Sie arbeiten in einem Unternehmen, das Governance und Compliance als extrem wichtig erachtet. Sie gehen bei der Speicherung und Archivierung Ihrer digitalen Inhalte sehr umsichtig vor. Sie setzen Richtlinien, Verfahren und Aufbewahrungspläne für alle Inhaltstypen ein und um. Sie koordinieren alle Geschäftsaspekte - vom Tagesgeschäft über Rechtliches bis hin zur IT -, damit nichts übersehen wird. Sie sind zuversichtlich, dass Sie Ihre digitalen Inhalte in Einklang mit rechtlichen Anforderungen speichern und bei der Aufbewahrung von Datensätzen gesetzeskonform vorgehen. Jahre später werden Sie dann gebeten, die entsprechenden Inhalte einem Gericht vorzulegen. Erst dann entdecken Sie, dass die von Ihnen so umsichtig archivierten Inhalte sich nicht originalgetreu wiedergeben, drucken oder anzeigen lassen. Im schlimmsten Fall sind die Formate gar unbenutzbar geworden. Was ist schief gelaufen?

Bei der Planung und Entwicklung von Plattformen für Inhaltsdienste wird häufig nicht berücksichtigt, wie langlebig die von Ihnen gespeicherten und archivierten Digitalformate eigentlich sind. Ich selbst definiere langlebige Formate als "langfristig einsetzbare Archivformate, auf die sich Geschäftsbetrieb, Rechts- und IT-Abteilung einigen und die die rechtlichen und Compliance-Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich der Reproduktion für ihre gesamte Aufbewahrungsdauer erfüllen". Anders ausgedrückt: Wie gewährleiste ich, dass die Technologie von morgen noch die Digitalformate unterstützt, in denen ich meine Daten heute speichere? Leider gibt es auf diese Frage keine Universalantwort. Heute gibt es eine schier unüberschaubare Zahl Dateiformate, von denen wir nicht wissen, wie weit in der Zukunft sie überhaupt noch verwendet werden. Wenn Sie die falschen Formate verwenden, riskieren Sie, dass Ihr Unternehmen sie künftig möglicherweise nicht mehr nutzen kann.

Das Problem langlebiger Formate ist kein neues und im Laufe der Jahre wurden zahlreiche Lösungsstrategien vorgestellt, unter anderem die Aufbewahrung von Desktopcomputern, auf der die zum jeweiligen Zeitpunkt der Inhaltserstellung eingesetzten Betriebssysteme und Softwareprogramme installiert sind, und die für den Fall der Fälle so lange wie möglich aufbewahrt werden. Andere Parteien schlagen vor, die Inhalte in regelmäßigen Abschnitten zu überarbeiten, was jedoch ganz eigene Gefahren birgt. Einige gehen sogar so weit vorzuschlagen, für die langfristige Archivierung von Digitalformaten wieder auf Papier umzusteigen. Keiner dieser Vorschläge ist für Unternehmen, die durch technologische Innovation angetrieben werden, wirklich umsetzbar.

Wie kommt es also zu diesem Problem? Die Langlebigkeit eines Digitalformats wird von vielen verschiedenen Faktoren beeinflusst. Hierzu gehören unter anderem die Folgenden:

  • Der Softwareanbieter, dessen Programme die jeweiligen Formate ausgeben, hat möglicherweise Funktionen verbessert und sich dazu entschlossen, die Kompatibilität mit alten Formaten einzuschränken.
  • Der Anbieter der Software, die ein einzigartiges Dateiformat erzeugte, ging pleite.
  • Die Branche, von der das Format unterstützt wurde, hat einen anderen Weg eingeschlagen.

Um langlebige Formate sorgt sich bei der Planung der Bereitstellung einer digitalen Speicher- oder Archivierungslösung kaum jemand. Alle Gedanken kreisen darum, den passenden Container zu bestimmen, ohne dabei jedoch wirklich auf dessen Inhalte zu achten. Die Langlebigkeit von Formaten kann zwar nicht gewährleistet werden, Sie können jedoch einige Schritte unternehmen, um das langfristige Risiko dafür zu senken, dass Sie Ihre Inhalte künftig nicht mehr nutzen können. Hier einige Beispiele:

Ziehen Sie diese Möglichkeit von Anfang an in Erwägung. - Führen Sie eine Risikobewertung durch. Berücksichtigen Sie nicht nur Ihre Aufbewahrungsvorgaben, sondern auch Geschäftsfaktoren, die eine längere Aufbewahrung erfordern. Wie lange müssen Inhalte aufbewahrt werden? (Besonders sind hier gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen.)

Prüfen Sie Ihre Entscheidungen regelmäßig. - Eine heute gute Entscheidung kann morgen schon eine schlechte sein. Egal, ob alle 5 oder 10 Jahre: Setzen Sie sich als Unternehmen zusammen und bewerten Sie das Risiko neu.

Vermeiden Sie, wo möglich, software- oder anbieterspezifische Formate. - Halten Sie sich an allgemeine Formate, die auf offenen, veröffentlichten Normen aufbauen.

Handelt es sich um ein bewährtes, viel genutztes Format? - Bestimmen Sie, wie weit die Nutzung dieses Formats verbreitet ist und mit wie vielen unterschiedlichen Tools es eingesetzt werden kann. Je beliebter ein Format, desto langlebiger ist es.

Sind Komponenten von Drittanbietern vorhanden? - Formate beruhen häufig auf Patenten Dritter, die in späteren Jahren zum Problem werden können.

Rückwärtskompatibilität. - Zeigt der Anbieter ein gewisses Verantwortungsbewusstsein dahingehend, dass ältere Formate mit der aktuellen Softwareversion kompatibel sind?

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass nicht jedes Unternehmen über so langfristige Aufbewahrungsanforderungen für seine Inhalte verfügt, dass besonders darauf geachtet werden müsste, wie langlebig die genutzten Digitalformate sind. Diejenigen jedoch, die ein potenzielles Risiko erkennen, müssen weitsichtig handeln. Es ist sehr viel einfacher und kostengünstiger, sich des Problems im Voraus anzunehmen, anstatt sich im Nachhinein durch Hunderttausende oder Millionen Objekte in verschiedenen Repositorys kämpfen zu müssen.

Beginnen Sie mit einer Risikobeurteilung. Stellen Sie Sicher, dass alle Bereiche - Geschäftsbetrieb, Rechts- und Abteilung - vertreten sind. Weisen Sie Anwendungsfällen den entsprechenden Formaten zu und ergründen Sie, wie groß das Risiko ist. Bestimmen Sie dann, wie risikofreudig Sie sein möchten und wie mit dem Risiko umgegangen werden soll.

Rechtzeitige Due Diligence macht sich für Ihr Unternehmen langfristig bezahlt.

Wenn Sie gerne mehr über dieses Thema erfahren möchten, lesen Sie das folgende Whitepaper: "Understanding the Need for Durable Formats." (Notwendigkeit langlebiger Formate)

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