AIIM et le futur de la gestion de contenu : comment répondre aux grands défis qui s'annoncent ? Le Big Content

L’avenir de la gestion de l’information s’annonce radieux. C’est en tout cas ce que la conférence AIIM 2018 AIIM 2018 Conference qui s’est déroulée du 10 au 13 avril à San Antonio laissait présager.
Il y a 12 mois, l’AIIM (Association for Image and Information Management) apportait sa contribution au débat opposant l’ECM (Enterprise Content Management - Gestion de contenu d’entreprise) et les services de contenu (CSP) en introduisant un nouveau terme : Gestion intelligente de l’information. Ils sont même allés jusqu’à renommer leur organisation Association for Intelligent Information Management (Association pour la gestion intelligente de l’information). Ce fut d’ailleurs le thème de la conférence de l’AIIM qui s’est déroulée à San Antonio cette année. Alors à quoi ressemble notre futur ?

L’AIIM et Nuxeo ont récemment mené une enquête portant sur les défis liés à la gestion de l’information rencontrés par les utilisateurs.

L’une des principales conclusions de cette enquête a d’ailleurs été reprise par John Mancini, le président de l’AIIM, dans l’une de ses présentations : la plupart des défis rencontrés aujourd’hui par les organisations sont liés à l’évolutivité. En voici quelques-uns :

• La quantité d’informations que les organisations doivent gérer
• Le rythme auquel ces informations se multiplient
• La multitude d’endroits où réside l’information au sein des entreprises
• La diversification croissante des types de contenu (vidéo, audio, image, etc.)
• L’importance croissante de ces nouveaux contenus.

Une fois rassemblés, ces éléments constituent ce qu’on pourrait appeler le Big Content.

Qu’est-ce que le Big Content ?

On pourrait penser qu’il s’agit simplement du big data appliqué au contenu. Mais pas tout à fait.

Le big data s’apparente vraiment à une technologie. Un ensemble d’outils et de techniques permettant de traiter et d’exploiter d’importants volumes de données. À ses débuts, il s’agissait d’une technologie cherchant à résoudre une problématique ou des cas d’utilisation intéressants.

Le Big Content est bien différent, et ce, pour deux raisons.

1. Le Big Content définit une problématique globale sans pour autant apporter une solution.
2. Alors que très peu de cas d’utilisation s’appliquaient au Big Data, ils définissent au contraire le Big Content et son évolution. En fonction de leurs enjeux, les utilisateurs déterminent leurs objectifs en matière de Big Content et cherchent une solution capable de répondre à ces défis.

Et c’est là tout l’intérêt d’une plateforme de services de contenu (CSP) : répondre aux problématiques du Big Content pour délivrer une gestion intelligente de l’information. Prenons un exemple.

Les problèmes actuels requièrent des solutions actuelles

Pendant longtemps, la gestion de contenu d’entreprise (ECM) promettait de répondre à tous les défis liés à la gestion de l’information. Qu’est-il advenu de cette promesse ? Pour résumer, l’ECM proposait de rassembler l’ensemble des ressources (et les processus associés) d’une organisation au sein d’un système de stockage unique. Ce fut un échec pour plusieurs raisons, la principale était certainement l’omission des données, c’est-à-dire les éléments permettant de donner du contexte au contenu. L’approche privilégiée était de laisser ces données dans les logiciels de CRM et d’ERP (ou toute autre application métier) et de connecter de manière personnalisée chacun de ces systèmes au référentiel de stockage. Certains projets ont été déployés avec succès, mais la plupart ont eu pour conséquence la prolifération de données et silos d’information déconnectés les uns des autres. Résultat, une situation plus que complexe pour les départements IT et des utilisateurs incapables de localiser les informations dont ils ont besoin.

Les CSP offrent une approche différente en proposant des connecteurs standardisés aux systèmes et référentiels externes et en ne requérant pas de migrer l’ensemble du contenu au sein de leur système (même si, de façon assez intéressante, certains éditeurs d’ECM traditionnels présents à la conférence de l’AIIM soutenaient le contraire, mais nous y reviendrons plus tard).

Gérer le contenu où il se trouve permet aux utilisateurs d’accéder à l’intégralité du contenu et des informations dont ils ont besoin à partir d’une plateforme centrale. Les services informatiques bénéficient des investissements réalisés par le passé en disposant désormais d’un accès contextualisé aux données auparavant piégées dans ces systèmes (selon notre enquête, 75 % des organisations déclarent que résoudre ce problème est essentiel pour elles). Par ailleurs, cette approche leur permet de s’affranchir stratégiquement de ces systèmes hérités de façon progressive et contrôlée. Cette flexibilité évite une approche plus brutale (qui est à la fois coûteuse et très risquée) tout en permettant aux entreprises de réaliser des économies de maintenance et de support.

Bien plus, en offrant un accès unifié à l’ensemble des ressources et données au sein des organisations, ces plateformes permettent de résoudre leurs enjeux en terme de gestion d’information en proposant des solutions personnalisées aux utilisateurs. Comment ? Grâce aux outils de développement applicatifs efficaces et prêts à l’emploi proposés par Nuxeo et les autres éditeurs de CSP.

Ces outils offrent un environnement glisser-déposer permettant de créer des solutions connectant contenus, données et processus afin de répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs.

Et cette approche fonctionne dans tous les domaines : gestion des sinistres, intégration RH, gestion de marque, etc. J’ai d’ailleurs entendu lors de la conférence de l’AIIM le représentant d’une grande entreprise déclarer qu’un utilisateur standard avait en moyenne sept (oui, SEPT) applications ouvertes pour travailler, copiant et collant les informations entre ces applications. Imaginez les gains de productivité possibles, la réduction des erreurs potentielles et, plus simplement, l’accroissement du taux de satisfaction global des utilisateurs s’ils étaient capables de rassembler les informations dont ils ont besoin au sein d’une seule plateforme centralisée.

C’est précisément le but d’une plateforme de services de contenu et ce qui en fait, selon moi, le concept se rapprochant le plus de celui de gestion intelligente de l’information. Ne pas travailler plus, mais de manière plus efficace. Et tirer parti des investissements réalisés par le passé.

Tous les utilisateurs que j’ai rencontrés lors de la conférence de l’AIIM avaient ces problématiques liées au Big Content. Aucun n’avait encore de solution, mais je suis certain qu’ils seront nombreux à partager leurs histoires de réussite (grâce à Nuxeo) lors de l’édition 2019.