Le mois de janvier s’est envolé et, avec lui, la plupart des bonnes résolutions prises pour la nouvelle année. Perdre du poids, passer plus de temps en famille, faire du bénévolat, etc.
Le problème avec les résolutions, c’est qu’elles semblent faites pour ne pas être tenues. Ainsi, chaque année, les salles de sport voient arriver une foule de nouveaux membres en janvier. Six mois plus tard pourtant, la plupart ont abandonné.
Pour les entreprises qui jugent nécessaire d’investir dans de nouveaux systèmes et processus afin d’améliorer leur gestion de l’information, la situation est plus ou moins similaire. Comme pour les bonnes résolutions, les résultats sont rarement au rendez-vous.
Alors, comment s’assurer que ces résolutions se transforment en actions concrètes ?
Des résultats moteurs
Pour la majorité d’entre nous, ces résolutions doivent s’accompagner de résultats tangibles, ou de changements. Dans le cas contraire, quel est l’intérêt d’initier une transformation ? Mais modifier les habitudes et les comportements requiert du temps et de la volonté. Voici quelques pistes pour améliorer rapidement votre gestion de l’information.
Résolution 1 : Connectez vos données
L’arrivée des bases de données relationnelles a fait prendre conscience que les informations étaient connectées et reliées entre elles. Spoiler alert : c’est encore plus vrai aujourd’hui, avec des technologies omniprésentes et des ressources numériques plus nombreuses que jamais.
S’il était historiquement difficile de connecter nos systèmes aux différents espaces de stockage de l’information, l’avènement des plateformes de services de contenu permet de réaliser des progrès considérables en la matière. Grâce aux nouvelles technologies open source, au Cloud et aux content services architectures personnalisables, les plateformes de services de contenu modernes s’intègrent en toute simplicité aux systèmes existants pour proposer une vision à 360 degrés des contenus.
En connectant vos ressources, vous pouvez désormais accéder à votre documentation depuis votre CRM ou doter votre solution de gestion des sinistres d’un moteur de classification automatique basé sur Google Vision. Et cerise sur le gâteau, les plateformes de services de contenu modernes offrent un retour sur investissement plus rapide et des bénéfices immédiatement quantifiables.
Résolution 2 : Concentrez-vous sur la solution, pas sur la technologie
Ce vieil adage dans le domaine de la gestion de l’information n’a jamais été aussi pertinent. Dans notre métier, beaucoup sont des passionnés de technologie qui adorent développer de nouvelles solutions technologiques. Mais soyons honnêtes, votre solution capable de connecter plusieurs sources de données, de s’intégrer à un service web en temps réel pour inclure des données GIS et d’afficher les résultats via une API REST risque fort de ne pas intéresser votre responsable financier.
Transformez plutôt ce méli-mélo technologique en système de gestion des process de facturation. Vous serez immédiatement accueilli en héros !
Bonne nouvelle, cela n’a jamais été aussi simple qu’aujourd’hui. Les plateformes de services de contenu modernes, flexibles et ouvertes permettent aux entreprises de configurer facilement leur propre solution de gestion de l’information et créer un pont entre les informations connectées, les processus et les utilisateurs.
Résolution 3 : Misez sur l’automatisation grâce à l’IA
L’intelligence artificielle a fait son apparition dans les années 1950 et a connu des hauts et des bas. Aujourd’hui, elle semble enfin tenir ses promesses par l’intermédiaire de services facilitant la gestion de l’information.
La classification automatique des documents est un secteur en pleine expansion grâce aux algorithmes capables d’identifier l’information (nom du client, référence d’une commande, etc.) au sein de divers documents. Sur cette tâche peu intéressante et répétitive, le taux d’efficacité de l’IA dépasse même la classification manuelle, que ce soit pour des formulaires commerciaux ou des ressources multimédia telles que les images et les vidéos. Alors que les organisations s’appuient de plus en plus sur ces types de ressources, l’utilisation de l’IA peut donc s’avérer très intéressante.
Bien plus, ces technologies sont de plus en plus accessibles : les services web des géants du Cloud tels que Google et Amazon se connectent désormais aux solutions de gestion de l’information, permettant de traiter et d’enrichir votre contenu selon vos besoins. Vous bénéficiez ainsi de tous les avantages du Cloud : flexibilité, tarification sur-mesure, implémentation immédiate, etc.
Automatiser les tâches les plus fastidieuses vous permet de vous consacrer à l’essentiel.
Qu’attendez-vous ?
Délaissée et réduite à de l’archivage de documents pendant des années, la gestion de l’information a atteint une étape décisive. Avec le développement des services de contenu, les professionnels du secteur disposent de ressources inédites. La gestion de l’information est arrivée à maturité en associant connaissance des structures, métadonnées, conformité, IA, automatisation, design d’interface, gestion de dossiers et solutions métier.
Il vous suffit désormais de transformer ces trois bonnes résolutions en objectifs concrets. Bonne chance, et n’hésitez pas à nous faire part de votre expérience.