La transformation digitale est désormais une priorité pour la plupart des entreprises, tout comme il est aujourd’hui essentiel de tirer parti de ses ressources numériques afin de se différencier et perdurer sur son marché.
De nombreuses solutions et technologies prétendent pouvoir répondre à ces besoins. Mais seule une plateforme de services de contenu (CSP) pourra permettre aux entreprises de s’affranchir de leurs approches traditionnelles pour se placer sur la voie de la transformation numérique, source d’efficacité et de performance.

Investir dans une plateforme de services de contenu peut être la clé de la réussite de votre transformation numérique. Et ce, pour au moins trois raisons.

Les systèmes hérités sont essentiels

Pour aller de l’avant, nous devons souvent résoudre les problématiques du passé. Un postulat d’autant plus évident aujourd’hui, avec la nécessité d’utiliser efficacement les systèmes hérités. Selon une enquête réalisée par l’AIIM (Association for Information and Image Management), 75 % des organisations reconnaissent la nécessité d’accéder aux informations stockées au sein des systèmes traditionnels, ce afin de réussir leur transformation digitale.

S’appuyer sur les systèmes traditionnels existants pose de nombreux problèmes, notamment l’inaccessibilité de l’information stratégique cloisonnée au sein de silos.

Mais exploiter ces informations n’implique pas nécessairement de faire table rase du passé pour implémenter de nouveaux systèmes, du moins pas sur le court terme. Une bonne plateforme de services de contenu doit s’intégrer aux systèmes traditionnels (et aux autres solutions métier), établir une correspondance entre les métadonnées qu’ils contiennent et la plateforme et créer un accès unifié aux informations et contenus stockés.
Une recherche unifiée et simplifiée (permettant d’accéder au contenu stocké dans les systèmes hérités) est la première étape. Une fois cet objectif atteint, il est relativement aisé de développer de nouvelles applications s’appuyant sur ces informations. Et la magie opère vraiment lorsque l’entreprise connecte plusieurs systèmes traditionnels entre eux, permettant de développer des solutions basées sur des informations provenant de diverses sources offrant ainsi aux utilisateurs un accès unique à l’ensemble des informations dont ils ont besoin, peu importe où elles se trouvent.

Ainsi, l’un des principaux objectifs de la transformation digitale au sein d’une entreprise devrait être de connecter des sources d’information hétérogènes afin de proposer une plateforme centralisée permettant la distribution et l’exploitation de ces ressources au sein de l’entreprise.

Les utilisateurs veulent des outils professionnels similaires à ceux qu’ils utilisent dans leur vie personnelle.

Avez-vous récemment utilisé un système professionnel aussi performant que l’une de vos applications personnelles ? Pour la plupart des gens, la réponse est non. Mais les travailleurs d’aujourd’hui y aspirent de plus en plus. Cela ne signifie pas uniquement de disposer d’applications mobiles et Cloud, mais d’applications capables de réaliser des actions et résoudre des problèmes spécifiques.

Ce n’est pourtant pas le cas des logiciels d’entreprise traditionnels, plutôt habitués à proposer une interface standard à tous les utilisateurs. Mais pour soutenir la transformation numérique, l’implication des utilisateurs est essentielle et le statu quo tout simplement pas envisageable. Dans ces conditions, une plateforme de services de contenu peut-elle changer la donne ?

L’un des aspects essentiels d’une CSP est de proposer du contenu dans son contexte. Il s’agit en résumé de proposer aux utilisateurs les bonnes informations au bon moment, en leur permettant de les utiliser de manière pertinente et efficace. D’un point de vue logiciel, c’est un concept assez complexe à mettre en pratique car chaque utilisateur dispose de besoins qui lui sont propres. Mais du point de vue plateforme, il s’agit de permettre aux organisations, aux équipes et aux utilisateurs de créer des solutions personnalisées sans besoin de développements spécifiques.

Cette “usine” de développement applicatif flexible et efficace exploite directement le potentiel des métadonnées associées à l’ensemble des ressources de l’organisation. En d’autres termes, elle permet de développer des solutions capables de connecter plusieurs sources d’information, de mutualiser des processus et d’intégrer de nouveaux services Cloud tels que des solutions d’analytique basées sur l’intelligence artificielle.

Bien plus, ces solutions étant rapides à concevoir et accessibles en mobilité, il est possible de développer des applications spécifiques à vos différents besoins. Commencez par là, puis créez d’autres solutions utilisant les mêmes informations et la même plateforme de développement afin de réduire les développements spécifiques, ainsi que les besoins en support et maintenance.

Un tel niveau de personnalisation permet d’accélérer votre transformation digitale et d’industrialiser le processus, offrant un rapide retour sur investissement (ROI) à court terme et une réduction du coût total de possession (TCO) sur le long terme.

Les processus sont toujours présents, mais moins qu’avant

Traditionnellement, les organisations utilisaient les systèmes de gestion de contenu ou ECM enterprise content management pour automatiser leurs processus. Des cas typiques d’automatisation de process sont, par exemple, les opérations de crédit/débit, l’intégration de nouveaux collaborateurs et la gestion des dossiers des salariés ou la gestion des e-mails. Ces actions étaient majoritairement transactionnelles, c’est-à-dire qu’elles traitaient un grand volume de documents et d’informations au sein d’un processus bien défini.

L’automatisation a amené des résultats très impressionnants, mais de nombreuses organisations n’ont pas réussi à finaliser ces projets. Pourquoi ? Bien souvent, parce que leurs processus métier n’étaient pas suffisamment définis ou stables pour être codifiés dans le cadre d’un environnement ECM. D’autres organisations disposaient de processus requérant des informations stockées dans différents systèmes, un niveau d’intégration qui n’était pas possible à l’époque.

Mais la situation est en train de changer. Une enquête réalisée récemment par l’AIIM et Nuxeo indique que l’automatisation des processus reste l’objectif principal des organisations qui investissent dans un système de gestion de l’information. Leur vision de l’automatisation, cependant, commence quant à elle à évoluer.

La plupart des tâches réalisées par les travailleurs suivent un processus, mais pas forcément un processus rigide. Par exemple, l’arrivée d’un nouvel employé suit toujours les mêmes étapes : création d’un dossier, insertion dans l’annuaire d’entreprise, les systèmes de messagerie, etc. En revanche, le processus de recrutement n’est souvent pas fixe. Il y a certes des phases et des étapes à respecter, mais la collecte d’informations et de ressources dépend de nombreux facteurs imprévisibles.

Ces processus doivent combiner des informations provenant de plusieurs sources et les présenter à l’utilisateur via un système efficace et une interface personnalisée. Les solutions d’ECM traditionnelles ne peuvent pas gérer ces types de processus. Toutefois, pour réussir votre transformation digitale, ce sont précisément ces problématiques que vous devez adresser. Au risque de me répéter, c’est là tout l’intérêt d’une plateforme de services de contenu.

Conclusion

La transformation numérique est devenue essentielle pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives aujourd’hui et demain. Les technologies ouvrant la voie à la transformation numérique existent et les plateformes de services de contenu jouent un rôle primordial dans cette réussite.

En associant le meilleur des solutions d’ECM traditionnelles et les fonctionnalités Cloud, Mobile, d’Intelligence Artificielle et d’intégration, une plateforme de services de contenu offre une base solide permettant aux organisations d’enclencher leur transformation numérique.