1. Digitale Transformation geht nicht ohne Informationsmanagement.

Wir haben alle schon von der digitalen Transformation gehört - die meisten von uns haben sogar schon so lange und so viel davon gehört, dass wir inzwischen schon mehr als genug davon haben. Digitale Transformation ist eine tolle Idee - genau so toll fände ich es, Millionär zur werden - doch beides ist noch relativ weit von der Realität entfernt.

Die gute Nachricht? Die Schritte, die Sie für die Nutzung der Vorteile der digitalen Transformation unternehmen müssen, sind sehr viel einfacher als die Schritte, die Sie unternehmen müssten, um Millionär zu werden. Zunächst müssen Sie sich also um die Modernisierung Ihres Informationsmanagements kümmern.

Laut AIIM “beschreitet jede Organisation den Weg der digitalen Transformation (oder sollte diesen beschreiten)” und tatsächlich sind 81 % aller Organisationen der Ansicht, dass digitale Transformation wichtig (oder sogar sehr wichtig) ist. Doch der Weg von der Erkenntnis bis hin zu einem handfesten Plan ist weit und oft schwierig.

Eines ist jedoch entscheidend: Wenn Sie digitale Transformation in Ihrem Unternehmen ermöglichen möchten, muss Ihre
Informationsinfrastruktur solide, digital und modern sein.

Der Grund hierfür ist einfach. Wenn Sie keine solide Grundlage für die Verwaltung von Informationen in Ihrem Unternehmen haben, wie könnten Sie dann die darauf aufbauenden Verfahren digitalisieren? Wenn Sie nicht in der Lage sind, Daten oder Inhalte im Unternehmen schnell aufzufinden, wie möchten Sie dann Analytik und KI nutzen? Und wenn Ihre Metadaten (oder die Art und Weise, wie Ihre Organisation Inhalte und Daten beschreibt) keine gleichmäßigen Strukturen aufweisen, werden Compliance und Informations-Governance in Ihrer Umgebung extrem schwierig, langwierig und fehleranfällig.

Ziel ist es also, zunächst Tools und Infrastruktur für die Verwaltung von Informationen zu modernisieren, um so eine solide und erweiterbare Grundlage für die Bereitstellung der digitalen Transformation zu schaffen. Ohne diese Vorarbeiten ist eine digitale Transformation schlicht unmöglich.

Toolkit für die Modernisierung des Informationsmanagements

2. Ohne seine Hilfe können Sie keine attraktiven Kundenerlebnisse bereitstellen.

Im Bericht 2017 Retail Banking Trends and Predictions survey (Umfrage zu Trends und Prognosen im Retail Banking 2017) von Digital Banking Reports wurde festgestellt, dass der wichtigste Trend (und die höchste strategische Priorität) unter führenden Banken weltweit die Verbesserung und Bereitstellung einer positiven Kundenerfahrung ist. Dabei ist offensichtlich, dass die meisten Finanzdienstleister die Erwartungen ihrer Kunden - zumindest noch nicht - erfüllen: Lediglich 37 % aller Organisationen verfügen gemäß dem Abschnitt Improving the Customer Experience (Verbesserung der Kundenerfahrung) des Berichts über einen CX-Plan.

Das erinnert stark an das Problem mit der digitalen Transformation, von dem ich vorhin schon gesprochen hatte - und aus gutem Grund. Damit man auch nur eine grundlegende Kundenerfahrung bereitstellen kann, benötigt man konsistente Kundendaten, die über alle Berührungspunkte mit dem Unternehmen hinweg bereitgestellt werden können. Diese einfache Anforderung stellt für Organisationen jedoch nach wie vor eine riesige Herausforderung dar - 79 % von ihnen sind nicht dazu in der Lage, Informationen aus verschiedenen Systemen miteinander zu verknüpfen. Und ohne moderne, skalierbare Plattformen, die sich mit anderen Systemen und Daten-Repositorys vernetzen, um als zentraler Anlaufpunkt für Inhalte zu dienen, wird die Bereitstellung einer einheitlichen Benutzererfahrung definitiv zum Problem.

Vernetzung von Informationsmanagementsystemen

Dies ist eine Begleiterscheinung dessen, wie Informationen in Unternehmen traditionell gehandhabt wurden. Viel zu oft wurden unterschiedliche Systeme (mit eigenen Inhalts- und Daten-Repositorys) in verschiedenen Unternehmensbereichen eingeführt, sodass sich ein unzusammenhängendes, stark separiertes und häufig unkontrollierbares Gesamtsystem ergab.

Mithilfe einer Modernisierung können Sie die Kontrolle über dieses Chaos zurückgewinnen, indem Sie standardisierte Konnektoren mit den vielen Geschäftssystemen sowie den unzähligen aktuell verwendeten Inhalts- und Dateisystemen verbinden. Diese vernetzen die eigenständigen Einheiten, indem sie die Speicherorte von Daten und Inhalte identifizieren - und dann als zentraler Anlaufpunkt für Informationen genutzt werden können. Dieser Anlaufpunkt dient nicht nur als gemeinsamer Ort für den Zugriff auf Informationen, sondern auch als Plattform, auf der künftige interne Lösungen aufgebaut und mit der ein einmaliges Kundenerlebnis bereitgestellt werden kann.

3. Ihr CFO wird Sie dafür lieben.

Initiativen für Informationsmanagement lassen sich intern meist nur schwer bewerben. Die Produktivität steigt, die Dauer der Suche nach Inhalten verkürzt sich und optimierte Prozesse bieten wesentliche Vorteile - doch häufig sind diese Vorteile schwer in Worte zu fassen und entsprechend teuer.

Die Modernisierung des Informationsmanagements ist da anders.

Eine Modernisierung geschieht in zwei Phasen: Vernetzung und Konsolidierung. Jede von ihnen birgt dabei ihre eigenen, nützlichen Vorteile.

Während der Vernetzungsphase liegt der Schwerpunkt auf der schnellen Integration der getrennten Informationssysteme im Unternehmen. Ziel ist es nicht, alte Lösungen komplett durch neue zu ersetzen, sondern die bereits installierten Systeme weiter wertbringend zu nutzen. Somit entstehen im Handumdrehen spürbare Vorteile wie wesentliche Einsparungen durch eine schnellere Suchfunktion, einen besseren Zugriff auf zuvor schwer zugängliche Daten und die Möglichkeit, einst unattraktive und selten genutzte veraltete Systeme für die mobile Nutzung und die Cloud zu aktivieren. Gemeinsam erreichen Sie so eine schnelle Kapitalrendite (ROI).

TCO der IT

Die zweite Modernisierungsphase basiert auf einer Konsolidierung - oder anders ausgedrückt auf der Erkenntnis, dass dank der nun vorhandenen Vernetzung von verschiedenen Daten- und Inhaltssystemen im Unternehmen einige ältere Systeme nun wohl außer Dienst gestellt werden können. Hierfür kann es verschiedene Gründe geben: Vielleicht werden sie nicht länger unterstützt, ihre Wartungsverträge sind sehr teuer oder für ihre Verwendung sind spezielle Hardware und Fertigkeiten erforderlich. Die Umstellung von diesen Systemen auf andere ist unter diesen Voraussetzungen eine gute Idee - werden Programme jedoch einfach komplett durch neue ersetzt, führt dieser Vorgang zu einer großen Belastung der Systeme und Mitarbeiter, die an der Migration beteiligt sind. Mit vernetzten Informationssystemen (einschließlich veralteten) kann aus der Migration ein kontinuierlicher (und, noch wichtiger, im Hintergrund ablaufender) Prozess gemacht werden, der sich für die Benutzer transparent gestaltet und nach den zeitlichen Vorstellungen des Unternehmens vollzogen werden kann.

Langfristiger Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Organisationen nicht mehr benötigte Systeme außer Betrieb nehmen, Ressourcen und Mittel potenziell sinnvoller einsetzen und dem Unternehmen letztendlich geringere Gesamtbetriebskosten entstehen.