Konformität ohne Komplexität

Nuxeo-Aufbewahrungsmanagement

Bei Nuxeo konzentrieren wir uns darauf, Unternehmen die notwendigen Mittel an die Hand zu geben, um selbst die komplexesten gesetzlichen und behördlichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Inhalten einzuhalten.

Unsere Plattform bietet Unternehmen neben fortschrittlichen Tools zur Sicherung von Informationen auch die Möglichkeit, Richtlinien für die Aufbewahrung und Vernichtung von Inhalten hinter den Kulissen auf einfache Weise zu konfigurieren und so selbst die strengsten Geschäfts- und Compliance-Ziele zu erfüllen.

Unsere Content Services Platform

Dank unserer Plattform können Unternehmen die Richtlinien für die Aufbewahrung und Vernichtung von Inhalten hinter den Kulissen auf einfache Weise konfigurieren und so selbst die strengsten Geschäfts- und Compliance-Ziele erfüllen.

Automatisierte Compliance-Richtlinien

Trotz robuster Konfigurationsoptionen kann die Erfüllung von Compliance-Anforderungen eine Herausforderung darstellen. Selbst bei klar definierten Regeln zum Umgang mit importierten oder neu erstellten Dokumenten verlangen Unternehmen Tools, die das Risiko eines Compliance-Verstoßes minimieren.

Ereignisgesteuert

Verwalten Sie die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten auf einfache Weise durch Zuweisung von Aufbewahrungsrichtlinien als Teil von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen. Bei Eintreten bestimmter Ereignisse können Aufbewahrungsrichtlinien auf das/die entsprechende(n) Dokument(e) angewendet werden.

Metadaten-gesteuert

Das Aufbewahrungsmanagement kann anhand spezifischer Metadatenwerte Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten festlegen, um sicherzustellen, dass nach der entsprechenden Klassifizierung von Dokumenten automatisch die erforderliche Aufbewahrung zur Anwendung kommt.

KI-gesteuert

Mit dem Einsatz der künstlichen Intelligenz von Nuxeo können Kunden Tools nutzen, die über die Standardklassifizierung hinausgehen. Nuxeo Insight bietet aussagekräftige Vorhersagen, die Inhalte auf der Grundlage spezifischer Details klassifizieren. Diese Einblicke können Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Ihre Aufbewahrungsrichtlinien automatisch auf eine Vielzahl von Dokumenten angewendet werden.

Anpassung an bewährte Vorgehensweisen der Information Governance und behördliche Vorschriften

Durch die Konfiguration von Richtlinien zur Aufbewahrung von Inhalten ist Nuxeo in der Lage, den Aufbewahrungslebenszyklus von Standarddokumenten und Unternehmensunterlagen zu verwalten. Sobald eine Aufbewahrungsregel auf ein Dokument angewendet wird, verhindert Nuxeo dessen Bearbeitung, Ersetzung und Löschung, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Durch Aufbewahrungsmanagement können Unternehmen die Kontrolle von Inhalten sicherstellen und diese an Vorschriften anpassen, um so das Risiko für das Unternehmen zu mindern und die Kosten für Speicherung und Recherche zu senken.

Weitere technische Details in der Dokumentation

Compliance und Richtlinien

Sorgen Sie proaktiv für die Einhaltung von Branchenvorschriften und internen Richtlinien, die eine Aufbewahrung von Dokumenten über bestimmte Zeiträume vorschreiben.

Risikomanagement

Senken Sie Ihr Risiko im Falle eines Rechtsstreits oder Sicherheitsverstoßes, indem Sie alte Inhalte dauerhaft löschen.

Wissensaustausch

Verbessern Sie den Wissensaustausch innerhalb Ihres Unternehmens, indem Sie abgelaufene Dokumente vernichten und sicherstellen, dass Ihre Inhalte aktuell und relevant sind.

Kostensenkung

Senken Sie die Kosten für Speicherung, Rechtsstreitigkeiten und Recherche durch die Automatisierung des Aufbewahrungsschutzes und die Unterstützung kostengünstigerer Archivspeicheroptionen.

Einhaltung von SEC-Regel 17a-4

SEC-Regel 17a-4 legt die Anforderungen an die Aufbewahrung, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Legal Hold) und die Zugänglichkeit für Unternehmen fest, die mit dem Handel oder der Vermittlung von finanziellen Wertpapieren wie Aktien, Anleihen und Termingeschäften befasst sind. Broker-Händler müssen jede Änderung oder Löschung von Aufzeichnungen, die diese Aktionen dokumentieren, entsprechend der auf der Regel basierenden verlängerten Aufbewahrungsfrist verhindern.

Die US-amerikanische SEC-Vorschrift 17a-4 legt die Verwendung eines gesicherten Speichermediums fest. Der Retention Manager erfüllt zusammen mit der Amazon S3-Speicherung im Compliance-Modus die Anforderungen an sichere Speichermedien und ermöglicht Unternehmen die umfassende Einhaltung der SEC-Regel 17a-4.

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