Vilogia, eine Immobiliengesellschaft, hat sich 2009 für die Verwendung von Nuxeo entscheiden. Das Unternehmen suchte nach einer Unternehmenslösung für die Verwaltung aller Content an einem zentralen Speicherort. Die Lösung musste webbasiert sein und Java verwenden, um einige unternehmenseigene Plattformen (Windows, AS400, Linux) zu unterstützen.
Es gab zwei vorrangige Anwendungsfälle:

  • Dokumente mussten zwischen Mitarbeitern verschiedener Projekte geteilt werden - ein gängiger Anwendungsfall für die Verwaltung von Content in Unternehmen
  • Es wurde eine Plattform für die Speicherung von Dokumenten im Backend für eine Reihe von Anwendungen benötigt
    Nach der Erstellung einer Machbarkeitsprüfung, die die Erfüllung beider Nutzungsfälle durch Nuxeo und einer anderen ECM-Lösung bestätigte, erwies sich Nuxeo als einfacher zu erweitern und griff weniger in bestehende Prozesse ein.
    Vilogia bevorzugte bereits in der Vergangenheit Open Source-Lösungen. Das Unternehmen verwendet Liferay für sein Intranet und Joomla! fürs Internet - Nuxeo war die perfekte Ergänzung. Tatsächlich unterstützt Nuxeo Studio 90 % der Anforderungen durch die Erweiterung von Dokumenttypen und die Einführung von Automatisierungs-APIs.
    Ursprünglich führte Vilogia Nuxeo für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ein. 2013 begann das Unternehmen mit der Entwicklung der ersten eingebetteten Anwendungen.
    Hier sehen Sie drei Bereiche, in denen Vilogia Nuxeo aktuell nutzt.

CRM-Integration

Die Ausgangssituation

2013 eröffnete Vilogia ein neues Call Center und integrierte die bisherigen Call Center-Aktivitäten und Mitarbeiter in das eigene Unternehmen. Das Unternehmen führte eine kommerzielle CRM-Anwendung ein, die Kunden in einer einzigen Ansicht anzeigte. Darüber hinaus wurde ein Ort für die Speicherung von Kundendokumenten benötigt, auf den über das CRM zugegriffen werden konnte.
Die Dokumente hätten über ein Dateisystem gespeichert werden können, was jedoch keine Funktionen wie die Indexierung und Workflows enthalten und keinen Benutzerzugriff auf Dokumente über das CRM ermöglicht hätte.
Obwohl das CRM eine kommerzielle und geschlossene Lösung war, war es web- und Java-basiert und konnte einfach mit der Vaadin E-Mail-Lösung verbunden werden, die von Vilogia entwickelt wurde. Der nächste Schritt war die Integration von Nuxeo für die Speicherung von Dokumenten.

Die Herausforderungen

Die Speicherung von Dokumenten war einfach. Nuxeo musste jedoch auch Dokumente im Namen der Vaadin E-Mail-App abrufen, alle E-Mails herunterladen, diese indexieren und zum CRM weiterleiten, um weitere Informationen für ihre Verarbeitung zu erhalten (eingehende E-Mails besitzen normalerweise nicht alle Informationen, um die Zuordnung zu einem Kunden zu ermöglichen).
Da mehrere unterschiedliche Anwendungen miteinander integriert werden mussten (CRM, Nuxeo, Vaadin E-Mail-Generator), musste Vilogia eine einfache und doch effiziente Architektur erstellen, die alle Anwendungsfälle erfüllen konnte.
Obwohl es sich nicht speziell um eine Aufgabe von Nuxeo handelte, half Nuxeo bei der starken Vereinfachung der Architektur, indem standardisierte Automatisierungsschnittstellen bereitgestellt wurden, die von allen Entwicklern genutzt werden konnten.

Die Ergebnisse

Der größte qualitative Nutzen für Vilogia bestand in verbesserten Kundenbeziehungen. Mitarbeiter im Call Center standen einheitlichere Daten und der gesamte Informationsaustausch mit dem Kunden auf einem einzigen Bildschirm zu Verfügung.

Roadmap

Das Call Center von Vilogia erhält zwei Arten von Anrufen: kommerzielle Belange (Verträge, Gebühren usw.) und technische Belange (Probleme von Hausbesitzern). Die aktuelle Lösung unterstützt die kommerziellen Anrufe und mit dem nächsten Schritt sollen technische Anrufe unterstützt werden. Allerdings gibt es für kommerzielle Anrufe nur etwa 20 verschiedene Anwendungsfälle, während es bei technischen Anrufen hunderte sind (z. B. Lecks, Risse an Wänden usw.). Das CRM muss mit dem ERP-System integriert sein, das die technischen Details jeder Vermietung verwaltet (Anzahl der Zimmer, Fenster, Waschbecken, Badewannen usw.), um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter im Call Center die richtigen Angaben besitzt.

Nuxeo GUI

Die Ausgangssituation

Die Standardschnittstelle von Nuxeo ist sehr umfangreich und kann für Menschen ohne technischen Hintergrund äußerst komplex sein. Viele Anrufer wollten lediglich Dokumente einsehen. Nuxeo wurde auch zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten mit externen Personen verwendet.
Deshalb waren einfache Links/Anmeldedaten für die Zusendung an Anrufer erforderlich, die ohne zusätzliches Training Zugang zu Dokumenten boten. Vilogia entschied sich für die Entwicklung einer einfachen Schnittstelle zum Teilen, Ansehen und Suchen von Dokumenten.

Die Lösung

Dazu implementierte Vilogia eine Vaadin-Webanwendung und verwendete die Automatisierung von Nuxeo.

Die Herausforderungen

Da die Automatisierungsschnittstelle von Nuxeo für diese Art der Anwendung ausgelegt ist, entstanden keine größeren Probleme. Die
größte Herausforderung für Vilogia bestand in der Entwicklung einer benutzerfreundlichen Schnittstelle, die gut auf Tablets lief.

Die Ergebnisse

Die Einführung dieser einfachen Webanwendung konnte die Zahl der Anrufe bei der Hotline drastisch reduzieren, da die Navigation und die Suche nach Dokumenten in einer Standardansicht sehr einfach waren.

Roadmap

Auch wenn es verlockend wäre, das Hochladen/Ändern von Dokumenten zu ermöglichen, möchte Vilogia nicht die gesamte Nuxeo-Schnittstelle umschreiben. Möglicherweise gibt es Pläne, die Navigation und Suche zu verbessern, aber die Anwendung erfüllt genau ihren Zweck- den einfachen Zugriff auf Dokumente, die in Nuxeo gespeichert sind.

Suchapp Google-Lite

Die Ausgangssituation

Nuxeo speichert über 28.000 Dokumente, weshalb Vilogia eine themenbezogene Suche in Nuxeo und eine schnellere visuelle Erkennung der gesuchten Dokumente unterstützen wollte. Die Suche sollte durch die Integration von Apache SolR für die Verarbeitung von Snippets der Suche in Google
ähneln.

Die Herausforderung

Zu Beginn des Projekts wusste Vilogia nicht, ob dies umsetzbar war, und machte sich Sorgen, zu tief in den Quellcode von Nuxeo eindringen zu müssen, was zu hohe Kosten verursacht hätte.
Trotzdem glaubte das Unternehmen an eine erfolgreiche Umsetzung. Die größte Herausforderung lag also darin, herauszufinden, wo der benutzerdefinierte Code eingefügt werden musste, um eventuelle Auswirkungen möglichst zu vermeiden. Das Unternehmen wollte außerdem ein Plug-In, das einfach ein- und auszuschalten war.

Die Ergebnisse

Zur Umsetzung des Projekts wurden die richtigen Erweiterungspunkte gesucht und PageProvider mit SolRQuery DocPageProvider überschrieben, einem Display-Widget von Nuxeo mit 4-5 Seitenanbietern. Es war eine angenehme Überraschung, dass nur wenig Arbeit erforderlich war und das Projekt so innerhalb von drei Tagen fertiggestellt werden konnte.
Die Lösung wird Ende 2013/Anfang 2014 freigegeben.

Die Roadmap

Für die Suchapp Google-Lite gab es sehr spezielle, zielgerichtete Anforderungen. Derzeit kann die Standardanzeige von einem Absatz auf 2-3 Absätze erweitert werden. Vilogia wird neue technische Anforderungen wie die Indexierung verschiedener Dokumenttypen untersuchen, deren Indexierung über Apache SolR schwierig ist (etwa AutoCAD-Dokumente).

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CRM-Integration

  • Integration mit CRM, Vaadin
  • 150 Anwender
  • 21.000 Dokumente (9 GB) Einfache Nuxeo GUI
  • Integration mit Vaadin
  • 1.200 Anwender
  • 28.000 Dokumente (30 GB) Suchapp Google-Lite
  • Integration mit Apache SolR
  • 1.200 Anwender
  • 28.000 Dokumente (30 GB)

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