Voici le dernier article de notre série en cinq parties dédiée aux bonnes pratiques en matière de déploiement d’une solution de gestion des ressources numériques ou Digital Asset Management (DAM).

Si vous ne l’avez pas encore fait, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil aux articles précédents :

« Hâte-toi lentement » (Festina lente_ en latin) était la devise des empereurs romains Auguste et Titus ou encore du banquier Cosme de Médicis. Ils n’avaient certainement aucune idée de ce qu’allait devenir la gestion des ressources numériques ou DAM, mais ils étaient réputés pour leur efficacité en matière de changement. Comme dans la Rome antique, festina lente reste un adage particulièrement adapté aux déploiements de DAM.

Associées à des objectifs plus généraux au sein de l’entreprise, les initiatives de Digital Asset Management (DAM) peuvent rapidement devenir incontrôlables. Bien sûr, il est important d’avoir de l’ambition. C’est ce qui nous permet de nous dépasser et d’aller toujours plus loin. Mais n’oubliez pas de procéder par étape.

En allant trop vite, vous risquez de susciter l’incompréhension des principaux intervenants, de faire des erreurs difficiles à rectifier et de mettre en péril la réussite de votre projet.

Aller plus lentement… Pour aller plus loin.

N’oubliez pas le concept d’itération. Nous avons tous envie d’atteindre la perfection du premier coup, ce qui peut nous inciter à foncer tête baissée en oubliant que ce n’est pas forcément la meilleure solution. En effet, vous aurez toujours la possibilité de perfectionner votre projet par la suite et les utilisateurs vous demanderont forcément de nouvelles fonctionnalités au fil du temps.

Selon nous, la méthode la plus efficace est de définir des objectifs raisonnables lors de la phase initiale afin d’obtenir rapidement les premiers résultats visibles : une première victoire qui établira une dynamique positive sur le long terme.

Au cours de cette phase initiale, il est indispensable de communiquer de manière très claire sur les actions en cours et à venir. Adoptez une approche ouverte et transparente et expliquez vos décisions. La transparence est la clé de la confiance.

Comment définir les objectifs de cette première phase ?

DAM Scope Phase 1

Identifiez les problématiques principales et essayez de les analyser en vous basant sur un groupe d’utilisateurs, des marques ou des groupes fonctionnels ayant exprimé des objectifs communs. Vous pourrez ainsi établir une première base tout en développant le capital sympathie de votre projet. Naturellement, assurez-vous d’écouter les retours des utilisateurs tout au long du projet et de les inclure.

Phase de déploiement initiale chez Pasta Buddy

Pasta Buddy (notre exemple d’entreprise issue de la grande distribution au sein de laquelle nous avons déployé une solution de DAM) a choisi de commencer son projet avec trois marques représentant différents aspects de la société et différents profils.

La première marque était une acquisition récente, dotée de ses propres processus et nécessitant un soutien supplémentaire. La deuxième faisait partie des marques historiques du groupe et suivait sa méthodologie classique. Et la troisième était une division rattachée à la société depuis des décennies, mais toujours gérée séparément.

Voici le planning des sprints pour la phase initiale du projet chez Pasta Buddy.

DAM Sprint

Après cette phase, les prochaines étapes de Pasta Buddy furent les suivantes :

  1. Lancement d’un système de PIM (Product Information Management - gestion des informations produit) en ligne et transfert des données qu’il contient vers la solution de DAM.
  2. Identification de groupes fonctionnels supplémentaires correspondant à l’un des trois profils déjà étudiés.
    3.Identification de fonctionnalités supplémentaires permettant de venir en soutien des groupes ne correspondant pas à ces trois profils ou répondant aux besoins de l’ensemble de la société.

Comme nous l’avons vu dans le premier article, cette série s’appuie sur notre travail avec une entreprise leader dans le domaine de la grande distribution. Nous espérons que celle-ci vous aura été utile et qu’elle vous permettra de maximiser vos investissements !