Content Services, Systems of Understanding et futur de l'ECM (partie 2)


Tue 04 April 2017 Par Chris McLaughlin

La semaine dernière, dans le premier blog de cette série en quatre parties, j'ai parlé de l'évolution de l'Enterprise Content Management (ECM) et je me suis concentré sur l'un des éléments essentiels à la réussite d'une plateforme de gestion de contenu de nouvelle génération : la modularité. Cette semaine, je vais aller un peu plus loin et passer en revue les principaux problèmes rencontrés avec les ECM existants et leur opposer une approche plus moderne centrée sur l'ouverture et la connectivité.

Il y a une idée fausse qui plane sur l'ECM. À l'origine, la notion d'Enterprise Content Management était plus une philosophie qu'une technologie : nous pensions pouvoir faciliter la recherche et la collaboration sur les informations (contenu) non structurées et, ce faisant, aider les clients à être plus efficaces, plus productifs et mieux informés pour leurs prises de décisions. Cependant, à mesure que cette ambition aussi simple que noble évoluait, notre concept de base s'est transformé en une large gamme de solutions technologiques avec l'idée qu'une base documentaire unique était nécessaire pour accéder et partager rapidement ces informations.

Ça semblait logique à l'époque. Il était logique pour les organisations souhaitant déployer un système d'ECM généralisé à grande échelle de déployer une base documentaire commune au cœur de ce système. Une source unique de vérité en quelque sorte. Le problème est que cette approche ne vient pas sans complications :

  • En premier lieu, presque personne n'a en réalité déployé un seul système d'ECM. En fait, les différents services ont acheté et déployé différents systèmes en fonction de leurs besoins.
  • Ensuite, la plupart des solutions d'ECM ont évolué par le biais d'acquisitions et, dans de nombreux cas, cette approche avec une base documentaire unique compliquait l'intégration des nouvelles fonctionnalités.
  • Enfin, tous les produits d'une suite ne sont pas égaux. Ce qui veut dire que, dans de nombreux cas, les clients étaient obligés d'acheter un nouvel outil à un fournisseur différent (voir complication n° 1) ou d'utiliser un outil moins fonctionnel, moins puissant ou moins attrayant acheté au même fournisseur.

J'attire également votre attention sur le fait que la plupart de ces suites d'ECM ont été conçues il y a 10, 15 ou même 20 ans en tant que systèmes propriétaires. Une approche connectée ou best-of-breed était donc compliquée voire même impossible à cette époque-là. Cependant, la technologie a bien évolué depuis. Peut-être que l'heure est venue pour l'ECM d'évoluer aussi ?

Vos utilisateurs devraient pouvoir choisir comment ils veulent travailler. Dans ce monde moderne et axé sur les applications, tout pousse l'utilisateur à choisir lui-même les technologies qui le rendent plus productif. Microsoft SharePoint, Google Docs, les outils d'EFSS tels que OneDrive, Box et DropBox : ce sont tous d'excellents exemples de solutions simples et légères que les utilisateurs ont adopté pour créer, partager et travailler sur du contenu. Et nous effleurons à peine le problème. Qu'en est-il des applications de messagerie telles que Slack ou Microsoft Teams, où le contenu est partagé et distribué quotidiennement. Et des applications métier telles qu'Oracle, SAP, Workday ou Salesforce qui placent souvent le contenu au centre de leurs processus métier ?

Le fait est que le nombre et la diversité des applications liées au contenu, à la productivité et aux différents métiers utilisées par les employés vont continuer à augmenter, ce qui ne laisse que deux options simples aux entreprises modernes :

  1. Limiter l'accès des utilisateurs à ces applications et les forcer à adopter les normes d'entreprise (et nous savons tous comment ça se termine).
  2. Permettre aux utilisateurs de travailler comme ils le souhaitent.

Je crois que la réponse est assez claire. Votre ECM de nouvelle génération doit proposer une connectivité immédiate avec vos applications métier et de productivité habituelles. Elle doit également vous offrir un framework de connectivité ouvert et basé sur des normes qui vous permet d'intégrer facilement de nouvelles applications lorsque qu'aucun connecteur n'est disponible. Cette approche simple et réunissant le meilleur des deux mondes donne à vos utilisateurs la flexibilité dont ils ont besoin tout en permettant à votre organisation d'exploiter de manière optimale le contenu à l'échelle de l'entreprise.

Vous devriez pouvoir choisir le lieu de stockage de votre contenu. Si vous êtes comme la plupart des organisations, vous disposez de plusieurs silos de contenu. Ces silos peuvent prendre la forme de solutions d'ECM différentes, d'instances SharePoint réparties dans toute l'entreprise ou de nouveaux content stores utilisés pour les applications de synchronisation et de partage.

Les anciennes solutions d'ECM ne vous laissent pas le choix : vos utilisateurs doivent, lentement et péniblement, copier ou déplacer ce contenu dans une base documentaire centralisée. Il ne reste plus qu'à croiser les doigts pour le retrouver ensuite. Avec les ECM de nouvelle génération, la solution est beaucoup plus simple : il suffit de se connecter aux différentes bases documentaires pour proposer un accès global à toutes les informations. Je me répète, mais une connectivité immédiate avec les solutions les plus courantes de stockage et un framework évolutif de connecteurs sont indispensables pour une solution d'ECM de nouvelle génération.

Une fois que vous avez choisi l'emplacement de stockage d'un contenu spécifique, vous devez également choisir son futur stockage. Une plateforme d'ECM moderne doit pouvoir gérer une infinité d'options de stockage pour votre contenu. Votre cadre réglementaire vous oblige-t-il à stocker votre contenu sur site ? Souhaitez-vous profiter de solutions peu coûteuses de Cloud haute disponibilité telles que Google Drive, Box ou même Amazon S3 ? Ou bien une approche hybride est-elle plus adaptée à vos besoins ? Pas de soucis. Votre plateforme de gestion de contenu nouvelle génération doit vous proposer toutes ces options.

Vous devez pouvoir choisir où et quand déployer votre solution nouvelle génération. Comme évoqué plus haut, l'ancienne approche basée sur une base documentaire unique crée des complications pour vos utilisateurs et vous empêche en fait d'atteindre l'objectif initial qui était d'améliorer la gestion du contenu d'entreprise. Elle pose également un défi à votre service informatique : comment déployer de nouvelles technologies de gestion de contenu dans une organisation qui en a déjà beaucoup.

Avec les anciennes plateformes d'ECM, vous n'avez que peu d'options. Vous pouvez faire table rase, renoncer à vos précédents investissements et transférer toutes vos solutions actuelles sur une nouvelle plateforme. Ou vous pouvez continuer à vivre avec les silos existants dans votre organisation. Mais une approche moderne de l'ECM vous donnerait bien plus de flexibilité pour adopter une plateforme de nouvelle génération. Avec une meilleure connectivité, vous pouvez conserver les investissements existants sans vous séparer de votre contenu. De cette façon, c'est vous qui choisissez le moment où vous abandonnez vos anciennes solutions d'ECM. Le plus important, c'est que vous ayez le choix.

Mon argumentaire est simple. Les anciennes solutions d'ECM sont des systèmes fermés dont l'architecture est basée sur une base documentaire commune et un mode de fonctionnement uniforme. Au contraire, choix, ouverture et connectivité sont les concepts clés de l'ECM nouvelle génération. Vos utilisateurs doivent pouvoir choisir leurs outils de travail. Vous devriez pouvoir choisir l'emplacement de stockage de votre contenu. Et vous devriez pouvoir choisir le moment où vous migrez vos espaces de stockage existants, et surtout si vous en avez envie. La connectivité ouvre toutes ces portes. Enfin, la connectivité et un modèle de métadonnées très flexible, mais ça sera le sujet de mon prochain article.


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