Ces dernières années, nous avons beaucoup parlé de la disparition des systèmes d’Enterprise Content Management (ECM) et, plus récemment, de l’émergence de plateformes, applications et composants reposant sur des services de contenu.

La mort de l’ECM et l’avènement des services de contenu

En janvier 2017, Michael Woodbridge de Gartner a écrit dans son blog :

L’ECM est mort (kaput, fini, dépassé), tout du moins d’après notre vision du marché », et annoncé par la même occasion la naissance des services de contenu.

John Mancini de l’AIIM a répondu en présentant au monde les Systems of Understanding (et en annonçant l’ère de l’Intelligent Information Management, ce qui était également le sujet de sa keynote lors de la conférence de l’AIIM à Orlando.

Oui, comme ils l’avancent, les temps changent. Le volume et la diversité des contenus ne cessent d’augmenter.

  • Les appareils mobiles se sont imposés à une vitesse folle et ont envahi notre quotidien.
  • Le Cloud s’est imposé dans les infrastructures informatiques et est central dans la distribution des applications et services aux clients.
  • Les réseaux sociaux ont changé pour toujours notre façon de partager l’information et de communiquer.
  • Les applications destinées aux consommateurs et la présence de systèmes de contournement nous ont montré que les souhaits des utilisateurs passent avant tout et que “bien” n’est souvent pas suffisant.
  • Et plus récemment, avec le développement du machine learning et de l’intelligence artificielle, la nécessite d’extraire la connaissance métier prisonnière de l’information est devenue essentielle.

Le changement et l’évolution sont indissociables de la technologie. Cette évolution constante crée forcément des tendances, des périodes de changement qui bouleversent l’ordre établi et causent bien des inquiétudes, mais qui créent également de nouvelles opportunités incroyables pour les clients et les sociétés qui leurs proposent des services.

Je ne me risquerai pas à donner un nom à cette nouvelle ère de l’ECM, il vaut mieux laisser cette discussion à des esprits plus brillants et en meilleure position de le faire. Je souhaite simplement évoquer le futur de l’ECM et faire avancer la discussion car tant de choses ont déjà été écrites à propos de l’impact du S.M.A.C. (Social, Mobile, Analytique et Cloud) et de l’ECM.

Dans ce blog, je vais donc vous parler du futur de l’ECM, en me concentrant sur certains des aspects qui seront décisifs pour les plateformes de gestion de contenu de nouvelle génération : modularité, connectivité, modèles de métadonnées et infrastructures Cloud hybrides et étendues.

La modularité est la clé de solutions innovantes et prêtes pour l’avenir

Pour ceux qui me connaissent : non, je ne vais pas me lancer dans un pamphlet sur l’architecture des solutions ECM. Je préfère analyser l’intérêt d’une architecture modulaire depuis deux perspectives différentes : le développement de nouvelles solutions sur une plateforme de services de contenu et la garantie d’avoir un système capable d’évoluer.

Quel est l’intérêt d’une plateforme de services de contenu ?

De façon très simple, il s’agit d’une base sur laquelle viennent s’ajouter diverses solutions. Il peut s’agir de solutions sur mesure. Les clients s’appuient alors sur la plateforme pour répondre à leurs besoins métiers spécifiques. Mais il peut aussi s’agit d’applications personnalisées, développées par les fournisseurs ou leurs partenaires afin de répondre à des besoins professionnels horizontaux ou verticaux spécifiques. Les services modulaires, ou micro-services, facilitent le développement de solutions ou applications et, au lieu de s’appuyer sur une plateforme lourde et monolithique essayant de répondre à toutes les situations imaginables, les développeurs peuvent simplement faire appel à des services modulaires qui gèrent une fonctionnalité précise.

Le vieux débat entre plateformes trop spécifiques et trop génériques.

**Dans de nombreux cas, les clients ont choisi la simplicité, renonçant à des fonctionnalités avancées ou à une meilleure expérience utilisateur pour s’éviter des intégrations trop complexes. Avec l’avènement des services dans le Cloud, il est de plus en plus simple de trouver un service spécifique et de l’intégrer à une plateforme (peut-être avec d’autres services proposés par d’autres fournisseurs) afin de créer exactement l’application recherchée. Plus nous évoluons vers cette époque de micro-services, plus l’on constate que les fournisseurs ont adapté leurs grilles tarifaires à cette nouvelle approche modulaire qui correspond bien plus aux besoins des clients.

La modularité n’est pas aussi simple que ça.

Les clients doivent également se tourner vers des plateformes nouvelle génération dotées d’une architecture hautement modulaire et capables d’intégrer rapidement les nouvelles évolutions en matière d’infrastructure et de technologies. L’un des problèmes inhérents aux plateformes d’ECM monolithiques est que, lorsqu’une nouvelle version majeure est disponible, les clients doivent procéder à une migration complète pour l’adopter. Les coûts et les ressources associés à ces “améliorations” sont énormes et sont l’une des principales raisons du TCO (coût total de possession) élevé dont souffrait la précédente génération de plateformes d’ECM.

Ne serait-il donc pas préférable d’adopter une solution ECM compatible avec les technologies futures ? Autorisant la mise à jour des bases de données sous-jacentes (par ex. pour proposer des options NoSQL moins coûteuses et plus performantes), de stocker le contenu différemment, ou d’ajouter un nouveau moteur de recherche sans changer de plateforme ? Croyez-le ou non, mais certains fournisseurs réfléchissent vraiment à l’architecture et à son impact sur le TCO de leurs clients.

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Mon raisonnement est simple : si vous cherchez une architecture résolument moderne et basée sur les micro-services pour accélérer vos processus de développement, vous devriez également chercher une plateforme modulaire dotée d’une architecture capable d’intégrer en continu les dernières évolutions technologiques.

Connectivité et ouverture.

Je vais aller un peu plus loin et passer en revue les principaux problèmes rencontrés avec les ECM existants et leur opposer une approche plus moderne centrée sur l’ouverture et la connectivité.

Idées reçues sur l’ECM.

À l’origine, la notion d’Enterprise Content Management était plus une philosophie qu’une technologie : nous pensions pouvoir faciliter la recherche et la collaboration sur les informations non structurées et, ce faisant, aider les clients à être plus efficaces, plus productifs et mieux informés dans leurs prises de décisions. Cependant, à mesure que cette ambition aussi simple que noble évoluait, notre concept de base s’est transformé en une large gamme de solutions technologiques véhiculant l’idée qu’une base documentaire unique était nécessaire pour accéder et partager rapidement ces informations.

À l’époque, il semblait logique pour les entreprises souhaitant déployer un système d’ECM à grande échelle de déployer une base documentaire commune au cœur de ce système. Une source unique de vérité. Mais la réalité s’est avérée plus délicate :

  • En premier lieu, presque personne ne s’est contenté de déployer un seul système ECM. Dans les entreprises, chaque service a acheté et déployé des systèmes répondant à leurs besoins.
  • Ensuite, la plupart des solutions ECM ont évolué par le biais d’acquisitions et, dans de nombreux cas, cette approche impliquant une base documentaire unique compliquait l’intégration des nouvelles fonctionnalités.
  • Enfin, tous les produits d’une suite ne sont pas égaux. Ce qui veut dire que, dans de nombreux cas, les clients étaient obligés d’acheter un nouvel outil à un fournisseur différent (voir complication n° 1) ou d’utiliser un outil moins fonctionnel, moins puissant ou moins attrayant acheté au même fournisseur.

J’attire également votre attention sur le fait que la plupart de ces suites d’ECM ont été conçues il y a 10, 15 ou même 20 ans en tant que systèmes propriétaires. Une approche connectée ou best-of-breed était donc compliquée voire même impossible à cette époque-là. Cependant, la technologie a bien évolué depuis. L’heure est peut-être venue pour l’ECM d’en faire autant ?

Laissez vos utilisateurs travailler comme ils le souhaitent.

Dans ce monde moderne et basé sur les applications, tout pousse l’utilisateur à choisir lui-même les technologies qui le rendent plus productif. Microsoft SharePoint, Google Docs, outils d’EFSS tels que OneDrive, Box et DropBox : ce sont tous d’excellents exemples de solutions simples et légères que les utilisateurs ont adopté pour créer, partager et travailler sur du contenu. Et nous effleurons à peine le problème. Qu’en est-il des applications de messagerie telles que Slack ou Microsoft Teams, où du contenu est échangé quotidiennement ? Et des applications métier telles qu’Oracle, SAP, Workday ou Salesforce qui placent souvent le contenu au centre de leurs processus ?

Le fait est que le nombre et la diversité des applications (gestion de contenu, productivité, dédiées) vont continuer à augmenter, ce qui ne laisse que deux options aux entreprises modernes :
1. Limiter l’accès des utilisateurs à ces applications et les forcer à adopter les normes d’entreprise (et nous savons tous comment ça se termine).
2. Permettre aux utilisateurs de travailler comme ils le souhaitent.

Je crois que la solution est assez claire. Votre ECM de nouvelle génération doit proposer une connectivité immédiate avec vos applications métier et de productivité habituelles. Elle doit également vous offrir la possibilité d’intégrer facilement de nouvelles applications lorsque qu’aucun connecteur n’est disponible. Cette approche simple et réunissant le meilleur des deux mondes donne à vos utilisateurs la flexibilité dont ils ont besoin tout en vous permettant d’exploiter de manière optimale le contenu à l’échelle de l’entreprise.

Vous devriez pouvoir choisir le lieu de stockage de votre contenu.

Si vous êtes comme la plupart des organisations, vous disposez de plusieurs silos de contenu. Ces silos peuvent prendre la forme de solutions ECM différentes, d’instances SharePoint isolées ou de nouveaux content stores utilisés pour les applications de synchronisation et de partage.

Les solutions ECM du passé ne vous laissent pas le choix : vos utilisateurs doivent, lentement et péniblement, copier ou déplacer ce contenu vers une base documentaire centralisée. Ensuite, il ne reste plus qu’à croiser les doigts pour le retrouver. Avec l’ECM de nouvelle génération, la solution est beaucoup plus simple : il suffit de se connecter aux différentes bases documentaires pour proposer un accès global à l’ensemble de l’information. Je me répète, mais une connectivité immédiate avec les solutions les plus courantes de stockage et une architecture évolutive sont indispensables pour une solution d’ECM de nouvelle génération.

Une fois que vous avez choisi l’emplacement de stockage d’un contenu spécifique, vous devez également penser à son futur. Une plateforme d’ECM moderne doit pouvoir gérer toutes les options envisageables . La législation vous oblige à stocker votre contenu sur site ? Vous souhaitez profiter de solutions de Cloud peut coûteuses et toujours disponibles telles que Google Drive, Box ou Amazon S3 ? Ou vous envisagez plutôt une approche hybride, plus adaptée à vos besoins ? Pas de soucis. Votre plateforme de gestion de contenu nouvelle génération ne doit pas vous poser problème.

Vous devez pouvoir choisir où et quand déployer votre solution nouvelle génération.

Comme évoqué plus haut, l’ancienne approche basée sur une base documentaire unique crée des complications pour vos utilisateurs et vous empêche en fait d’atteindre l’objectif initial, qui était de rendre la gestion du contenu d’entreprise plus efficace. Elle pose également un défi pour vos services informatiques : comment déployer de nouvelles technologies de gestion de contenu dans une organisation qui en a déjà beaucoup ?

Avec les anciennes plateformes ECM, les options sont limitées. Vous pouvez faire table rase, renoncer à vos précédents investissements et transférer toutes vos solutions vers une nouvelle plateforme. Ou vous pouvez continuer à vivre avec les silos existants. Mais une approche moderne vous donnerait plus de flexibilité. Avec une meilleure connectivité, vous pouvez conserver les investissements existants sans vous séparer de votre contenu. De cette façon, c’est vous qui choisissez le moment où vous abandonnez vos anciennes solutions ECM. Le plus important, c’est d’avoir le choix.

**Mon argumentaire est simple. Les anciennes solutions ECM sont des systèmes fermés dont l’architecture est basée sur une base documentaire commune et un mode de fonctionnement uniforme. Au contraire, le choix, l’ouverture et la connectivité sont les clés de l’ECM nouvelle génération. Vos utilisateurs doivent pouvoir choisir leurs outils de travail. Vous devez pouvoir stocker votre contenu où vous le souhaitez. Et vous devriez pouvoir choisir le moment où vous migrez vos espaces de stockage, si vous en avez envie.