Les technologies telles que l’intelligence artificielle, le Cloud ou le mobile ont bouleversé nos modes de travail et ont donné naissance à de nouveaux outils et de nouveaux processus.

Mais de nombreuses organisations sont incapables d’exploiter les nouvelles fonctionnalités et les avantages associés à ces technologies modernes. Pourquoi ? Parce qu’elles sont ralenties par des applications héritées non dénuées d’intérêt, mais trop complexes et considérées irremplaçables.

Dans ce contexte, comment les entreprises peuvent-elles tirer pleinement parti de leurs investissements passés tout en déployant des solutions de gestion de l’information innovantes et modernes ?

Pourquoi établir une connexion ?

Changing Information Management

Il y a une question qui revient souvent : « Pourquoi ne puis-je pas simplement remplacer mon ancien système par un nouveau ? » Posez-la à un utilisateur, il vous répondra que l’ancien système fonctionne et qu’il n’a pas envie d’en découvrir un nouveau. Posez-la à un informaticien, il vous parlera de la difficulté à retrouver les mêmes fonctionnalités, des défis de moderniser vos systèmes en migrant vers une nouvelle solution sans interrompre votre activité ou encore des risques associés à la démarche.

Ces inquiétudes et objections sont valables et expliquent en grande partie le fait que tant d’entreprises font encore appel à des applications dépassées.

Une autre voie est possible

Imaginez que vos systèmes sont des îles. Migrer d’un système à un autre est comme déménager vers une nouvelle île. Vous devez emporter toutes vos affaires et prendre un aller simple vers l’inconnu. Quiconque a déjà vécu un déménagement sait à quel point cette idée peut être stressante.

Et s’il n’était pas nécessaire de déménager ? Et s’il suffisait plutôt de créer un pont reliant les îles entre elles, pour réaliser les transferts dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin ?

C’est exactement ce que font les organisations innovantes avec leurs systèmes de gestion de l’information. Au lieu de faire table rase du passé, elles s’appuient sur des ponts (connecteurs technologiques) pour relier les nouveaux systèmes aux applications existantes et ainsi obtenir le meilleur des deux mondes.

Quels sont les avantages ?

Pensez aux avantages d’une telle connexion. Vos utilisateurs peuvent toujours accéder aux données et à l’information stockées dans vos systèmes existants, mais ils peuvent le faire depuis un nouveau système, potentiellement dans le Cloud, via un appareil mobile ou une interface plus ergonomique. En connectant les systèmes de gestion de l’information et les espaces de stockage de cette façon, les utilisateurs sont en mesure de trouver la bonne version de l’information qu’ils cherchent sans avoir à parcourir de multiples systèmes.

Et cette connexion agit dans les deux sens : les modifications effectuées dans l’ancien système sont visibles dans le nouveau système, et les modifications réalisées dans le nouveau système peuvent être appliquées à l’ancien système.

Remarque : Notre fiche 4 Reasons to Modernize Information Management fournit de plus amples détails sur les avantages de ces ponts technologiques.

Changing Information Management

Quelle connexion établir ?

La plupart des organisations s’appuient sur plusieurs systèmes hérités. Il convient donc de s’interroger sur la connexion à établir en premier. Personne ne pourra y répondre à votre place, mais voici quelques questions qui pourront vous aider :

  1. Quel est le système le plus fréquemment utilisé ?
  2. Quel système stocke impacte le plus d’utilisateurs ?
  3. Quel système est le plus coûteux à gérer et à maintenir ?
  4. Quel système serait plus efficace s’il était associé au mobile, au Cloud ou à de nouvelles technologies ?

Les réponses à ces questions devraient vous aider à établir un ordre de priorités. Une fois la première connexion établie, vous pouvez passer à la suivante, et ainsi de suite jusqu’à disposer d’un ensemble de systèmes complètement interconnectés : votre propre écosystème d’information métier.

Comment faire ?

J’ai délibérément oublié de parler de la forme que ces ponts doivent adopter. Il n’y a pas si longtemps, la seule façon était de créer une connexion en partant de zéro, à l’aide de code personnalisé, pour connecter les différents systèmes grâce à leurs API (s’ils en avaient). Pas impossible, cette méthode était complexe, longue et coûteuse.

Mais récemment, l’arrivée des plateformes de services de contenu (CSP) offre une solution plus simple. Les CSP sont en effet conçues pour connecter les données et l’information provenant de divers systèmes en s’appuyant sur un ensemble de connecteurs. Il n’est plus question de code personnalisé, ce qui vous permet de connecter rapidement et efficacement vos systèmes les uns après les autres.

Et plus le nombre de systèmes connectés sera important, plus la plateforme disposera d’information à exploiter : elle agit en quelque sorte comme une interface centralisée de gestion de l’information. Une plateforme de services de contenu permet donc de réduire considérablement la quantité de temps passé à chercher des ressources tout en bénéficiant d’une base d’information solide afin de développer de nouvelles applications.

Il n’y a plus de temps à perdre

Pendant trop longtemps, les organisations ont été prisonnières de solutions logicielles obsolètes et ne répondant plus à leurs besoins. De véritables freins au développement et à l’innovation.

Les technologies modernes s’accompagnent d’avantages considérables : agilité, fidélisation client et développement de l’activité. Pour en tirer parti, il convient cependant de s’appuyer sur les outils et processus déjà en place dans l’entreprise. Il est tout simplement impossible de les ignorer ou de faire table rase du passé.

Des compromis doivent être faits pour permettre aux solutions modernes et aux systèmes hérités de cohabiter pour le bien de tous, sans migration complexe et risquée. L’avènement des plateformes de services de contenu offre aux organisations les outils dont elles ont besoin pour établir cette connexion nécessaire entre le passé et le futur.

C’est une époque fascinante pour notre industrie. Et c’est en modernisant leurs systèmes de gestion de l’information que les organisations pourront façonner leur avenir en contrôlant leur passé de façon innovante et intelligente.