El equipo técnico interno del banco trabajó durante meses para desarrollar una solución interna antes de darse cuenta de que la tarea requería mucho tiempo, era costosa y compleja. Fue entonces cuando recurrieron a Nuxeo en busca de ayuda.

Miles de millones de documentos en varios sistemas

Con cientos de sucursales y más de 20 000 empleados en todo el mundo, el banco tenía muchas presiones para satisfacer las necesidades de más de 14 millones de clientes activos. La organización generó una cantidad masiva de información de clientes (es decir, contratos, estados de cuenta, correos electrónicos, mensajes SMS, etc.), que se estimaron en más de 2 500 millones de documentos. Uno de los problemas era que muchos de estos eran duplicados almacenados en múltiples sistemas y departamentos en varias plataformas de gestión de contenido. El rápido crecimiento del banco exacerbó aún más este problema a medida que pasaba el tiempo.

El sistema de gestión de contenido antiguo del banco ya no podía administrar de manera fiable el creciente volumen de documentos y usuarios simultáneos. Debía preparar su negocio para el futuro con una plataforma ampliable que pudiera conectar información desde silos y proporcionar una única fuente fiable.

Inicialmente, el banco intentó diseñar otro sistema de gestión de contenido, pero la falta de conocimiento del dominio y las prioridades cambiantes produjeron costes crecientes y demoras continuas. El equipo de liderazgo del banco pronto reconoció que este enfoque era insostenible y pasó a usar la plataforma de servicios de contenido (CSP) de Nuxeo.

Nuxeo: Un enfoque ágil para documentar la migración y el cumplimiento

Antes de elegir la plataforma Nuxeo, el banco consideró varias propuestas, incluidas Alfresco y Sharepoint, así como sistemas tradicionales de gestión de contenido empresarial (ECM). El banco eligió Nuxeo porque proporcionaba un modelo de metadatos flexible que permitía migrar rápidamente y con facilidad los últimos 2 500 millones de documentos antiguos del banco a su plataforma. Gracias a las capacidades de la API de Nuxeo, también podrían conectarse sin problemas con su interfaz de usuario existente para proporcionar una experiencia superior al cliente y mantener la diferenciación competitiva.

Además, la plataforma Nuxeo ayudó al banco con requisitos de cumplimiento normativo cada vez más estrictos, como la GDPR. Las nuevas reglas incluyen normas de auditoría y seguridad diseñadas para proteger a los inversores y garantizar la estabilidad financiera, la responsabilidad y la transparencia. Las organizaciones de servicios financieros ahora están obligadas a mantener registros e información vital durante un período de tiempo designado, por ejemplo, y están sujetas a fuertes multas y sanciones si no lo hacen. También se les exige que respondan con rapidez a las Solicitudes de acceso al sujeto (SAR) individuales.

Para cumplir con estos requisitos y evitar sanciones, el banco debía optimizar sus sistemas y procesos de gestión de la información, y crear un sistema de auditoría fiable para rastrear solicitudes y entregar informes exhaustivos de SAR.

Otra consideración importante al elegir Nuxeo fue la capacidad de respuesta del equipo de Nuxeo. Cuando el banco contactó inicialmente con Nuxeo, los miembros del equipo recibieron una respuesta a su consulta casi de inmediato, incluida la recepción de respuestas detalladas a preguntas de las primeras etapas del proyecto. Ver a un equipo experimentado y receptivo con habilidades empresariales y velocidad de “arranque” reforzó la elección del proveedor de tecnología para el banco.

Pero el factor decisivo fue la moderna plataforma de código abierto de Nuxeo, que permite que el equipo técnico del banco sea más ágil en su modo de desarrollar e implementar nuevas aplicaciones. Querían una solución que ayudara a impulsar la transformación digital y se dieron cuenta rápidamente de que las soluciones de ECM tradicionales no podían llevarles a donde querían llegar.

Un futuro de procesos automatizados y gestión inteligente de contenidos

Actualmente, el banco utiliza Nuxeo principalmente como una herramienta para abordar los desafíos de gestión de información, seguridad y privacidad de datos de clientes. La plataforma proporciona una amplia conectividad a contenido que se aloja en una variedad de diferentes sistemas y repositorios. Se basa en la arquitectura nativa de la nube, que se puede implementar fácilmente en cualquier lugar y se amplía de manera eficiente. Proporciona capacidades sólidas para administrar tanto los tipos de contenido de texto como los que no lo son, como audio y vídeo.

De cara al futuro, el banco está desarrollando una nueva aplicación con funciones de mapeo mejoradas que aprovechan las capacidades de gestión de contenido inteligente de Nuxeo. Los clientes podrán ver una declaración en sus dispositivos móviles y el sistema destacará automáticamente todos los datos relevantes y los presentará de manera personalizada para cada usuario. Aparte de los documentos, el banco también trabaja en una función de identificación actualizada que permite a los clientes cargar simplemente una imagen de su pasaporte, permiso de conducir o factura de servicios públicos y actualizar automáticamente toda su información personal en todos los sistemas del banco.

Uno de los desafíos clave de la gestión de contenido siempre ha sido la laboriosidad que conlleva el agregar contenido. Por ello, Nuxeo pronto comenzará a trabajar con el banco para aprovechar las tecnologías de inteligencia artificial (AI) y crear un motor entrenable para la extracción de metadatos. Al aplicar metadatos al contenido, el banco puede comenzar a automatizar los procesos mediante los cuales se agrega contenido nuevo al sistema.

Competir en la industria actual de servicios financieros es un desafío, pero gracias a Nuxeo, el banco finalmente ha llegado a un punto de inflexión en el camino hacia el desarrollo de la plataforma de contenido de última generación que necesita para satisfacer las demandas de clientes y negocios de la nueva era. Nuxeo proporciona una tecnología básica que les permite superar esos obstáculos, agudizar las eficiencias operativas y desarrollar la velocidad, agilidad y flexibilidad necesarias para ofrecer servicios y productos innovadores que, en última instancia, permitirán al banco prosperar, tanto ahora como en el futuro.