Das IT-Team der Bank arbeitete monatelang an der internen Entwicklung einer entsprechenden Lösung, bis es feststellte, dass diese Aufgabe viel zu zeitaufwändig, teuer und komplex war. Zu diesem Zeitpunkt bat man Nuxeo um Hilfe.

Milliarden Dokumente in unzähligen Systemen

Aufgrund ihrer mehreren hundert Filialen und über 20.000 Mitarbeiter weltweit stand die Bank unter großem Druck, die Bedürfnisse von mehr als 14 Millionen aktiven Kunden zu befriedigen. Die Organisation erzeugte eine unglaubliche Menge Kundeninformationen (darunter Verträge, Kontoauszüge, E-Mails, SMS-Benachrichtigungen und vieles mehr), deren Zahl man auf mehr als 2,5 Milliarden schätzte. Eines der Probleme war jedoch, dass es sich bei vielen um Duplikate handelte, die in verschiedenen Systemen und Abteilungen und unterschiedlichen Plattformen für die Inhaltsverwaltung gespeichert wurden. Im Laufe der Zeit verschlimmerte auch das schnelle Wachstum der Bank dieses Problem.

Das veraltete Inhaltsverwaltungssystem der Bank war nicht mehr dazu in der Lage, die wachsende Zahl Dokumente und gleichzeitiger Zugriffe durch Benutzer zu bewältigen. Die Bank stand vor der Aufgabe, ihr Geschäft zukunftssicher gestalten zu müssen, und benötigte hierfür eine skalierbare Plattform, die aus verschiedensten Silos stammende Informationen vernetzen konnte und somit zu einer zentralen Anlaufstelle für Daten würde.

Zunächst versuchte die Bank, intern eine neue Inhaltsverwaltungslösung zu entwickeln, doch aufgrund des fehlenden Fachwissens und der sich verschiebenden Prioritäten wuchsen die Kosten ins Unermessliche und die Bereitstellung verzögerte sich mehr und mehr. Schon bald war den Führungskräften klar, dass dieser Ansatz nicht haltbar war. Somit entschied man sich schließlich für die Content-Services-Plattform (CSP) von Nuxeo.

Nuxeo: ein agiler Ansatz für Dokumentenmigration und Compliance

Bevor man sich jedoch letztendlich für die Nuxeo Platform entschied, holte die Bank unterschiedliche Angebote ein, darunter von Alfresco und Sharepoint, aber auch für veraltete Enterprise-Content-Management-(ECM-)Systeme. Die Bank wählte Nuxeo, weil die Plattform über ein flexibles Metadatenmodell verfügt, das die Migration der über 2,5 Milliarden Dokumente der Bank in die Plattform schnell und einfach gestaltet. Dank der leistungsstarken Nuxeo-API ließ sich die Plattform zudem nahtlos mit der vorhandenen Benutzeroberfläche verknüpfen, um eine bessere Kundenerfahrung zu bieten und dabei die Abgrenzung von der Konkurrenz nicht zu gefährden.

Zudem unterstützte die Nuxeo Platform die Bank bei der Umsetzung immer strengerer Konformitätsanforderungen, darunter auch denen der DSGVO. Zu neuen Regeln gehören Audit- und Sicherheitsvorschriften, die Investoren schützen und finanzielle Stabilität, Zuverlässigkeit und Transparenz gewährleisten sollen. Finanzdienstleister sind nun dazu verpflichtet, wichtige Unterlagen und Informationen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und riskieren empfindliche Strafen und Geldbußen, falls diese Vorschriften nicht eingehalten werden. Außerdem muss das Unternehmen auch schnell auf individuelle Anträge auf die Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten reagieren können.

Damit die Bank diese Anforderungen erfüllen und Strafen vermeiden kann, musste sie ihre Informationsverwaltungssysteme und -prozesse optimieren und ein zuverlässiges Audit-System erstellen, um Anfragen verfolgen und umfassende Berichte für Anträge auf Auskunft über personenbezogene Daten erstellen zu können.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der für Nuxeo sprach, war die schnelle Reaktionszeit des Nuxeo-Teams. Als die Bank sich erstmals an Nuxeo wandte, erhielten die Mitarbeiter fast sofort eine Antwort auf ihre Anfrage sowie in frühen Phasen des Projekts umfassende Erläuterungen zu wichtigen Punkten. Die Interaktion mit einem erfahrenen, reaktionsschnellen Team, das über die Fachkenntnisse eines alteingesessenen Technologieunternehmens und die Reaktionsgeschwindigkeit eines Startups verfügte, festigte die Entscheidung der Bank für uns als Technologieanbieter zusätzlich.

Der alles entscheidende Faktor war jedoch die moderne Open-Source-Plattform von Nuxeo, die es dem IT-Team der Bank ermöglicht, bei der Entwicklung und Bereitstellung neuer Anwendungen agiler zu arbeiten. Das Unternehmen wünschte sich eine Lösung, die es bei digitaler Transformation unterstützt, und sah schnell ein, dass veraltete ECM-Lösungen für dieses Ziel nicht das richtige Hilfsmittel sind.

Zukunft voller automatisierter Prozesse und intelligenter Inhaltsverwaltung

Heute nutzt die Bank Nuxeo hauptsächlich als Hilfsmittel für Informationsverwaltung, Sicherheit und Herausforderungen im Bereich Schutz von Kundendaten. Die Plattform ermöglicht die umfassende Vernetzung von Inhalten, die in unterschiedlichsten Systemen und Repositorys gespeichert sind. Sie basiert auf Cloud-nativer Architektur, sie sich überall problemlos bereitstellen und effizient skalieren lässt. Außerdem bietet sie robuste Funktionen für die Verwaltung von sowohl textbasierten als auch nicht textbasierten Inhaltsarten wie Audio und Video.

Mit Blick auf die Zukunft entwickelt die Bank derzeit eine neue Anwendung mit neuen Mapping-Funktionen, die auf den intelligenten Inhaltsverwaltungsfunktionen von Nuxeo aufbauen. Kunden werden künftig Kontoauszüge auf ihren Mobiltelefonen abrufen können und das System sammelt automatisch alle Daten und stellt diese für den Benutzer individuell dar. Neben Dokumenten arbeitet die Bank zudem an einer aktualisierten Identifikationslösung, die es Kunden ermöglicht, einfach ein Foto des eigenen Passes, Ausweises, Führerscheins oder einer Gas-/Strom-/Wasser-/Internetrechnung hochzuladen, um ihre Daten automatisch über alle Banksysteme hinweg zu aktualisieren.

Eine der größten Herausforderungen der Inhaltsverwaltung war es schon immer, dass das Hinzufügen von Inhalten sich sehr arbeitsintensiv gestalten kann. Aus diesem Grund beginnt Nuxeo in Kürze damit, gemeinsam mit der Bank künstliche Intelligenz (KI) zu nutzen und eine trainierbare Engine für das Extrahieren von Metadaten zu erstellen. Durch die Verknüpfung von Inhalten mit Metadaten wird die Bank dazu in der Lage sein, Prozesse zu automatisieren, durch die das System mit neuen Inhalten versorgt wird.

In der modernen Finanzbranche wettbewerbsfähig bleiben zu können ist eine wahre Herausforderung - dank Nuxeo konnte die Bank jedoch endlich die Weichen für die Entwicklung einer Inhaltsplattform der nächsten Generation stellen, die sie für die Erfüllung der Ansprüche moderner Kunden und geschäftlicher Anforderungen benötigt. Nuxeo bietet Grundlagentechnologie an, mit deren Hilfe all diese Hindernisse überwunden werden können, die Geschäftsabläufe effizienter gestaltet und zur Entwicklung der Geschwindigkeit, Agilität und Flexibilität beiträgt, die für innovative Dienste und Produkte benötigt werden, die der Bank wieder um zum Erfolg verhelfen werden - sowohl in der Gegenwart als auch in der Zukunft.