Wir werden häufig geben zu erläutern, was digitales Asset-Management eigentlich ist, doch wenn wir anfangen, über Rich Content, Metadaten und die Beschleunigung des Inhaltslebenszyklus für höhere Produktivität und eCommerce-Umsätze zu sprechen, sehen wir unseren Zuhörern schnell an, dass sie sich schon lange im Wald der Fachwörter verirrt haben.

Wenn Sie also genau nach einer solchen Erklärung gesucht hatten, tut es uns Leid. Sie haben leider den falschen Beitrag erwischt …

Stattdessen möchte ich gerne von einem der wesentlichen Nutzenversprechen des DAM berichten (schnelles Suchen und Auffinden relevanter Inhalte), indem ich Ihnen die Geschichte der beiden unternehmen “Widget” und “Gizmo” aus der Verbrauchsgüterindustrie erzähle, die beide jedes Jahr mehrere Millionen Dollar Umsatz erwirtschaften. Beide sind hinsichtlich ihrer Größe vergleichbar und weisen eine etwa gleich komplizierte Unternehmensstruktur auf. Die Prozesse und Lösungen dieser beiden Firmen basieren auf echten Firmen mit und ohne DAM-Implementierung.

Welchen Unterschied bewirkt ein DAM-System aus Perspektive der Suchenden?

Beide Unternehmen setzen sich aus Mitarbeitern, Teams und Abteilungen zusammen, die alle versuchen, Inhalte zu verwalten und ihre Aufgaben so schnell und einfach wie möglich zu erledigen. Leider sind trotz der Bemühungen aller Mitarbeiter Rich-Media-Inhalte wie Videos und Bilder über alle möglichen Speicherorte verteilt: Sie finden sich in zahlreichen Marketingsystemen, auf persönlichen Laptops und vielleicht sogar auf nicht genehmigten Cloud-Konten. Das Auffinden der richtigen Inhalte (und ihrer aktuellsten Version) ist somit schwierig oder gar unmöglich.

Was passiert nun in diesen beiden Unternehmen, wenn ein Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf die aktuellste Version einer Videodatei benötigt, die vor der Vorführung von einem Kunden seiner Meinung nach noch kurz ein wenig angepasst werden muss?

Widget: Verloren in der Inhaltswüste

Adam, ein Vertriebsmitarbeiter, wendet sich an Beate. Sie ist eine Grafikdesignerin aus der Marketingabteilung, die er kennt und die er fragen möchte, wo er die aktuellste Version des Videos findet.

Beate durchsucht die Dateien auf ihrem lokalen Netzlaufwerk, kann das von Adam angefragte Video aber nirgends finden. “Wir haben es möglicherweise gar nicht”, antwortet sie ihm. “Manche Projekte werden von einer Agentur übernommen, wenn das interne Videoproduktionsteam überlastet ist.”

Beate teilt Adam mit, dass sie Kontakt zum Projektmanager der Agentur, Christian, aufnehmen kann, um herauszufinden wo die Datei ist - das kann aber ein paar Tage dauern. Außerdem ist es nicht gerade billig, die Agentur danach suchen zu lassen.

Christian sucht nach dem Video und findet eine zwei Jahre alte Version. Er kontaktiert Beate, die die Datei auf ihr Laufwerk herunterlädt und sie öffnet. Beate ist sich ziemlich sicher, dass sie schon eine aktuellere Version mit dem neuen Firmenlogo gesehen hat, und bittet Christian noch einmal nachzusehen. Der kann jedoch keine neuere Version finden.

Es vergeht ein weiterer Tag bis Beate einfällt, dass die aktuellere Version des Videos möglicherweise von einem Praktikanten oder jemand anderem im Branding-Team bearbeitet wurde. Sie kontaktiert das Branding-Team und nach ein paar weiteren Tagen erhält sie endlich Zugriff auf die aktuelle Version des Videos.

Beate lädt es herunter und leitet es an Daniela weiter, die als Video-Editor beschäftigt ist. Sie aktualisiert das Video nach Adams Vorgaben. Daniela lädt das Video auf das Teamlaufwerk hoch und hängt es dann an eine E-Mail an Adam an.

Als Adam das Video endlich erhält, sind seit seiner ursprünglichen Anfrage fast zwei Wochen vergangen. Daniela gegenüber räumt er kleinlaut ein, dass er dem Kunden einfach eine einigermaßen aktuelle Version des Videos auf YouTube vorgeführt hat, verspricht jedoch, die aktualisierte Datei beim nächsten Mal zu verwenden.

Einen Monat später bemerkt Beate auf der Suche nach einer Datei, dass ihr Branding-Team das aktuellste Video schon die ganze Zeit auf der Festplatte gespeichert hatte, es aber falsch benannt war und somit bei ihrer ursprünglichen Suche nicht in den Ergebnissen auftauchte.

Die Folge? Eine versäumte Gelegenheit.

Welchen Unterschied macht nun digitales Asset-Management? Werfen wir einen Blick auf Gizmo

Arthur navigiert zu dam.gizmo.com, um nach einem Kunden-Demovideo zu suchen, von dem er weiß, dass es ein neues Produkt enthält. Er klickt auf “Video”, sucht nach “Demo” und filtert nach Produkten. In der Zeit, in der er normalerweise gerade einmal den ersten Ordner geöffnet hätte, um ihn zu durchsuchen, liegen ihm bereits die wichtigsten Ergebnisse vor.

Nach einigen Augenblicken der Bewertung unterschiedlicher Suchergebnisse bemerkt Arthur, dass drei verschiedene Teams eigene Versionen der Datei erstellt haben - eine externe Agentur und zwei interne Branding-Teams. Er sortiert sie nach Datum, um die aktuellste Version zu bestimmen. Ihm wird ein aktuelles Ergebnis (er weiß nicht, dass das DAM-System bereits automatisch ein Suchduplikat aus den Suchergebnissen entfernt hat) und eines mit dem alten Logo von Gizmo angezeigt.

Arthur verschickt über die DAM-Lösung eine kurze Anfrage über kreative Bearbeitung. Die Aufgabe wird an das Kreativteam weitergeleitet und Diana zugewiesen, deren Aufgabe Videobearbeitung ist. Diana sieht die Anfrage und die Datei direkt nebeneinander, öffnet die Datei unmittelbar im DAM-System und speichert sie, ohne die Datei zunächst herunterladen und sperren zu müssen.

Ihre Überarbeitungen werden automatisch als “untergeordnete” Version der älteren “übergeordneten” Datei gespeichert, sodass das Videoteam die Versionskette bei Verwendung oder Aktualisierung eines Assets problemlos verfolgen kann. Andere von Diana eingebettete Assets (wie die neue Logoversion) werden mit dem Video verknüpft. Wird also das Logo künftig erneut angepasst, ist es einfacher alle Videos zu finden, die aktualisiert werden müssen.

Die Datei steht über die Suche sofort zur Verfügung und das System benachrichtigt Arthur, dass seine Anfrage bearbeitet wird. Arthur erhält das neue Video also rechtzeitig vor seinem Kundentermin und weiß, wo er es beim nächsten Mal findet.

Was lernen wir daraus?

Wie uns das Beispiel Gizmo zeigt, beschleunigt das richtige DAM-System (insbesondere eines, das sich nahtlos mit bestehenden Systemen und Repositorys vernetzen lässt) Geschäftsbetrieb und Erledigung von Aufgaben durch Mitarbeiter, die häufig nach Inhalten suchen, um diese wiederzuverwenden.

Das DAM-System von Nuxeo bietet Folgendes:

  • schnelle, intuitive Suche
  • Sichtbarkeit aller Silos für bessere Suchergebnisse
  • automatisches Tagging neuer Asset-Versionen
  • geringere Kosten bei der Suche nach Assets externer Agenturen
  • einfache Sortierung der Ergebnisse
  • automatische Zusammenlegung duplizierter Assets

Wir haben drei weitere Vergleichsgeschichten wie die obige verfasst, die die wichtigsten Wertfaktoren von DAM-Systemen illustrieren: kreative Prüfverfahren, Versorgung von eCommerce und umfangreiche Verwaltung personalisierter Daten.

Sie finden alle Geschichten hier. Wenn Ihnen diese Geschichte also gefallen oder gar geholfen hat, lesen Sie auch unsere anderen Beiträge.