Als Nuxeo einflussreiche Personen führender Finanzinstitutionen befragte, gaben diese an, dass ihre größte geschäftliche Herausforderung die Suche und das schnelle Auffinden von Informationen sei.

Laut führenden Unternehmen im Finanzsektor verteilen sich Geschäftsinformationen auf eine riesige Zahl nicht miteinander vernetzter Abteilungen und Anwendungen, sodass es für Benutzer unglaublich schwierig ist, schnell aktuellste Informationen zu suchen und zu finden, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Was passiert jedoch, wenn eine vermeintliche Lösung mehr Probleme verursacht als die in voneinander abgeschotteten Silos enthaltenen Informationen?

Es ist an der Zeit, den Einsatz eines umfassenden Systemaustauschs noch einmal zu überdenken.

Rundumaustausch

Jahrzehntelang war Folgendes gängige Praxis: Fragmentierte, voneinander isolierte Informationssilos verhinderten, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt für die richtigen Personen zur Verfügung standen. Dieser Umstand wirkte sich negativ auf die Zyklusdauern in Vertrieb und Produktentwicklung, auf Kundenerfahrungen und die interne Moral der Teams aus.

Dann begannen einige Unternehmen jedoch, ihre Informationen anders zu verwenden: Sie wurden zu Marktrevolutionären. Anstatt als einer der üblichen Wettbewerber zum Markt hinzuzustoßen, stellten innovative Startups etablierte Branchen auf den Kopf, indem sie neue Ansätze verfolgten und alteingesessene Unternehmen teuer, schwerfällig und unflexibel wirken ließen (ein wenig wie unser moderner CSP-Ansatz im Vergleich zu alten ECM-Systemen). Heute sind die Revolutionäre von gestern riesige Technologieunternehmen und die alte Garde versucht noch immer, mit ihrem Erfolg Schritt zu halten.

In der modernen Welt mit ihrer sich ändernden Innovationskraft können Unternehmen es sich nicht länger leisten, dass Teams Unmengen Zeit mit der Suche nach Daten verbringen, anstatt sinnvolleren und wertschöpfenderen Aufgaben nachzugehen. Sobald führende Unternehmen Druck durch Innovatoren in der Branche verspüren, sind sie versucht, ihre eigenen Systeme umzukrempeln: Sie versuchen, alle nicht vernetzten Anwendungen zu tilgen und sämtliche Daten in einem zentralen Repository abzuspeichern.

Ein Rundumaustausch ist teuer

Informationssilos stellen nicht nur ein Hindernis dar, sondern verursachen sowohl direkt als auch indirekt Kosten, doch auch bei einem vollständigen Austauschprojekt für IT-Systeme fallen häufig hohe Implementierungskosten an, die aus geschäftlicher Sicht nicht immer gerechtfertigt sind.

Die umfassende Veränderung der IT-Infrastruktur mit ihren Informationssilos kann zu einer wahren Sisyphusaufgabe werden: Immer wieder tauchen neue Datenspeicherorte auf und Daten verschwinden durch immer neue Schlupflöcher, bis die neuen Systeme endlich eingerichtet und eingebunden sind. Kunden von Nuxeo berichten immer wieder, dass der vollständige Austausch von Systemen zwei- oder dreimal so lange dauerte wie ursprünglich angenommen, da es schwierig war, alle Informationen aufzufinden und zu Zugangs- und Verteilungszwecken in ein zentrales Repository zu überführen.

Ein Rundumaustausch bedeutet geringe Benutzerakzeptanz

Nachdem Unternehmen viel Zeit und Geld in Projekte gesteckt haben, die versprechen, den Zugriff auf und Schutz von Informationen wesentlich zu verbessern, sind sie meist schockiert, wenn sich herausstellt, dass das neue System kaum genutzt wird und die Akzeptanz bei den Benutzern im Unternehmen sehr gering ausfällt.

Einige Abteilungen brüsten sich sogar damit, letzte Bastionen des Widerstands zu sein, und weigern sich gegen die Nutzung eines zentralisierten Systems, das ihre speziellen Bedürfnisse nicht erfüllt. Diese zunächst kleinen Abteilungen mit ihren eigenen Informationsnischen entwickeln sich mit der Zeit zu “Schattensilos”, die weitere Nachteile eines monolithischen Ansatzes mit einem einzigen Inhalts-Repository aufzeigen. Somit ist es letztendlich wieder genauso schwierig, Informationsanfragen zufriedenstellend zu erfüllen, wie es vor dem Rundumaustausch des alten Systems war - ein frustrierender Fakt für Endbenutzer und leitende Angestellte.

Warum ist ein Rundumaustausch so wirkungslos?

Viele Unternehmen, die einen radikalen Wandel einleiten möchten, vergessen dabei, dass die individuellen Teams im Laufe der Zeit starke Präferenzen dafür entwickelt haben, welche Anwendungen und Workflows sie verwenden möchten. Diese spontan entstandenen Workflows sind vielleicht etwas eigen und manchmal nicht besonders effizient, doch arbeiten die Menschen - zumindest anfänglich - mit ihnen, weil sie einfach sind.

Teammitglieder erhalten häufig den Eindruck, dass ihre täglichen Arbeitsabläufe, ihre Zeiteinteilung und ihre Arbeitsweisen durch den Rundumaustausch von Systemen beeinträchtigt werden. Diese Änderungen sind nur selten willkommen und Teammitglieder mögen es nicht, wenn ihnen die Nutzung eines neuen Systems vorgeschrieben wird (was in der heutigen Ära des schnellen technologischen Wandels häufig geschieht, nachdem sie sich erst in ein anderes neues System eingearbeitet hatten, das schon wieder ausgewechselt wurde).

Ehemals glückliche, produktive Teams fühlen sich durch technologische Vorgaben behindert und beginnen, “kreativ” zu werden: Sie implementieren eigene Lösungen (“Schatten-IT”), die ihnen mehr Flexibilität bieten als die neuen Informationsverwaltungssysteme.

Alternativen zum Rundumaustausch

Unternehmen sind sich bewusst, dass der Rundumaustausch von Systemen mit hohen Implementierungskosten und einer geringen Akzeptanz durch die Benutzer verbunden ist. Warum wird dieser Ansatz also weiterhin verfolgt?

Häufig liegt es daran, dass die für die Auswahl eines Informationsverwaltungssystem-Anbieters zuständigen Personen schlicht und einfach glauben, dass die Zentralisierung des Informationsmanagements die einzige Alternative zum Status quo ist.

Wahrhaft moderne Inhaltsdienste und Informationsplattformen gewährleisten jedoch, dass Ihre Teams nicht durch ein zentrales Repository eingeschränkt werden. Durch Nutzung einer modernen Plattform - wie beispielsweise der von Nuxeo - können Sie dagegen Informationen vernetzen, die sich in dezentralisierten Systemen befinden, während Teams auch weiterhin mit ihren gewohnten Anwendungen und Informationsspeichersystemen arbeiten können.

Zwar ist es extrem wichtig, dass Informationen im ganzen Unternehmen abrufbar sind, doch muss eine Modernisierung nicht bedeuten, dass etablierte Arbeitsabläufe über den Haufen geworfen oder hart arbeitende Teams verschreckt werden, die Änderungen gegenüber skeptisch sind.

Die Führungsriegen von heute sollten sich einem ausgewogeneren Ansatz widmen: Sie sollten eine Lösung suchen, die mit aktuellen Vorgängen für die Speicherung von und den Zugang zu Informationen kompatibel ist, die jedoch auch flexibel und zukunftsorientiert genug arbeitet, dass sie Skalierung und Kompatibilität mit den Technologien von morgen ermöglicht.

Innovative Revolutionäre auf dem Markt bedeuten nicht, dass Sie für erfolgreichen Wettbewerb mit ihnen Ihr eigenes Unternehmen auf den Kopf stellen müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mithilfe von Nuxeo anderen High-Tech-Unternehmen einen Schritt voraus bleiben, und nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf, um sich eine maßgeschneiderte Nuxeo-Produktdemo zu sichern.