GSD&M mit Hauptsitz in Austin, Texas, wurde 1971 dort gegründet und ist eine Full-Service-Werbeagentur, die alle Werbebereiche ihrer Kunden einschließlich Printmedien, Fernsehen, Radio, Video, digitale Werbung und Social Media abdeckt. In seiner bewegten 44-jährigen Firmengeschichte konnte das Unternehmen zahlreiche namhafte Kunden aus verschiedenen Branchen gewinnen. Southwest Airlines, John Deere, Goodyear, AT&T, U.S. Air Force, Hampton Inn und Walgreens sind nur einige davon. Southwest Airlines arbeitet seit über 30 Jahren mit GSD&M zusammen, was eine ziemliche Ausnahme für die Werbebranche darstellt!

Herausforderung: Auswahl einer neuen Unternehmensplattform für das Digital Asset Management (DAM), die mit den raschen geschäftlichen und technologischen Veränderungen Schritt halten kann

GSD&M hat eine DAM-Lösung verwendet, die vor mehr als zehn Jahren ausgewählt wurde, um seine kreativen Assets in Papierform für den internen und externen Zugriff auf den Computer zu übertragen. Das veraltete DAM-System konnte jedoch mit den Veränderungen von Geschäftsanforderungen und Technologien nicht mehr Schritt halten.

"Bis wir Aktualisierungen der [Software] erhielten, hatten sich die zugrunde liegenden und externen Systeme bereits mehrmals geändert. Wir benötigten mehr Aktualisierungen und zwar unverzüglich," sagt Lisa McIntyre, Digital Asset Management Archivadministratorin bei GSD&M "Aktualisierungen verlangsamten das System und änderten nichts an den grundlegenden Problemen."

Das veraltete DAM-System des Unternehmens bot keine browserübergreifende Unterstützung und war stark auf Plug-ins angewiesen.

"[Plug-ins] wurden auf eine Art und Weise aktualisiert, die nicht für uns geeignet waren. Java und Flash mussten regelmäßig aktualisiert werden, damit das DAM überhaupt funktionierte," erklärt McIntyre. "Wir stellten außerdem fest, dass Mitarbeiter immer noch Dateien per Dateifreigaben und als Anlagen in E-Mails miteinander teilten. Wir erkannten, dass wir unsere DAM-Plattform ersetzen und uns von unserem [vorherigen] Anbieter trennen mussten."

Nach einer detaillierten Angebotsanfrage und Überprüfung zahlreicher Anbieter wählte GSD&M die Nuxeo Platform als neue Enterprise DAM-Lösung aus.

Lösung: Nuxeo Platform für ein agiles Enterprise DAM

GSD&M kannte Nuxeo bereits und war von den kontinuierlichen Fortschritten bei den Funktionen für Unternehmen der Nuxeo Platform beeindruckt.

"Einer der großen Vorteile der Nuxeo Platform ist ihre wesentlich höhere Flexibilität, Ansprechbarkeit und Erweiterbarkeit im Vergleich zu all unseren Vorgängersystemen," meint McIntyre. "Es ist außerdem bemerkenswert, wie schnell Hotfixes und neue Funktionen bereitgestellt werden."
Während der ersten Installationsphase ersetzte das GSD&M-Team das überholte DAM-Tool durch die Nuxeo Platform. Das Team verwendete die serienmäßige Digital Asset Management-Komponente von Nuxeo, um Miniaturansichten von Dokumenten und Bildern anzuzeigen, während Nutzern eine Voransicht für sämtliche Dateien (darunter Illustrator oder Photoshop) zur Verfügung stand, ohne dass ein Zugang zur entsprechenden Anwendung (d. h. Adobe, Creative Suite) erforderlich war.
Das Team musste zudem sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeit an ihren Arbeitsplätzen oder mithilfe von Webanwendungen wie gewohnt fortsetzen konnten, während Zugriffsrechte und vertragliche Verpflichtungen mit Kunden eingehalten wurden. Nuxeo Drive bietet diese Schlüsselfunktion, indem Inhalte zwischen dem lokalem Rechner und dem Nuxeo Content-Repository vor Ort oder in der Cloud synchronisiert werden.

Eine Studie von GSD&M zur Benutzerfreundlichkeit der Webanwendungen bestätigte die Zufriedenheit der Endnutzer mit der Nuxeo Platform. Sie sind von den optimierten Funktionen und dem Erscheinungsbild beeindruckt.

"Nuxeo bietet unseren Benutzern die gleichen Bedienelemente, die sie bereits kennen, zum Beispiel das Anheften von Dokumenten oder die gemeinsame Nutzung einer Datei mithilfe eines Links," meint McIntyre. "Mit unserem vorherigen Tool konnten wir nicht einmal mehr Content über Links teilen,"
meint McIntyre und ist froh, dass dies dank der kontinuierlichen Verknüpfungsfunktion der Nuxeo Platform wieder möglich ist. Diese aktualisiert Links automatisch, sobald der zugrunde liegende Inhalt verschoben wird, was ein großer Zugewinn für die Endnutzer von GSD&M bedeutet.

Einfache Standardkonfiguration sowie entwicklerfreundliche APIs für erweiterte Funktionalität

Obwohl McIntyre keine Anwendungsentwicklerin ist, kann sie mit einem weiteren Kollegen, der ebenfalls kein Programmierer ist, große Teile des DAM mithilfe von Nuxeo Studio konfigurieren - eine Konfigurations- und Anpassungsumgebung mit einer einfach zu bedienenden grafischen Oberfläche, die als gehostetes, webbasiertes Tool bereitgestellt wird.

McIntyre und ihr Kollege konnten beispielsweise die unten abgebildete Digital Asset Management-Seite mithilfe von Nuxeo Studio erstellen. Die Seite wurde ohne Programmieren erstellt und ermöglicht das Betrachten von Videos, das Konvertieren von Videodateien on-Demand und enthält ein Storyboard (für wesentlich einfacheres Teilen von Videos mit Kunden und schnellere Arbeitsabläufe).

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"Das Nuxeo Studio-Tool ist fantastisch," meint McIntyre. "Wir versuchen so viel wie möglich in Nuxeo Studio zu arbeiten und nicht so oft auf unser eigenes IDE zu wechseln, weil es einfach so benutzerfreundlich ist."

Mit Nuxeo Studio kann GSD&M jetzt seine Zeit für Entwicklungen wesentlich effizienter nutzen, da Geschäftskunden viele der gewünschten Konfigurationen ohne Programmierung vornehmen können. Dies spart Entwicklungszeit und Entwickler können sich mehr auf die Erstellung erweiterter Webdienste und externer Arbeitsabläufe unter Verwendung der umfangreichen APIs der Nuxeo Platform konzentrieren.

Das vorherige DAM-System ermöglichte die elektronische Wiedergabe von physischen Aktentaschen, die Unterlagen und Notizen über ein bestimmtes Werbeprojekt in Papierformat enthielten, und speicherte diese in Cabinets. Mithilfe von Nuxeo API haben Entwickler einen Webservice erstellt, der diese sogenannten Job Jackets automatisch als Teil eines integrierten, digitalen Arbeitsauftrags erstellt.

Ein neuer Arbeitsauftrag wird anhand eines externen Formulars erstellt, das vom Kunden eingereicht wird. Die Informationen aus dem Formular werden als XML exportiert, das dann vom Nuxeo API verwendet wird, um automatisch ein vollständiges Job Jacket mit verschachtelten Ordnern, zugewiesenen Genehmigungen und vor allem automatisch übernommene Metadaten zu erstellen. Mitarbeiter von GSD&M können kreative Assets eines Kunden einfach in den Ordnern ablegen, ohne Job Jackets anlegen zu müssen.

"Wir verwenden die Funktion zur Übernahme von Metadaten von Nuxeo, um neue Dateien wie gewünscht in das System einzuspeisen und dass Benutzer diese Dateien dort finden können, wo sie sein sollen," meint McIntyre. "Mithilfe der Nuxeo Platform konnten wir Metadaten für die Erstellung einer virtuellen Navigation verwenden, die wichtig für den Benutzer ist, um Informationen immer dann anzuzeigen, wenn diese benötigt werden."

Die Umstellung vom ursprünglichen System auf das neue Verfahren des Nuxeo-basierten DAM, das einen Mehrwert bietet, war einfach und unkompliziert.

"Ich sehe nur noch glückliche Entwickler," meint McIntyre. "Man sieht, dass die Nuxeo Platform von Entwicklern erstellt wurde und die einzelnen Elemente vorausschauend umgesetzt und nicht einfach am Ende hinzugefügt wurden. Es ist eine Plattform von Entwicklern für Entwickler, aber kommerzielle Nutzer wie ich wurden nicht vergessen."

Zukunftssichere Funktionalität, die weit über herkömmliches Digital Asset Management hinausgeht

Zusätzlich zu seinem Digital Asset Management-System besitzt GSD&M eine separate Content Management-Plattform für seine Unternehmensinhalte auf dem Intranet/Extranet. Zukünftig möchte GSD&M diese beiden Funktionen auf der Nuxeo Platform kombinieren, damit Anwender nicht ständig zwischen zwei Systemen wechseln oder Benutzer abhängig von den benötigten Informationen auf zwei verschiedene Orte verwiesen werden müssen. Durch diesen großen Schritt vorwärts werden noch mehr Funktionen der Nuxeo Platform zur Zusammenarbeit, für Arbeitsabläufe, das Content Management und DAM verwendet.

Da Nuxeo eine echte, einfach erweiterbare Unternehmensplattform und kein Softwarepaket ist, kann GSD&M die Nuxeo Platform für die Erweiterung seiner Fähigkeiten über das Digital Asset Management hinaus verwenden und einige Funktionen übernehmen, die derzeit von anderen Enterprise Content Management (ECM)-Anwendungen ausgeführt werden.

"Wir haben festgestellt, dass wir mit der Nuxeo Platform viele Dinge tun können, die über herkömmliches DAM hinausgehen," erklärt McIntyre. "Wir haben unserer Meinung nach die beste Plattform für unsere Anforderungen gefunden, die unser Unternehmen und unsere Kunden besser unterstützt als je zuvor."

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  • über 300 aktive Anwender im Nuxeo DAM-System von GSD&M
  • ungefähr 14 TB gespeicherte Daten im System, Tendenz steigend
  • 100 % virtualisiertes System, das auf VMware läuft

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