Das französische Landwirtschaftsministerium entschied sich 2009 dafür, die Nuxeo Platform für die Erstellung interner, Content basierter Anwendungen zu verwenden. Das Ministerium hat eine Strategie entwickelt, die Anzahl der Softwarekomponenten einzuschränken, um Kompetenzen und Infrastruktur optimaler zu nutzen, und hat in Verfahren wie MAREVA, CMMi und ITIL investiert. Ziel war es, den verschiedenen Teams eine schnellere Erstellung und Bereitstellung benutzerdefinierter Lösungen zu ermöglichen.
Heute besitzt es fünf Entwicklungsprojekte, die auf der Nuxeo Platform basieren. Dazu zählen Dokumentenmanagement, Korrespondenzmanagement und die Verwaltung über den Verlauf und die Verteilung von Regierungsmemos.
Es folgt eine Beschreibung der beiden wichtigsten Projekte im Portfolio: Memo- und Korrespondenzmanagement.

Memo-Management

Die Ausgangssituation

Im Landwirtschaftsministerium läuft die Kommunikation über Memos, die an die Agenturen innerhalb des Ministeriums weitergeleitet werden. Sie können auch in einem Journal, das jeden Donnerstag für interne Benutzer im Intranet veröffentlicht wird oder in einem offiziellen Newsletter des Ministeriums für die Öffentlichkeit erscheinen.
Es gab einige Probleme mit dem manuellen Prozess der Verteilung, etwa:

  • ein zu großer Zeitaufwand für den Administrator der Seite;
  • keine optimalen Absprachen - es gab keine Benachrichtigungen über Memos, die eine spezielle Zielgruppe betrafen; die Suchfunktion war ebenfalls sehr limitiert;
  • es wurden zwei verschiedene Seiten genutzt, eine für die Öffentlichkeit und eine interne; Memos wurden an beide Partner und Vertreter weitergeleitet;
  • letztendlich waren die Zugriffsrechte nicht flexibel genug, weshalb ein Administrator Sonderlösungen für Memos mit stark eingeschränkten Zugriffsrechten einrichten musste.

Die Lösung

Die Anwendung für das Memo-Management verwaltet die Veröffentlichung und Verteilung aus einer einzigen Quelle und verhindert damit die Duplizierung von Content und Verwaltung. Die Nuxeo Platform dient als Content Management-Backend und die Nuxeo WebEngine als Frontend.
Die Anwendung automatisiert Prozesse, von der Erstellung der Memos über die Erzeugung von Titelseiten bis zur Veröffentlichung. Es gibt außerdem einen Abonnementdienst für Benutzer, über den automatisch wöchentliche Zusammenfassungen der veröffentlichten Memos versendet werden.
Die Anwendung steuert die Erstellung der Memos mithilfe eines Formulars und Metadaten, die ausgefüllt werden müssen. Danach folgt ein Validierungsprozess mit einem Zeitstempel. Ein einzelnes Memo besteht aus der Mitteilung selbst sowie dazugehörigen Dokumenten, die in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst sind. Das PDF wird dann überprüft und ein Antrag auf Veröffentlichung erstellt.
Jedes Memo besitzt einen Genehmigungstyp, der festlegt, ob es intern, auf der offiziellen Webseite oder eingeschränkt für eine bestimmte Gruppe
veröffentlicht wird.
Jeden Donnerstag um 12 Uhr werden 3 automatisierte Prozesse gestartet:

  • der Link zur wöchentlichen Zusammenfassung wird an alle Abonnenten verschickt,
  • eine E-Mail mit Links zu allen Memos, die im öffentlichen Newsletter erscheinen, wird an den Administrator der Seite verschickt, und
  • eine Liste mit Personen, die ein begründetes Interesse an einem oder mehreren Memos besitzen, wird zusammengestellt, und eine E-Mail mit einem Link zu den benötigten Content an sie verschickt.
    Es gibt außerdem eine Art Archiv und die Möglichkeit, alle wöchentlichen Zusammenfassungen mithilfe der Navigation oder einer erweiterten Suchfunktion online abzurufen. Alle Memos sind außerdem nach Thema klassifiziert.

Ergebnisse

Die Anwendung zum Memo-Management wurde innerhalb von 6 Arbeitsmonaten erstellt. Sie enthielt erstmals einen automatischen Mechanismus, der mithilfe von Nuxeo Studio erstellt wurde und die Entwicklung, Validierung und Veröffentlichung verbesserte. Sie unterstützte auch die Informationsbeschaffung mithilfe der Suchfunktion und der Navigation nach Themen.
Und schließlich wurde die Verbreitung durch den Abonnementsprozess und ein System automatischer Benachrichtigungen verbessert, die mit Nuxeo Studio entwickelt wurden, während die Verwaltung von Zugriffrechten bei einer großen Zahl an Endnutzerprofilen zentralisiert wurde.

Korrespondenzmanagement

Die Ausgangssituation

Einer der manuellen Prozesse im französischen Landwirtschaftsministerium ist die Verwaltung der Korrespondenz per Fax, Brief oder E-Mail. Es wurde bereits in der Vergangenheit versucht, die Korrespondenz mit unterschiedlicher Software zu verwalten. Deren Benutzung war jedoch kompliziert und wurde von den Benutzern, den Sekretären im Ministerium, nicht angenommen.
Die Ziele der neuen Anwendung für das Korrespondenzmanagement waren:

  • die elektronische Verwaltung aller eingehender und ausgehender Korrespondenz,
  • die Bereitstellung eines Archivs für diese Korrespondenz,
  • die Bereitstellung eines Mechanismus für die Suche und Abfrage, sowie
  • Verknüpfungen zwischen zusammengehörigen Korrespondenzen herzustellen.

Die Lösung

Die mithilfe der Nuxeo Platform entwickelte Lösung ist zweckmäßig und benutzerfreundlich. Eingehende Korrespondenz kann eingegeben, zugeordnet oder umgeleitet und klassifiziert werden. Funktionen für ausgehende Korrespondenz beContent die Validierung, einen Zeitstempel und die Klassifizierung.
Nuxeo Studio wurde für die Anpassung und Konfiguration der Anwendung verwendet, um die Verwaltung so einfach wie möglich zu gestalten. Funktionen von Nuxeo Studio wurden verwendet für:

  • die Entwicklung von Dokumenttypen für eingehende und ausgehende Korrespondenz sowie Klassifizierungspläne;
  • die Erstellung von Tabs zur einfachen Veranschaulichung eingehender und ausgehender Korrespondenz, Workflows und klassifizierbarer Elemente;
  • die Definition von Metadaten, die spezifisch für eingehende und ausgehende Korrespondenz sind.
    Um eine bessere Nutzererfahrung zu bieten, wurde die Anzahl erforderlicher Klicks so gering wie möglich gehalten. Eine einfache "Speichern und Erstellen"-Schaltfläche ermöglicht Benutzern die schnellere Erstellung mehrerer Einträge.

Ergebnisse

Die Anwendung wurde von 2 Mitarbeitern in weniger als 20 Tagen erstellt. Die Designarbeiten in Nuxeo Studio wurden von einer Nachwuchskraft ausgeführt und es war keine Entwicklung erforderlich.
Die Anwendung wurde zunächst nur in einer Abteilung und erst dann für das gesamte Ministerium bereitgestellt.

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Das Korrespondenzmanagementprojekt

  • 200 Benutzer
  • 20 GB Repository
  • Das Memo-Managementprojekt
  • Nutzung der öffentlichen Webseite: 1.500 Besucher/Tag; Donnerstags 6.000 Besucher
  • 7 GB Repository

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