Nous l’avons vu dans les articles précédents, les défis rencontrés par les organisations sont réels et nombreux. Et ils ne peuvent pas être résolus avec des technologies et des approches dépassées.
La voie vers la transformation digitale est semée d’embuches et doit nécessairement passer par la modernisation des outils de gestion de l’information. Car si les fondations sont solides, les étapes suivantes seront facilitées. Dans le cas contraire, les déconvenues risquent de se multiplier et la transformation digitale restera impossible à atteindre.
Afin de répondre à ces défis modernes, il est nécessaire de disposer d’une solution moderne.
C’est ce que proposent les plateformes de services de contenu
À première vue, les plateformes de services de contenu (CSP) peuvent ressembler aux solutions ECM (solutions de gestion de contenus). Mais elles s’en démarquent sur trois aspects essentiels :
1. La modernité
Une plateforme de services de contenu s’inscrit dans une démarche moderne de gestion de l’information. Elle n’a pas été conçue il y a 10 ans, lorsque mobile et Cloud n’en étaient alors qu’à leurs balbutiements. Bien plus, elle gère de manière native et efficace les données et contenus utilisés aujourd’hui (vidéo, audio, réseaux sociaux, etc.), pas uniquement les documents numérisés et les fichiers Word. Enfin, elle est capable de gérer plusieurs milliards de ressources. En résumé, les CSP répondent directement aux problématiques du Big Content.
2. La connectivité
Les solutions ECM furent créées pour être autonomes et vendues comme « un espace de stockage unique pour l’ensemble de votre contenu. » Mais la réalité fut tout autre, et les sources de contenus se multiplièrent au sein des entreprises.
Les plateformes de services de contenu adoptent une approche très différente. Elles proposent de connecter les différentes sources d’information de l’entreprise, tout en ayant la possibilité de stocker les données et contenus au sein de leur propre plateforme. Grâce à cette approche, il devient alors possible d’accéder à des ressources stockées dans un ancien système d’ECM ou d’accéder à des données conservées dans une application de comptabilité, ce à partir d’une seule et même plateforme. Elle propose ainsi aux utilisateurs une interface de travail unique pour gérer et retrouver l’information.
3. La personnalisation
Modernité et connectivité répondent donc aux besoins des équipes techniques et de l’organisation, grâce à un système pouvant s’adapter aux besoins en constante évolution de l’entreprise. La personnalisation, quant à elle, permet d’en faire profiter pleinement les utilisateurs.
Ceux-ci peuvent donc stocker, consulter, éditer et interagir avec les données et le contenu comme ils le souhaitent. Il peut s’agir de l’interface de la plateforme, une application mobile, une application professionnelle (ex. MS Outlook) ou métier (ex.Salesforce), un portail web et même une application interne, conçue pour réaliser une tâche ou un processus spécifique.
Cette approche modifie le rapport des utilisateurs avec l’information. Auparavant, l’utilisateur devait adapter son mode de travail pour trouver l’information et l’exploiter. Désormais, le système peut être personnalisé pour répondre à ses besoins spécifiques.
Moderniser les systèmes d’information pour proposer plus de valeur
Modernité, connectivité et personnalisation. Trois spécificités qui permettent de créer une plateforme efficace, évolutive et flexible, vecteur d’optimisation pour les organisations. C’est un prérequis essentiel pour moderniser ses systèmes d’information et initier sa transformation digitale.
Au travers de la transformation digitale, les entreprises ambitionnent un retour sur investissement (ROI) rapide et un coût total de possession (TCO) réduit. Selon une étude réalisée par BAO (By Appointment Only) pour Nuxeo, ce dernier est en effet l’aspect le plus important lors de l’acquisition d’une nouvelle technologie. Malheureusement, ROI et TCO sont bien souvent incompatibles, en particulier lors de projets de modernisation.
Il est possible d’obtenir un ROI rapide en déployant un nouveau système répondant à certains défis opérationnels tout comme il est possible de réduire le TCO en décommissionnant certaines applications obsolètes dans le cadre de ce nouveau déploiement.
Mais nous avons vu avec l’article « Comment moderniser ses systèmes d’information de manière efficace » de ma collègue Jeannette Sherman que cette approche était loin d’être idéale.
Une meilleure alternative : la gestion intelligente de l’information
Il en existe cependant une autre, capable de réduire le TCO et d’accélérer le ROI. Nuxeo permet de moderniser les systèmes d’information grâce à une plateforme de services de contenu et une approche stratégique, dite « Connecter et Consolider ».
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Cette approche « Connecter et Consolider » de la gestion de l’information permet de maximiser son ROI sur le court terme et de réduire son TCO sur le long terme. C’est également la clé d’une transformation digitale réussie. À l’ère du digital, où l’information est clé, êtes-vous réellement en mesure de ne pas initier votre transformation ?