Voici la quatrième partie de notre série dédiée aux bonnes pratiques en matière de déploiement d’une solution de gestion des ressources numériques ou Digital Asset Management (DAM).

Pour rappel, au travers des premiers articles de la série nous sommes revenus sur :

Lors du déploiement d’une solution de Digital Asset Management (DAM), en particulier s’il s’agit de la première ou si elle adresse un public plus large que le système précédemment en place, on assiste souvent à l’émergence d’une « Tour de Babel ».

The Tower of Babel

En d’autres termes, chaque marque et département disposent d’éléments qui leur sont propres : terminologie, système de stockage et conventions de nommage. Sans parler des différentes langues pouvant être utilisées au sein d’une organisation internationale.

Dans ce contexte, retrouver des ressources numériques peut s’avérer être un véritable défi.

Alors comment faire ? Une solution à ce problème peut être l’utilisation des synonymes pour conserver les différentes terminologies en place. C’est possible… À condition d’avoir un système de DAM suffisamment puissant.

Chez Pasta Buddy (notre exemple d’entreprise dans la grande distribution pour cette série d’articles), chaque marque disposait de sa propre terminologie pour les photos de packaging des produits. Pour une même photo, un groupe d’utilisateurs pouvait donc utiliser le terme « recto » et un autre le terme « avant ».

Packaging Terminology

Nous aurions pu choisir de conserver l’ensemble de ces terminologies et les utiliser en tant que synonymes pour faciliter la recherche du contenu, quelle que soit la terminologie utilisée.

Mais chez Pasta Buddy, cette approche aurait été source de confusion en interne. Les demandes n’auraient pas été bien comprises par l’agence créative et les séances photo se seraient multipliées inutilement, occasionnant une perte de temps et d’argent.

Par ailleurs, le DAM faisait partie d’une initiative plus globale de transformation digitale chez Pasta Buddy. L’adoption d’un vocabulaire commun à l’ensemble de l’organisation était donc un objectif à part entière pour la société. C’est pourquoi Pasta Buddy préféra standardiser cette terminologie au sein de la solution de DAM, mettant ainsi fin à leur Tour de Babel.

Les habitudes ont la vie dure.

Heureusement, la flexibilité et la modularité d’une bonne solution de DAM peuvent vous aider.

Dans le cas de Pasta Buddy, le modèle de métadonnées se composait de plusieurs schémas et chaque type de contenu avait sa propre structure. Le fait de les associer impliquait donc de répliquer le moindre changement.

Par exemple, à chaque groupe de ressources sont généralement associés différents droits d’utilisation, qui peuvent être déclinés selon le type de ressources (photos, vidéos, documents). Si vous décidez de modifier la façon dont ces droits sont définis, ou d’enrichir la définition d’un groupe en particulier (par ex. « international »), vous devrez appliquer cette modification à tous les types de ressources. Cette situation augmente les risques d’erreurs de configuration et les imprécisions. C’est également la garantie d’une charge de travail supplémentaire, de retards et de ralentissements qui risquent de mettre un frein à la transformation initiée.

Nous avons au contraire distingué les types d’information :

  • les définitions des produits et des ressources,
  • les droits qui régissent leur utilisation,
  • les demandes et les projets qui définissent comment les utiliser.

Flexible Data Model

De cette façon, chaque élément peut être modifié indépendamment et les modifications s’appliquent automatiquement au contenu concerné.

Flexible Data Model PIM
Flexible Data Model CPG

Cette approche profite également aux utilisateurs, car elle leur permet d’établir des liens entre les images et les produits. L’image et le produit disposent de deux modèles de métadonnées différents qui, une fois associés, facilitent la recherche de l’un et de l’autre.

Le contenu en contexte !

Hamburger

Prenons par exemple la photo d’un hamburger. Celui-ci se compose de sept ingrédients donc produits distincts : mayonnaise, oignon, laitue, tomate, fromage, bœufs et pain. Pour que la recherche soit complète, lorsqu’un utilisateur effectue une recherche « steaks hachés surgelés 500 g », il est nécessaire de saisir toutes les informations produit pertinentes (donc l’ensemble des ingrédients) sous forme de métadonnées. Et il convient de le faire pour les sept ingrédients.

Mais si les informations relatives au produit et à l’image sont distinctes et peuvent être associées, il vous suffit de référencer les ingrédients utilisés dans l’image (en les sélectionnant) et l’ensemble des métadonnées seront enregistrées et associées. De cette façon, les utilisateurs pourront très facilement retrouver le hamburger en recherchant l’un ou l’autre des ingrédients.

Autre exemple dans le secteur de la mode, avec la photo d’un mannequin portant un chapeau, une écharpe, une robe et une paire de chaussures destinée à un catalogue. En associant ces éléments distincts, effectuer une recherche « talons aiguille taille 38 » permettra de retrouver la tenue complète.

Revenons un instant à notre article précédent évoquant l’intégration du DAM à un système de PIM (Product Information Management - gestion des informations produit). Pasta Buddy avait identifié que les principaux éléments de leur modèle de métadonnées étaient des champs associés à la définition des produits.

En séparant les schémas dans la définition de ces produits, ils avaient l’assurance, lorsque le système de PIM serait déployé, d’avoir un modèle de données bien plus riche, avec plus de champs, plus de données humaines, plus de contenu marketing et ce, sans rien changer.

Metadata Model Product

Dans notre prochain article, nous vous donnerons quelques conseils pour résoudre efficacement vos problématiques métier sans aller trop vite.