Il est essentiel de garantir l’adoption d’un système de DAM unique dans l’ensemble de votre organisation (voir nos 3 conseils pour booster l’adoption de votre solution DAM). Mais il est tout aussi important d’intégrer toutes les ressources générées et requises par vos différents services, unités opérationnelles, agences, fournisseurs et clients. C’est assez simple pour les PME ou pour un service en particulier, mais dans toutes les grandes organisations, chaque service utilise sa propre terminologie et c’est un véritable cauchemar pour les systèmes de Digital Asset Management (DAM) depuis leur création.
À l’échelle de l’entreprise, les systèmes peuvent perdre en flexibilité, les silos d’informations peuvent entraver la collaboration et la personnalisation peut paralyser l’innovation. Notre e-book gratuit, Avoid the DAM Value Trap: 10 Key Questions Your DAM Vendor Doesn’t Want You to Ask, inclut cinq façons de tester votre DAM pour vous assurer que ça ne vous arrive pas :
1. À quelle vitesse et avec quelle facilité le système de DAM peut-il supporter les nouveaux types de contenu ?
Snapchat se lance dans les vidéos circulaires, la réalité augmentée est partout, la réalité virtuelle prend de l’ampleur et qui sait ce qui va arriver ensuite. Quel que soit le type de contenu qui sera au cœur de votre activité, votre DAM sera-t-elle prête ou devrez-vous trouver un moyen de le gérer en dehors de votre système car celui-ci ne supporte pas ce type de fichier, n’est pas capable d’extraire les métadonnées nécessaires ou d’afficher les ressources de manière transparente ?
2. Avec quelle facilité le système de DAM peut-il accepter de nouveaux points de distribution ?
C’est génial lorsqu’un système de DAM vous offre une capacité de publication multicanale afin de poster des vidéos sur YouTube ou Facebook et des photos sur Instagram ou Pinterest. Mais ne vous y trompez pas. Votre contenu a 10, 100 ou 1 000 points de terminaison, du Web aux applications mobiles en passant par l’affichage dynamique, l’impression ou le conditionnement. Les permissions doivent se déplacer avec le contenu et la connaissance doit revenir vers vous. Vous devez aller plus loin que ce dont vous disposez immédiatement.
3. Avec quelle facilité le système de DAM peut-il s’adapter aux changements de mon activité ?
Votre organisation est en constante évolution. Certains services se développent rapidement. D’autres diminuent. Vous cherchez peut-être à multiplier les acquisitions ou les cessions (ou les deux). De nouveaux modèles opérationnels émergent et d’autres disparaissent.
Cette dynamique joue en votre faveur si votre équipe et vos outils peuvent s’adapter rapidement. Malheureusement, les architectures des systèmes de gestion de contenu et les personnalisations codées dans les anciens systèmes en dur sont fragiles et complexes. Le moindre changement, par exemple l’ajout ou la modification d’un champ de description, apporté à un environnement de production peut impliquer d’importants efforts de planification, une indisponibilité du système et une batterie de tests. Les coûts du changement sont source de peur et de retard. Votre organisation peut-être vraiment se permettre d’être immobilisée à cause de ça ?
4. Ce système de DAM va-t-il réduire ou renforcer l’effet de silo au sein de mon organisation ?
La plupart des grandes entreprises établies depuis longtemps disposent de 10, 50, 100 systèmes de DAM, voire plus. Nous avons même travaillé avec une entreprise qui en comptait plus de 1 000 ! Parvenir à les dompter est un voyage long et semé d’embuches. Assurez-vous de savoir où vous allez afin d’évoluer dans la bonne direction.
5. La DAM va-t-elle soutenir ou ralentir ma transformation numérique ?
Une transformation numérique réussie nécessite un énorme engagement de la direction, beaucoup de volonté et l’énergie de faire évoluer les gens, les processus, les produits et les plateformes. Même les solutions de DAM les plus complètes et avancées ne répondront qu’à 80 % de vos besoins. Vous allez dépenser des milliers, voire des millions, pour réaliser des personnalisations qui combleront ces lacunes fonctionnelles et former vos utilisateurs. Fatalement, avec l’évolution de votre activité ou la publication de nouvelles versions logicielles, ces personnalisations seront de plus en plus compliquées à maintenir, jusqu’à ce qu’elle commencent à ralentir votre transformation. Ne laissez pas vos logiciels vous enfermer dans un mode fonctionnement dépassé.
Téléchargez notre e-book pour en savoir plus sur ces éléments essentiels et découvrir comment tester les fournisseurs sur chacun de ces cinq sujets.