Imaginez la scène. 5 janvier 2017. Tout le monde revient au travail après les fêtes et s'attend à passer quelques jours tranquilles pour se remettre des vacances. Et là, paf. Des articles sur « La mort de l'ECM » commencent à fleurir sur Internet.

Beaucoup ont cru à une blague, à des "fake news" si on veut. Et puis tout le monde a réalisé que Gartner était à l'origine de l'annonce. Wow.

Alors que les choses se tassent, la communauté de l'ECM commence à ressentir, et à afficher, toute la palette d'émotions qui accompagnent généralement la mort de quelqu'un de spécial : incrédulité, deuil, colère et déni pour n'en citer que quelques-uns.

Un expert du marché que l'on ne nommera pas se souvient avoir pensé « Mais pour qui se prennent-ils pour dire que l'ECM est mort ? Je travaille dans ce milieu depuis 20 ans. [Nous] avons évoqué la "mort de l'ECM" dès 2012. Et nous avons toujours exposé nos raisons. Ils n'avancent aucune explication. »

Alan Pelz-Sharpe de Deep Analysis Group est un peu plus pragmatique : « Quand j'ai lu l'article de blog original, j'ai compris qu'ils voulaient faire du bruit et bouger les choses. Je le respecte, cependant je ne suis pas sûr qu'ils étaient vraiment préparés aux conséquences de cette annonce. En fait, ils ont explicitement annoncé vouloir tuer le terme ECM. »

Le début de l'année 2017 fut donc bien animé. Pourquoi Gartner a-t-il jugé nécessaire de tuer un terme implanté depuis plus d'une décennie, et pourquoi la communauté a-t-elle réagi avec autant de véhémence ? Pour répondre à ces questions, nous devons faire un bond dans le temps.

Qu'est-ce que l'ECM ?

Si vous êtes en train de lire ce blog, il est fort probable que vous ayez déjà entendu parler d'ECM, ou Enterprise Content Management (gestion de contenu d'entreprise). Le terme ECM a été inventé par l'AIIM au début des années 2000 et constituait une évolution naturelle du concept de "Document Management" (Gestion documentaire), qui prévalait dans les années 80 et 90.

L'AIIM définissait alors l'ECM comme « [...]les stratégies, méthodes et outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et distribuer les contenus et documents associés aux processus organisationnels. »

Pelz-Sharpe ajoute que « [l'ECM est un] concept utilisé au début des années 2000 pour décrire une plateforme de gestion de contenus adressant la gestion des archives, les workflows, bibliothèques ansi que la génération de documents. Peu de gens les ont vraiment exploité au maximum, mais le terme est resté. »

Le défi était de faire évoluer le terme, même si, honnêtement, il n'a jamais eu de réel écho au sein du monde des affaires. Il paraissait ne pas vraiment faire honneur à ce que la communauté essayait de faire en matière d'organisation des informations et des documents.

Marko Sillanpaa de Simflofy est du même avis : « Je ne suis pas certain que le concept ait été compris en dehors des milieux spécialisés. Le lauréat de l'édition 2016 du World Paper Free Day d'AIIM a même déclaré n'avoir jamais entendu le terme avant de participer à la conférence AIIM en 2017. »

Mais que les gens connaissent le terme ou non, le besoin de décrire ces systèmes de gestion du contenu à l'échelle de l'entreprise existait bel et bien. C'est ainsi que l'ECM est né. Jusqu'à ce que Gartner décide de le tuer.

Mais qui a tué le roi ?

Chris Walker d'e-Wave Solutions avance que « [l'ECM n'est pas] une technologie, une méthodologie ou un ensemble de processus. C'est plutôt... Un état d'esprit ou une structure conçus pour faire parvenir les bonnes informations aux bonnes personnes, au sein d'un contexte et d'une période appropriés. [Le tout, facilité] par des outils et des processus permettant de capturer, gérer, stocker, préserver et distribuer l'information. »

Sillanpaa ajoute également « les organisations gèrent leurs documents pour une bonne raison. Je pense que les éditeurs d'ECM l'ont un peu oublié. La gestion des contenus n'implique plus les mêmes solutions clés en main que dans les années 90. Cela fait partie de quelque chose de plus grand. »

L'ECM ne se composait pas d'une solution unique. En réalité, la plupart des organisations disposaient de plusieurs solutions ECM, souvent une par service. Ces nombreuses solutions étaient complètement déconnectées, avec des structures et des langages différents (absence de taxonomie permettant d'uniformiser les termes utilisés) et divers niveaux de fonctionnalité. Au delà d'un véritable défi d'un point de vue informatique, cette situation rendait quasiment impossible la création de référentiels uniques (doublons, versions différentes), ce qui était pourtant à l'opposé des arguments de vente avancés.

Un nouveau concept a alors commencé à se dessiner, passant du statut de serviteur à celui de maître. Un monde où les éditeurs de logiciels et les solutions d'entreprise fonctionneraient main dans la main, chacun apportant sa pièce du puzzle.

Une perspective peu encourageante pour de nombreux éditeurs traditionnels, bien implantés sur le marché et habitués à le dominer. Sillanpaa ajoute non sans une pointe d'humour, « on revient un peu à la réalité quand on se rend compte que notre industrie devient un service. »

Mais l'évolution est sans doute nécessaire.

Le terme ECM et son marché n'ont jamais atteint les mêmes niveaux de notoriété que les solutions de CRM ou d'ERP. Ces deux types d'applications adressent des besoins opérationnels spécifiques, utilisant les termes utilisés par leurs utilisateurs finaux et en y répondant de manière très eficace. L'ECM a toujours dû lutter avec son propre langage, ses banques d'informations propriétaires et des interfaces utilisateurs souvent horribles. Par ailleurs, il n'a jamais vraiment compris qu'il faisait partie d'un écosystème de solutions bien plus vaste.

L'avènement d'un nouveau roi

Gartner était visiblement convaincu qu'une évolution progressive n'était pas la solution et qu'il fallait tuer l'ancien roi pour en couronner un nouveau : Content Services. (Je vous le concède, ça fait très "Game of Thrones".)

Le terme Content Services (ou services de contenu) est bien plus générique que l'ECM et couvre une large palette de technologies : outils d'EFSS (services de partage et de synchronisation de fichiers), services de fédération et de migration de contenus (parfois appelés ETL, pour "Extract", "Transform" et "Load") et technologies d'ECM classiques de capture, classification, gestion de workflows et gestion documentaire.

Pour beaucoup, il s'agit plus d'une évolution que d'une révolution. Pelz-Sharpe explique à ce sujet : « Je pense que nous avons assisté à la naissance du terme Content Services, même si la plupart de ces services de contenus étaient déjà présents depuis un moment et que beaucoup d'autres vont faire leur entrée sur le marché dans les années à venir. Il s'agit donc d'une progression naturelle, une progression qui comprend de nombreuses technologies. Et c'est une bonne chose... motivée par les acteurs qui achètent depuis des années ces solutions de services de contenus (qu'ils utilisent cette terminologie ou non). »

Cette évolution, ou progression naturelle, s'accompagne également d'exigences liées à cette nouvelle génération de solutions.

Premièrement, elle implique de s'appuyer sur une plateforme, une sorte de chef d'orchestre. Ce chef d'orchestre doit connaître la nature du contenu, savoir où il se trouve, qui peut y accéder, et comment le partager. Et l'analogie est mûrement réfléchie.

Le chef d'orchestre n'est pas un pianiste, un violoniste ou un percussionniste. Son rôle est de diriger tous les musiciens ou, dans notre cas, de savoir quelles ressources sont disponibles, comment les gérer et comment les associer entre-elles pour proposer un résultat efficace à l'utilisateur final. Et pour que l'alchimie opère vraiment, le chef d'orchestre doit travailler avec des musiciens talentueux, et des musiciens qui connaissent le morceau qu'ils vont jouer. Inutile d'essayer de jouer un concerto pour cuivres si vous n'en avez aucun dans votre orchestre...

Et c'est l'une des caractéristiques principales d'une plateforme de services de gestion de contenus moderne. Tous les instruments (ressources, processus et interfaces utilisateur) dont une organisation a besoin sont éparpillés dans divers endroits et au sein de systèmes différents. Une plateforme de services de contenus doit être en mesure de rassembler ces éléments et de faciliter leur connexion pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Comme l'indique Chris Walker, « les solutions et plateformes de gestion de contenus ECM sont simplement en train de [devenir] des composantes de solutions professionnelles globales. »

Mais alors, l'ECM est-il vraiment mort ?

Pelz-Sharpe propose une vision intéressante : « J'ai fini par comprendre que ce sont les acheteurs qui définissent le marché, pas les analystes. Le marché de l'ECM vaut actuellement 3 milliards de dollars, donc il est difficile de parler de sa mort, ou même de son déclin. »

Le cabinet Gartner s'est-il trompé ou a-t-il simplement écouté le marché ?
Dans tous les cas, deux choses sont certaines :

  • la position de l'ECM dans le paysage actuel évolue. On peut dire que la gestion de contenu abandonne petit à petit son statut de musicien solitaire pour integrer un orchestre. Walker ajoute « les éditeurs réalisent que les produits qu'ils proposent sont bien plus performants en arrière-plan, avec un rôle structurel. Ils sont efficaces pour distribuer le contenu aux utilisateurs et aux systèmes qui en ont besoin. »
  • les anciens éditeurs de gestion de contenus vont avoir du mal à s'adapter à ce nouvel ordre, sauf s'ils évoluent de manière radicale et rapide.

Les plateformes de services de contenus connectées offrant un accès aux contenus de différents référentiels, ne peuvent pas s'appuyer sur des systèmes conçus avant l'ère SMAC (social, mobile, analytique et Cloud). De nombreuses solutions ECM sont sur le marché depuis plus de 10 ans et doivent complètement revoir leur architecture pour pouvoir rivaliser avec les solutions modernes.

Par ailleurs, le volume de ressources et d'informations à gérer connaît une croissance exponentielle et les plateformes de services de contenu doivent être capables de gérer des milliards de documents et d'interactions (utilisateurs ou machines). Là encore, les organisations vont privilégier les éditeurs en mesure de proposer des architectures Cloud flexibles et les technologies associées (par exemple Elasticsearch).

2018 - Un an plus tard

2018 arrive à grands pas et près de 12 mois se sont écoulés depuis l'annonce officielle de la mort de l'ECM. Mais la volonté de s'appuyer sur une solution capable de connecter les données, les informations, les ressources, les utilisateurs et les processus entre eux reste forte.

Savoir gérer l'information reste essentiel et cela sera toujours le cas, c'est un cycle continu. Comme l'indique Chris McLaughlin de Nuxeo « C'est la nature même de la technologie de changer et d'évoluer ». La manière de gérer les contenus peut légèrement changer, avec une importance accordée à l'accès aux ressources, la flexibilité Cloud ou encore la démocratisation de l'automatisation et de l'intelligence artificielle. Mais, le fait est que, nous aurons toujours besoin de solutions nous permettant de gérer nos contenus de manière simple, sécurisée et efficace.

2018 promet d'être une année charnière.

Les éditeurs de plateformes de services de contenu modernes vont prendre le dessus sur les éditeurs d'ECM traditionnels, que ce soit en termes de fonctionnalité, de connectivité, de prix ou de facilité d'utilisation. C'est ce qui ressort des rapports "Magic Quadrant" de Gartner, et d'autres analystes vont suivre. Mais, plus important encore, le marché confirme cette tendance. La promesse de solutions qui répondent aux véritables problèmes organisationnels sans nécessiter de coûteuses migrations, formations ou maintenances est effectivement séduisante.

Les plateformes de services de contenus peuvent-elles réussir là où l'ECM a échoué ? Avons-nous finalement atteint un point où la gestion connectée et intuitive de l'information va devenir la norme ? Seul le temps le dira, mais personnellement, j'en suis convaincu.