Ganz unabhängig davon, ob das nun gut ist oder schlecht, leben wir heute in einer hochgradig digitalisierten Welt. Wenn ich im Restaurant sitze und jemand am Nebentisch mit dem Handy telefoniert, tendiere ich dazu, es eher schlecht zu finden. Wenn ich jedoch an all die Fortschritte in den Bereichen Zugriff auf Informationen, Kommunikation und Zusammenarbeit und deren positive Wirkung auf unseren Alltag denke, finde ich, dass unsere digitale Welt einfach großartig ist.
Besonders interessant ist es, wenn ich mich mit anderen über die Rolle unterhalte, die digitale Transformation und Modernisierung in ihrem Leben spielen. Für einige sind diese Begriffe gleichbedeutend mit dem Zugang zu einer besseren medizinischen Versorgung und fortschrittlichen Behandlungsmethoden, für andere sind sie die Möglichkeit, “modernste Technik” schon am nächsten Tag über Amazon direkt nach Hause geliefert zu bekommen.
Ich habe das große Glück, sowohl mit dem Technologiesektor als auch mit Regierungsbehörden zusammenarbeiten zu dürfen. Aufgewachsen bin ich im Militär und viele Jahre war ich mit Personen im Militär oder öffentlichen Sektor liiert. Wenn ich mir also die Frage stelle, welche die größten technischen Herausforderungen für Regierungsbehörden sind, denke ich darüber nach, welche Auswirkung sie für mich als Bürger haben, welche auf die Behörden und ihre Mitarbeiter und - am wichtigsten - die Männer und Frauen, die unserem Land dienen.
Ich bin mir beispielsweise ziemlich sicher, dass jeder weiß, was Cybersicherheit ist und warum sie so wichtig ist. Sie schützt uns davor, dass unsere Daten in die falschen Hände geraten. Für mich ist jedoch interessant, dass die meisten Menschen gar nicht daran denken, dass Datenschutz schon weit vor der Firewall beginnt.
Daten? Inhalte? Gibt es einen Unterschied?
Alles beginnt mit der Fähigkeit, Informationen effektiv verwalten, speichern und regulieren zu können. Ganz egal, ob Sie diese Informationen als Daten oder Inhalte bezeichnen - im Endeffekt überlappen sich diese Begriffe und verschmelzen irgendwie zu ein und demselben Konzept, finden Sie nicht? Nun ja, nicht ganz. Wussten Sie beispielsweise, dass 80 % aller Daten sogenannte unstrukturierte Daten sind? All Ihre Dokumente, Bilder, Videos, Texte, Social-Media-Posts, E-Mails und so weiter sind unstrukturierte Daten - also INHALTE.
Hier einige interessante Fakten, die Ihnen veranschaulichen sollen, warum mein folgender Punkt so wichtig ist. 90 % der digitalen Daten, die heute vorhanden sind, wurden in den vergangenen zwei Jahren erzeugt. Zudem werden jeden Tag 2,5 Trillionen Byte an Daten erstellt, wobei man aktuell erwartet, dass sich dieser Betrag mit jedem Jahr weiter verdoppeln wird. Und mehr als 80 % dieser Daten sind Inhalte.
Warum ist das nun so wichtig? Es ist deshalb wichtig, weil es in Regierungsbehörden keine einzige Abteilung gibt - von der Planung von Militäreinsätzen bis hin zu Steuerrückzahlungen -, die nicht die gleiche Art Inhalte nutzen würde wie alle anderen. Problematisch ist jedoch, dass die meisten Behörden eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme verwenden, um Inhalte zu speichern und zu verwalten - viele von ihnen sind teure, veraltete und ineffiziente Legacy-Systeme. Das führt häufig zu langsamen, mühsamen Prozessen und negativen Benutzererfahrungen für deren Mitarbeiter, wenn sie nach Informationen suchen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Und obwohl Anstrengungen unternommen werden, die Systeme beispielsweise durch Cloud-Speichersysteme wie Box oder AWS zu modernisieren, führen solche halbherzigen Aktionen kaum zu einer wirklichen Modernisierung und effektiven Verwaltung und Nutzung von Inhalten in Behörden.
Modernisierung mit fortgeführter Nutzung vorhandener Systeme
Für eine echte Transformation müssen Behörden aufhören, ihre monolithischen, veralteten Systeme durch Einzellösungen und Übergangshilfen zu ergänzen, und stattdessen moderne Plattformen in Betracht ziehen, die als zentrale Anlaufstelle für die Harmonisierung des Informationsmanagements in der gesamten Behörde dienen. Mithilfe dieses Ansatzes können Mitarbeiter schnell auf Inhalte zugreifen, die sich in bereits vorhandenen Systemen und Inhalts-Repositorys befinden, und gleichzeitig behält die Leitung strenge Kontrolle über die Daten sowie deren Schutz in ihrer Hand.
Nur durch einen solchen modernen Ansatz sind Behörden dazu in der Lage, Mitarbeiter und Abteilungen mit besseren Systemen auszustatten und somit wiederum den Bürgern und den Frauen und Männern, die unserem Land dienen, besser zu dienen (ja, spreche hier viel vom “Dienen”, weil das sehr wichtig ist - es ist der Grundstein einer jeden Regierung!).
In meinem nächsten Beitrag werde ich detaillierter darauf eingehen, wie ein moderner Ansatz für Inhaltsverwaltung mit einer Content-Services-Plattform aussieht, auf welchen Wegen er umgesetzt werden kann und wie er Behörden dabei unterstützt:
- kritische Geschäftskenntnisse zu erlangen
- die betriebliche Effizienz zu steigern
- eine schnellere Wertschöpfung sowie Kostensenkungen zu erzielen
- die Interaktion mit Bürgern zu verbessern
- rechtliche und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen