Die Ausgangssituation

Seit Julien Alexandre am Portalprojekt beteiligt wurde, wurden keine Tools des Dokumentenmanagements mehr verwendet.
Das zuvor verwendete Open Source-System für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten war einige Monate zuvor abgestürzt. Seine Komplexität hatte Benutzer bereits vor dem Systemausfall abgeschreckt, weshalb diese wieder auf ein gemeinsames Netzwerkverzeichnis zurückgriffen. Julien musste schnell eine neue Lösung finden.
Das gemeinsame Verzeichnis wurde durch AIR ersetzt, einer Anwendung für das Projektmanagement, die auf der Nuxeo Platform basiert und mit Nuxeo Studio konfiguriert wird. Hunderte von Benutzern greifen täglich darauf zu, um aktuelle Versionen Ihrer Dokumente zu hinterlegen oder abzurufen.
AIR gibt eine Antwort auf eine sehr einfache Frage: Wo befindet sich die aktuelle Version dieses Dokuments? Julien hat diese Frage seit der Bereitstellung von AIR noch nicht einmal gehört.

Die Lösung

Bevor die Wahl auf die Nuxeo Platform fiel, wurden andere Lösungen wie Alfresco und SharePoint vorgeschlagen. Nuxeo wurde in erster Linie deshalb ausgewählt, weil es einfach zum Herunterladen, Installieren und Testen war. Die einfache und sauber geordnete Benutzeroberfläche schaffte Zuversicht und Vertrauen.
Die in Nuxeo Studio vorhandenen Suchfunktionen in Verbindung mit den Konfigurationsmöglichkeiten sorgten für eine eindeutige Entscheidung. Tatsächlich wurde die gesamte Konfiguration in Nuxeo Studio vorgenommen. Die Benutzerfreundlichkeit war ein ausgesprochener Pluspunkt.
Ein weiterer wichtiger Faktor war die Erreichbarkeit der Mitarbeiter bei Nuxeo. In der Frühphase des Projekts war es einfach, Antworten auf Fragen zu erhalten, die wir über die Community-Site answers.nuxeo.com stellten. Das Wissen um eine aktive Community bekräftigte die Technologieentscheidung von ERDF. Diese Site hat sich als sehr nützlich erwiesen, sobald Änderungen außerhalb des Zuständigkeitsbereichs von Nuxeo Studio erforderlich waren.
Die Konfiguration musste einfach und klar strukturiert sein und nur eine begrenzte Menge an Metadaten enthalten (Projektversion, Art des Dokuments und Kundensegment), um das Hinzufügen neuer Dokumente zu erleichtern. Um dies zu unterstützen, wurde Standardnavigation (nach Themen abgedeckt) und Suchmasken angepasst.
Am Ende wurde die Lösung durch einen einzigen Mitarbeiter und nur mit Nuxeo Studio konfiguriert, was die Entwicklungskosten drastisch reduzierte. Es waren keine Anwenderschulungen erforderlich, aber es wurde ein detailliertes Benutzerhandbuch zur Verfügung gestellt.
Die Bereitstellung der Lösung erfolgte schrittweise und die Benutzer machten sich nach und nach mit der Benutzung des Tools vertraut.

Ergebnisse

Der größte Erfolg für Julien Alexandre war die Benutzerzufriedenheit. Die Lösung wurde trotz negativer Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen in der Vergangenheit von den Benutzern gut angenommen.

Weitere bevorstehende Innovationen

Momentan wird das Tool von etwa einhundert Personen täglich benutzt. Es hat bereits die Erstellung einer neuen Version des Portals ermöglicht, das vollständig durch AIR unterstützt wird.
Die Nutzung des Tools wird weiter ansteigen, da neue Anwender ohne Erfahrungen mit den vorherigen Tools zum Dokumentenmanagement - und der damit verbundenen schlechten Benutzererfahrung - eher geneigt sind, AIR zu nutzen. Obwohl Nuxeo keine Unternehmenslösung darstellt, wird es bereits von einem technischen Team in Lyon verwendet und von anderen Abteilungen von ERDF in Betracht gezogen.

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