Bei Serimax, einem Komplettanbieter für Schweißtechnologie, ist Wissensmanagement eine entscheidende Komponente. Ihre Herausforderung? Technische Daten und Schweißdaten auf dem neuesten Stand und zugänglich zu halten, während das Unternehmen wächst und sich das Arbeitsumfeld ändert. Ihre Anwendung für das Wissensmanagement wurde mit Nuxeo Document Management erstellt und enthält einen zusätzlichen Offline-Client-Modus.

Die Ausgangssituation

Ingenieure und Schweißer von Serimax arbeiten oftmals Offshore oder an Standorten, die eine schlechte oder gar keine Netzwerkverbindung haben und damit den Zugang zu technischen Dokumenten und den Erfahrungen anderer Teams aus aller Welt erschweren. Um diese Probleme anzugehen, startet Serimax ein Projekt zur Bereitstellung einer Anwendung zum Wissensmanagement mit einer Client-Offlinefunktion.
Eine erste Analyse zeigte, dass Dokumente oft doppelt vorlagen, nicht verwaltet wurden und schwierig zu finden waren. Sie waren an unterschiedlichen Orten gespeichert, darunter in abgetrennten Datenbanken einzelner Abteilungen, in Dateisystemen und auf Arbeitsplätzen. Das Team für Verfahrensweisen legte drei Projektziele fest:

  • die WM-Anwendung musste zentral, jedoch für jeden Mitarbeiter von Serimax zugänglich sein, abhängig von den jeweiligen Zugriffsberechtigungen
  • die WM-Anwendung musste sowohl online als auch offline verfügbar sein
  • die WM-Anwendung musste auf einer Open Source-Lösung basieren, um Weiterentwicklungen zu ermöglichen und Einschränkungen durch einen Anbieter oder Integrator zu vermeiden

Serimax maß den Erfolg der Lösung anhand dieser Ziele.

Die Lösung

Keine der zunächst von Serimax getesteten Lösungen erfüllte serienmäßig alle Anforderungen des Unternehmens. Der von Smile durchgeführte Überprüfungsprozess führte jedoch zur Auswahl von Nuxeo DM als Basis für die WM-Anwendung, da sie alle Anforderungen bis auf den Offline-Client erfüllte.

Von allen Softwarepaketen, die wir uns angeschaut haben, war Nuxeo das einzige, das nach einer kleineren technischen Weiterentwicklung einen Offlinemodus bereitstellen konnte. Aufgrund der hohen Mobilität unserer Mitarbeiter, die wegen internationaler Projekte oft unterwegs sind und nicht immer Zugang zum Internet haben, war die Option eines Offlinezugangs unverzichtbar.”
bemerkte Elodie Pénet, Direktorin für Dokumentation für die Abteilung Verfahrensweisen, Serimax.

Die Teams von Serimax, Smile (Systemintegrator) und Nuxeo arbeiteten gemeinsam an der genauen Festlegung der Funktionen und Fast-Track-Entwicklung, um die Anforderungen von Serimax zu erfüllen. Die schnelle Entwicklung des Offline-Clients, der durch die von der Nuxeo Platform übernommenen Flexibilität ermöglicht wurde, stützt sich auch auf Eclipse RCP (Rich Client Platform).

Der Offline-Client mit einem eingebetteten, schlanken Webserver garantiert eine ähnliche Benutzererfahrung, wie sie Benutzer von der Oberfläche ihres Standard-Webbrowsers kennen.
Wichtige Funktionen der Anwendung sind:

  • Workflow: zum Nachvollziehen der Validierung von Dokumenten durch die jeweiligen Bereichsmanager
  • Ein zentralisiertes Dokument-Repository, damit fertiggestellte Dokumente stets aktuell und fehlerfrei sind
  • Ein System zur Verwaltung von Zugriffsrechten, das allen Benutzern die Gelegenheit gibt, auf entsprechende Dokumente abhängig von ihren Berechtigungen zuzugreifen, und der Möglichkeit, bei Bedarf die Berechtigungen zu erweitern
  • Funktionen zur Zusammenarbeit: Foren für Benutzer, um über Dokumente zu diskutieren und einer Möglichkeit, diese mit Kommentaren zu versehen
    Elodie Pénet ist mit der Anwendung sehr zufrieden: “Die Anwender waren sehr erfreut über die Vorteile der Anwendung. Bald werden wir dank der Kenntnisse und der Diskussionen, an denen unsere Mitarbeiter teilnehmen können, interne Spezialisten und Experten finden können.”

Ergebnisse

Über das Erfüllen der funktionalen Anforderungen hinaus hat die WM-Anwendung auf zwei interessanten Wegen zu Innovationen bei Serimax beigetragen:

  • Der Schutz des geistigen Eigentums durch lokale Offline-Datenverschlüsselung. Das gewonnene und zusammengetragene Fachwissen der Ingenieurs- und Schweißteams ist einer der wichtigsten Werte von Serimax. Bevor die WM-Anwendung eingeführt wurde, mussten Mitarbeiter von Serimax ihre gesamte Dokumentation auf Festplatten und CDs mit in den Außendienst nehmen und sind Gefahr gelaufen, diese und damit wertvolles geistiges Eigentum zu verlieren.
    Die WM-Anwendung verschlüsselt Offlinedaten und erlaubt die Benutzerauthentifizierung ausschließlich auf Geräten, die von Serimax zugelassen sind und das Unternehmen vor Gefahren schützt.
  • Verbreitung von Wissen an Mitarbeiter, die außerhalb der üblichen Büroumgebung arbeiten. Bei Serimax sind die Hauptnutzer und Eigentümer von Unternehmenswissen der WM-Anwendung Instandhaltungsmanager und Schweißer, die oftmals außerhalb der Büroumgebung arbeiten.
    Dieser Trend wird sich weiter verstärken und Anwendungen zum Wissens- und Dokumentenmanagement müssen dem angepasst werden, um den Experten im Außendienst zu folgen.

Ausblick

Heute nutzen alle 800 Mitarbeiter von Serimax die WM-Anwendung, um auf technische und qualitätsrelevante Dokumente wie Benutzerhandbücher, Wartungshandbücher, Einführungsleitfäden, technische Verfahren und Datenblätter zuzugreifen, und diese zu teilen, hinzuzufügen und mit Kommentaren zu versehen. Die nächsten Schritte umfassen die Integration anderer Dokument-Datenbanken in diese Stütze des Unternehmens.