmen nicht länger Mehrwert bieten. Da Ihre Unternehmenssysteme nun mehr oder weniger von den Informationen getrennt sind, die über die Verknüpfungsschicht zur Verfügung gestellt werden, können Sie mit der gewünschten Geschwindigkeit für Konsolidierung sorgen. Sie müssen also nicht von jetzt auf gleich Unmengen an Daten migrieren und auch tägliche Geschäftsabläufe werden kaum oder gar nicht beeinflusst.

Wenn Sie also bestehende Systeme mit einer modernen Content-Services-Plattform verknüpfen, anstatt risikoreich auf vollständig neue Systeme umzustellen, zeigt sich auch viel schneller der gewünschte ROI. Anschließend sinken durch Konsolidierung der Informationssysteme die TCO, was wiederum den Gewinn steigert. Eine absolute Win-Win-Situation!

Viele Anbieter geben an, dass sie diese Möglichkeiten zur Vernetzung und Konsolidierung bieten - habe ich Recht? Nun ja, sie sagen das vielleicht, aber Anbieter veralteter Systeme nutzen Architekturen, die in einer Ära entwickelt wurden, während derer man noch glaubte, dass ein einziges monolithisches Produkt die Lösung aller Probleme sei. Ihr kompromissloser Ansatz sorgt dafür, dass sogar kleinste Änderungen sehr zeit-, kosten- und ressourcenintensiv sind, da sie sich potenziell auf das gesamte Produkt auswirken.

Mit einer modernen Plattform hingegen sind Organisationen in der Lage, Lösungen schnell bereitzustellen und mit Geschäftsanwendungen zu integrieren - und können sich somit problemlos an sich ändernde Geschäftsanforderungen und -bedingungen anpassen. In dieser Hinsicht sind sie eine “zukunftssichere” Lösung für Ihr Informationsmanagement, da sie es möglich machen, einzelne Komponenten auszutauschen, sobald bessere Anwendungen verfügbar sind. Und da Sie einzelne Dienste ersetzen, anstatt ein gesamtes System umzustellen, sind die Auswirkungen minimal. Wenn die Plattform zudem komponentenbasiert und Cloud-nativ ist, lassen sich einzelne Teile ihrer Architektur schnell skalieren, ohne dass dazu das gesamte Produkt skaliert werden müsste.

Wir von Nuxeo bieten eine Content-Services-Plattform an, die diesen Zwei-Schritte-Ansatz für eine Modernisierung Ihrer Informationssysteme unterstützt. Mit dieser Open-Source-Plattform ist es ganz einfach für Sie, wichtige Geschäftsinformationen zu nutzen, ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden. Dank unserer Plattform können Sie über APIs auf alle Dienste zugreifen und somit diejenigen informationsreichen Berührungspunkte bereitstellen, nicht nur heute, sondern auch in Zukunft fundiert Geschäftsentscheidungen fördern.

Sind Sie bereit für die Zukunft der Informationsverwaltung? Dann wenden Sie sich für eine Produktdemo an uns und unsere Experten zeigen Ihnen, wie’s geht!