La possibilité de maîtriser ses ressources numériques a toujours été l’une des promesses majeures des éditeurs de DAM (Digital Asset Management - Gestion des ressources numériques).
Il est temps de mettre fin au mythe.
Maîtriser ses ressources numériques est essentiel
Toutes les organisations souhaitent maîtriser le contenu publié sur leur site ou diffusé dans leurs publicités. Préserver l’identité de sa marque et s’assurer de sa conformité avec les réglementations en vigueur a toujours été essentiel, encore plus aujourd’hui, dans un environnement de plus en plus complexe et sujet aux risques.
Mais lorsque les éditeurs promettent à leurs clients une maîtrise totale de leur contenu, les implications sont multiples. Pour y parvenir, tous les utilisateurs doivent utiliser le système de DAM, adopter une approche uniforme tout au long du cycle de vie du contenu (création, édition, validation et distribution) et donc passer uniquement par la plateforme de l’éditeur.
Ainsi :
- Le contrôle tant promis par les professionnels du marketing se pose comme un frein pour l’organisation, surtout si le système de DAM est trop complexe, incapable de gérer les cas particuliers ou s’appuie sur des permissions mal gérées. Imposer aux utilisateurs de travailler de la même manière implique également de faire des compromis en matière de rapidité, flexibilité et réactivité face à l’évolution du marché.
- Les utilisateurs recherchent l’efficacité. Si des systèmes les empêchent de travailler correctement, ils trouveront toujours un moyen de les contourner.
Des stratégies de contournement risquées
Ces contournements ont pour conséquence la perte de contenu.
À chaque étape de son cycle de vie, une ressource peut être téléchargée, capturée ou dupliquée vers un ordinateur ou un système de partage de fichiers (Dropbox, Google Drive, etc.). Un feedback ou une validation peut également être envoyé par e-mail, messagerie instantanée ou téléphone.
De manière générale, on peut partir du principe que le contenu suivra la voie la plus simple. À chaque étape, l’utilisateur se demandera si le système de l’entreprise lui permettra de terminer sa tâche plus rapidement. Et plus les systèmes sont contraignants et frustrants, plus les utilisateurs seront susceptibles d’opter pour la solution de facilité.
Un autre problème se pose pour de nombreuses grandes organisations : les dirigeants et cadres supérieurs sont moins susceptibles d’utiliser les outils officiels, soit parce qu’ils n’ont pas le temps d’apprendre à les utiliser, parce qu’ils voyagent beaucoup et travaillent souvent sur mobile ou tout simplement parce qu’ils n’en ont pas envie.
Malheureusement, lorsqu’une ressource ou une étape d’un processus sort du système et évolue de façon informelle, il y a peu de chances pour qu’elle revienne avant d’avoir été finalisée (qui n’a jamais entendu la phrase « Nous n’utilisons le DAM que pour les contenus finalisés » ?). Les avantages liés à la maîtrise des contenus promis par les éditeurs disparaissent alors.
Comment éviter cette situation ?
Existe-t-il une solution permettant d’éviter ces stratégies de contournement et les risques associés ?
Première option : La solution radicale
L’une des possibilités serait d’empêcher toutes les solutions de contournement, l’utilisation de Dropbox ou la validation des ressources en dehors du système, par exemple en conditionnant le paiement des agences aux ressources lorsqu’elles sont dans le système.
Petite anecdote à ce sujet : j’ai échangé l’année dernière avec une consultante en DAM sur la possibilité de connecter les solutions de DAM aux « hot folders » de Dropbox. Elle m’a fusillé du regard avant de m’avouer que l’industrie du DAM essayait de se débarrasser de Dropbox depuis des années.
Deuxième option : Une approche plus ouverte
Il semble plus logique d’adapter la technologie aux usages des utilisateurs. La créativité fonctionne de bien des façons. Elle varie selon les personnes et, pour une même personne, selon l’heure, le lieu ou l’environnement qui l’entoure. C’est une réalité qu’il faut accepter.
Les solutions technologiques doivent s’adapter à vos équipes et à leur façon de travailler, pas l’inverse. Conservez les processus qui fonctionnent pour vous. Appuyez-vous sur les outils les plus adaptés à chaque équipe, ou à chaque individu, qu’il s’agisse de Slack, d’applications mobiles ou d’échanges par e-mail. Optez pour un système qui vous permettra d’utiliser vos applications préférées de manière transparente. En résumé, simplifiez la tâche de vos utilisateurs.
Enfin, facilitez la circulation de l’information au sein du système. Vous avez déjà remarqué que certains systèmes envoient des notifications qui autorisent les réponses par e-mail sans nécessiter de connexion ? C’est un très bon exemple. Un système efficace est avant tout un système adopté par les utilisateurs. Et lorsqu’ils travaillent au sein de ce système sans essayer de le contourner, l’analyse et la connaissance qu’il sera possible d’en retirer sont incroyablement précieuses. Elles constituent le reflet de votre activité, mettant en valeur ses points forts et les possibilités d’amélioration.
N’essayez pas de tout maîtriser.
Si vous cherchez un nouveau système pour maîtriser le cycle de vie de vos contenus, posez-vous les questions suivantes :
Ai-je vraiment besoin de tout maîtriser ? Le système étudié permet-il aux utilisateurs de travailler de manière efficace, comme ils le souhaitent ?
Au risque de me répéter, n’oubliez pas vos utilisateurs. Sans eux, vous risquez de foncer droit dans le mur.