PTS ist einer der größten Anbieter von verziertem Tafelgeschirr auf der ganzen Welt. PTS America ist der Kopf hinter dem Marketing, Design und der Auslieferung der Produkte an große Einzelhändler in Nordamerika, Kanada und Teilen Südamerikas. Mithilfe eines hochspezialisierten Designerteams entwirft PTS America für seine Kunden hochwertiges und einzigartiges, zeitgenössisches und klassisches Tafelgeschirr. Darüber hinaus entwirft und vermarktet PTS America seine Produkte unter Eigenmarken wie 222 Fifth, Coventry und anderen Handelsmarken für eine Reihe bekannter Einzelhändler.

Die Ausgangssituation

PTS America hat als Unternehmen für verziertes Tafelgeschirr eine riesige Kollektion aus zehntausenden von Designs und Grafikdateien angesammelt. Das Team von PTS America hat seine gesamten Designs an den eigenen Arbeitsplätzen verwaltet und die Speicherung der Designs war schlecht organisiert. Es gab ein riesiges Archiv mit Designarbeiten, die nicht abgerufen werden konnten - niemand wusste, wo ein Design zu finden war, wer es erschaffen hatte und wie es wiederzufinden war. Werte in Millionenhöhe lagen geradezu brach.
PTS America benötigte außerdem eine Bibliothek für grundlegende Designwerkzeuge und Bausteine. Ein Essteller kann beispielsweise mehrere Grundformen besitzen und in 5 oder 6 verschiedenen Formen aus der Produktion kommen. Um diese zu verzieren, wird eine Folie mit einer Grafik bedruckt, auf den Teller geklebt und die Glasur bei hohen Temperaturen (900-950 C) gebrannt, wodurch die gedruckten Pigmente auf der Folie mit der Oberfläche verschmelzen. Das Unternehmen bezieht häufig Grafikkarten von Künstlern, die Designs für Textilien oder Tapeten erstellen (Kaufkunst). Die Kaufkunst wird gescannt und digitalisiert, um sie an sämtliche Formen oder Designs des Tafelgeschirrs anzupassen.

_"Wir benötigten eine Bibliothek für Produktionsformen, Klebevorlagen, Kaufkunst, Schriftarten, Logos, schematische Zeichnungen usw., die leicht zu durchsuchen war. Wir wollten die Designs in einer übersichtlichen Weise speichern, damit jeder Designer, der damit arbeiten wollte, sich leicht zurechtfinden konnte," sagt Charles Gallagher, Executive Vice President von PTS America.

Ein weiteres großes Problem für PTS America war die Abhängigkeit von E-Mails und Tabellen für die Arbeitsorganisation und den Austausch großer Dateien zwischen Designern, Kunden und der Produktion. Das Unternehmen musste die Zusammenarbeit und die Nachverfolgbarkeit zwischen seinen verschiedenen Abteilungen und weltweiten Standorten automatisieren. Die manuelle Handhabung war zeitaufwendig, chaotisch und sehr fehleranfällig. Dies führte dazu, dass PTS America in Gefahr geriet, Lieferfristen zu versäumen und folglich die Kennzahlen für die Kundenzufriedenheit zurückgingen.

Um ein Content Management-System zu finden, das all diese Probleme lösen konnte, kontaktierte PTS America sein Beratungsunternehmen StrikeTru. Nach einer gründlichen Überprüfung von verfügbaren Content Management-Systemen entschied sich StrikeTru für Nuxeo und half PTS America bei der Einführung einer Lösung für die Verwaltung digitaler Assets und einer Automatisierung von Arbeitsabläufen mithilfe der Nuxeo Platform.

Die Lösung

Eine Digital Asset Management-Lösung wurde durch die Erstellung eines gemeinsamen Repositorys zur einfachen Speicherung, Gliederung und Abrufbarkeit der Grafikdateien entwickelt. Jeder Datei wurden relevante Metadaten hinzugefügt, um Anwendern die Auswahl der gewünschten Suchkriterien zu erleichtern. Mithilfe der Nuxeo Platform und Elasticsearch wurde die Zeit für die Suche und den Zugriff auf ein Design von einigen Stunden auf wenige Sekunden drastisch reduziert. PTS America kann jetzt Designs wiederfinden, die vorher nicht auffindbar waren und dadurch Zeit sparen, die früher für die Wiederherstellung von Designs vergeudet wurde.

Um die Zusammenarbeit mit der Produktion zu unterstützen, wurden Arbeitsabläufe erstellt. PTS America konnte dadurch die manuelle Nachverfolgung der Abläufe mithilfe von Tabellen und E-Mails aufgeben. Einer dieser Workflows wurde erstellt, um Illustrationen an das PTS-Werk in Indonesien zu übermitteln. Die Übermittlung großer und umfangreicher Dateien mithilfe von FTP wurde ersetzt, indem Illustrationen auf Nuxeo hochgeladen werden und beide Teams die gleiche Dateiversion in Echtzeit besitzen. Workflows wurden für die Nachvollziehbarkeit des gesamten Ablaufs, vom Hochladen der Illustration auf die Nuxeo Platform bis zu deren Erhalt in der Produktion, eingerichtet. Der Workflow sendet Benachrichtigungen unter anderem darüber, wann die Übermittlung abgeschlossen wurde und die Produktion den Erhalt der Illustration bestätigt. Dies bedeutete einen Rückgang von E-Mails und weniger Fehler in der Kommunikation zwischen Abteilungen, was dort Ordnung schaffte, wo einst Chaos herrschte. Es gibt nicht mehr die üblichen Probleme, die auftreten, wenn zwei Gruppen nicht die gleichen Versionen von Dateien besitzen

Ergebnisse: Enorme Kapitalrendite

Abgesehen von der riesigen Zeiteinsparung bei der Designsuche hat die Nuxeo Digital Asset Management-Lösung PTS America dabei geholfen, einen größeren Nutzen aus seinen Assets zu ziehen. Designs haben kein Verfallsdatum - man muss nur warten, bis sie wieder in sind. Die Möglichkeit, Designs aus dem Repository wiederzufinden und leicht zu verändern, um neue Anforderungen zu erfüllen, und den Designprozess nicht von Grund auf neu zu starten, erwies sich als große Zeit- und Kostenersparnis. Die Fähigkeit "nicht wieder ganz von vorne beginnen zu müssen" ist fantastisch.
"Sobald man die Vorteile erkennt, alte Methoden abzuschaffen und diesen zentralen Ort der Zusammenarbeit zu finden, kann man dem nicht widerstehen", meint Charles Gallagher.
All dies hat zu erheblichen Kostensenkungen und einer Produktivitätssteigerung geführt. PTS America hat durch die Umstellung auf Nuxeo mindestens 20 % der VZÄ-Kosten eingespart. Designer gewinnen etwa 2 Stunden täglich, die üblicherweise für die Suche nach Designs und die Arbeit mit E-Mails und Tabellen verlorenging. Bei 10 Arbeitsstunden pro Woche und Designer konnte PTS America seine Produktivität um 25 % steigern.
Nuxeo dient außerdem als Vertriebstool bei der Präsentation von Designs und Produkten für Kunden. Bisher wurden mehr als 10.000 Designs in Nuxeo geladen. Die Vertriebsteams von PTS können jetzt im gesamten Unternehmen (Europa, Asien, Amerika) schnell und einfach auf Designs zugreifen, an denen Kunden interessiert sein könnten.

Wie geht es weiter?

PTS America wird in Zukunft noch mehr Illustrationen in das Nuxeo Repository laden und weitere Arbeitsabläufe festlegen. Das Zusammenspiel zwischen Designern und Einkäufern soll optimiert werden, indem Arbeitsabläufe zur Zusammenarbeit am Design und der Erstellung von Illustrationen eingeführt werden. Das Unternehmen besitzt viele andere Produktlinien wie Einrichtungsgegenstände und Möbel, die ebenfalls in Nuxeo verwaltet werden sollen.
Abgesehen vom Designprozess plant PTS die Einführung von Workflows für die Weiterleitung von Fertigungsaufträgen an die Produktion, die aktuell mithilfe hunderter Tabellen nachverfolgt werden. Dies soll zu einer nahtlosen Zusammenarbeit zwischen Vertriebsmitarbeitern, den Einkäufern und dem PTS-Team während des Bestellprozesses führen. PTS arbeitet ebenfalls an der automatischen Einspeisung von Produktdaten aus der Nuxeo Platform in sein ERP-System, um die erneute Eingabe von Daten zu vermeiden und Zeit einzusparen.

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