Orange, mit über 160 Millionen Mobilfunk- und über 14 Millionen Breitbandkunden einer der weltweit größten Mobilfunk- und Breitband-Internetanbieter, nutzt die Nuxeo Platform für das Dokumentenmanagement.
Orange verwaltet den Informationsaustausch mit seinen Unternehmenskunden über ein sicheres Extranet-Portal. Dieses dokumentenzentrierte Extranet verwaltet Verträge, Rechnungen und Projektdokumentationen, wobei ein Schwerpunkt auf dem sicheren und gesteuerten Zugriff auf bestimmte, festgelegte Bereiche des Portals liegt. Da das Altsystem die wachsende Zahl von Dokumenten und gleichzeitigen Benutzern nicht mehr bewältigen konnte, wurde es durch Nuxeos Document Management Backend-Modul ersetzt.

Die Ausgangssituation

Orange hatte bereits ein System für die Verwaltung von Dokumenten und deren Bereitstellung an seine Unternehmenskunden, wobei Documentum als Backend diente. Im Grunde genommen war der Erfolg das Problem. Mehr große Unternehmenskunden bedeuteten mehr Systemnutzer und eine wachsende Zahl an Dokumenten, die im Repository verwaltet werden mussten. Die Menge wurde zu groß für das bestehende System, weshalb eine andere Lösung gefunden werden musste.
"Wir mussten ein System entwickeln, das stark skalierbar war und Zugriffsrechte auf eine sehr individuelle Weise verwaltete. Da das System von internen und externen Anwendern (Kunden) benutzt wird, mussten wir sicherstellen, dass das System mandantenfähig war, um versehentliche Zugriffe von Kunden auf Verträge anderer Kunden oder Lese-/Schreibberechtigungen für interne Dokumente von Orange zu verhindern," erläutert die Projektmanagerin.
Frau Brignou leitete die Entwicklung einer Lösung mithilfe von Nuxeo Document Management als Backend. Eine der größten Herausforderungen des Projekts war es, eine klare Vorstellung von der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten zu haben, und diese auf die funktionalen und technischen Anforderungen zu übertragen. Der Systementwurf und die Entwicklung erfolgten schrittweise in Zusammenarbeit mit den internen Anwendern des Systems. Zweiwöchentliche Aktualisierungen sorgten dafür, dass das Projekt die funktionalen Anforderungen der Anwender erfüllte.

Die Lösung

Der Prozess, Dokumente ins Extranet zu verschieben, wurde notwendigerweise sorgfältig organisiert, da während aller Prozessschritte der sichere Zugang gewährleistet sein musste. Ein Manager von Orange entscheidet, welche Dokumente im Extranet des Kunden verfügbar sein sollten, und welcher Mitarbeiter von Orange den Prozess dafür leitet.
Das System zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten musste Zugriffsrechte für zwei verschiedene Gruppen von internen und einer Gruppe externer Kunden verwalten. Für interne Benutzer musste der Prozess, eine große Zahl von Dokumenten für den Kunden freizugeben, reibungslos und effizient verlaufen.
Verwalten großer Dokumentmengen
Um große Mengen von Dokumenten in einem Arbeitsschritt in das System importieren zu können, wurde eine Funktion zum Ziehen und Ablegen von Dokumenten eingerichtet. Das Importieren von Dokumenten in Nuxeo DM findet in einer "Drop Box" statt, die jedem internen Benutzer von Orange zugewiesen ist. Dieser Puffer ermöglicht den Import großer Mengen an Dokumenten ohne Übertragungsprobleme. Ein Veröffentlichungsschritt nach dem Import gibt die Dokumente für externe Kunden frei.
Sicherheit ist entscheidend
Sicherheit, Authentifizierung und Zugriffskontrolle waren die wichtigsten Aspekte dieser Lösung. Es gab zwei verschiedene Benutzergruppen: Benutzer von Orange und externe Unternehmenskunden. Einige Benutzer von Orange benötigten einen Lese-/Schreibzugriff auf manche Dokumente, andere nur einen Lesezugriff. Sowohl für interne als auch für externe Benutzer ist der Zugriff auf einen bestimmten Bereich begrenzt.
Die Nuxeo Platform bietet ein hochentwickeltes und in hohem Maße konfigurierbares Zugangskontrollsystem, das eine sehr differenzierte, unternehmensspezifische Festlegung der Richtlinien zur Zugriffskontrolle ermöglichte.

Ergebnisse

Aufgrund der engen Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam und den internen Endnutzern war das Feedback während der Einführung des Systems sehr positiv und führte zu einem einfachen Übergang mit einer guten Aufnahme durch die Benutzer.
Durch den Austausch der auf Documentum basierenden Vorgängerlösung durch Nuxeo Document Management konnten große Mengen an Dokumenten importiert und Leistungsprobleme behoben werden, wodurch die Endnutzer von einer wesentlich effizienteren Onlineanwendung profitieren. Dies führt zu einer höheren Produktivität für das Team und einer größeren Kundenzufriedenheit bei den Endnutzern.

Weitere bevorstehende Innovationen

Die nächste Version dieser Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten enthält weitere Innovationen, darunter:

  • eine Option im Extranet für Kunden, ein Angebot zu abonnieren, das ihnen Zugriff auf alle Dokumente in dem bestimmten Bereich dieses Angebots gibt
  • eine Möglichkeit für externe Kunden, Dokumente in das System hochzuladen

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