Die brasilianische Regierung benötigte eine Content Management-Lösung für die Verwaltung ihrer Mitarbeiter, Prozesse, Unterlagen und Daten. Diese Cloud-basierte Content Management-Lösung, die auf der Nuxeo Platformbasiert, wird von staatlichen Behörden in Gemeinden, Bundesstaaten und der Landesregierung benutzt.

Die Ausgangssituation

Das Zusammenspiel zwischen Regierungsbehörden sowie privaten Organisationen und Bürgern ist oft ineffizient und schlecht dokumentiert. Staatliches Prozessmanagement ist oftmals mit Problemen konfrontiert, die aufgrund schlechter Datenverfügbarkeit und fehlender Prozessüberprüfung oder Nachverfolgbarkeit zu Mehrkosten führen und Ineffizienzen schaffen. Sie hinterlassen eine Kluft zwischen den Erwartungen privater Unternehmen sowie Bürgern und der Leistungsfähigkeit von Behördendienstleistungen.
Die neue Content Management-Lösung wurde hauptsächlich deshalb erstellt, um das Datenmanagement und das Zusammenspiel zwischen öffentlichen und privaten Organisationen und deren Interessenvertretern zu verbessern und dadurch bessere Dienstleistungen für Bürger und Kunden zu gewährleisten.

Die Lösung

Ziel der ECM-Lösung ist es, das Datenmanagement durch die Rationalisierung von Prozessen und die Integration physischer und elektronischer Daten (sowohl Bestandsdaten als auch tagtägliche Prozesse) zu erleichtern, um eine effizientere Verwaltung, bessere Kontrollen und eine höhere Sicherheit zu gewährleisten.
Sinax, Nuxeos Partner in Brasilien, hat diese gehostete, Cloud-basierte Lösung entwickelt, damit staatliche Behörden keine Mitarbeiter für die Administration der Anwendung und keine erforderliche technische Infrastruktur benötigen.
Die Nuxeo Platform ist das zugrunde liegende Fundament dieser Lösung. Wichtige Funktionen wurden hinzugefügt, um die Lösung an die Anforderungen staatlicher Behörden in Brasilien anzupassen.
Zu den Kernfunktionen des Sinax ECM gehören:

  • Textnachrichten (SMS) über Mobiltelefone als Kommunikationsmittel zwischen Bürgern und öffentlicher Verwaltung Die Nachrichten werden als Datenelement behandelt und lösen einen Workflow-Zyklus aus
    Komponenten zur Dezentralisierung der Datenerfassung und Produktions-Workflows, die über *Strichcodesautomatisiert sind
  • Apple iPad-Lösung für den Zugriff auf Nuxeo-Dienste, mit der Administratoren an jedem Ort in Echtzeit arbeiten können
  • Intelligente Bildschirme, die Recherchen und Datenextraktion mit Schritt-für-Schritt-Berichten über Workflows, erzeugte Dokumente und Bestandsdokumente mit Ansichten über zusammengestellte Daten ermöglichen, die einfach und schlüssig sind

Ergebnisse

Zwei große Regierungsbehörden nutzen bereits das neue ECM:

Die Stadtverwaltung von São José dos Pinhais, Paraná, Brasilien

  • Die Stadt mit 300.000 Einwohnern stellt mit den Automobilherstellern Volkswagen, Audi, Nissan und Renault die dritte Säule für Brasiliens Automobilindustrie dar.
  • 6.000 Anwender

Die Stadtverwaltung von Cabo de Santo Agostinho, Pernambuco, Brasilien

  • Die Stadt mit 180.000 Einwohnern besitzt den viertgrößten Seehafen Brasiliens.
  • 4.500 Anwender

Da die Content Management-Lösung sehr gut angenommen wurde und einen bisher ungedeckten Bedarf befriedigt, sind bereits in naher Zukunft weitere Bereitstellungen geplant.

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  • Integration mit Oracle PeopleSoft
  • 6.000 Anwender, 300 Gruppen, ca. 90 äußerst aktive, gleichzeitige Benutzer pro Sekunde
  • 400 GB Binärdaten

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