Dans la première partie dédiée à l’histoire de la gestion de contenu nous avons réalisé que la gestion de contenu était une problématique aussi ancienne que l’écriture elle-même, l’archivage ayant apporté une solution aux défis rencontrés par les premières sociétés humaines, confrontées à un flux toujours plus important d’informations à mesure qu’elles s’étendaient. Dans cet article, nous allons voir ce que l’histoire peut nous enseigner sur la situation actuelle.
Les solutions d’ECM traditionnelles ont-elles vraiment résolu le problème ?
Bien sûr, l’organisation et la collecte de l’information sont toujours une difficulté pour les entreprises aujourd’hui. À l’ère du numérique, les entreprises disposant d’une plus grande quantité d’informations pour prendre leurs décisions sont capables d’atteindre une échelle auparavant impossible à envisager.
Ici, il n’est pas seulement question d’augmenter la taille des espaces de stockage. L’essentiel est de savoir comment organiser l’information et comment y accéder. Hariri prend à ce sujet un exemple haut en couleur :
Quand, avec mon épouse, je vais signer une hypothèque pour notre nouvelle maison, je me souviens du premier endroit où nous avons vécu ensemble, ce qui me rappelle notre lune de miel à la Nouvelle-Orléans, qui me rappelle les alligators, qui me font penser aux dragons, qui me rappelle L’Anneau des Nibelungen… Et soudain, sans même m’en rendre compte, je fredonne le leitmotiv de Siegfried devant l’employé de banque interloqué.
Dans la bureaucratie, on se doit de séparer les choses. Un tiroir pour les hypothèques de la maison, un autre pour les certificats de mariage, un troisième pour les impôts et un quatrième pour les procès. Comment retrouver quoi que ce soit autrement ? Ce qui entre dans plus d’un tiroir, comme les drames wagnériens (dois-je les ranger dans la rubrique « musique » ou « théâtre », voire inventer carrément une nouvelle catégorie ?), est un terrible casse-tête. On n’en a donc jamais fini d’ajouter, de supprimer et de réorganiser des tiroirs.
Un problème que l’on retrouve dans tous les déploiements d’ECM et de DAM à grande échelle. Quel est le meilleur moyen d’organiser l’information ? Quel département aura le dernier mot ? Et sur quelle base les systèmes doivent-ils être connectés ?
Jusqu’à très récemment, la réponse passait par une bureaucratie débordante et imposée. Ou comme Hariri le présente de façon ironique :
Depuis les temps les plus anciens jusqu’à aujourd’hui, tout le monde le sait : les employés de bureau et les comptables ne pensent pas en êtres humains. Ils pensent comme on remplit des dossiers. Ce n’est pas leur faute. S’ils ne pensent pas comme ça, leurs tiroirs seront tout mélangés, et ils seront incapables de rendre les services que leur administration, leur société ou leur organisation demande.
Qu’elle soit privée ou publique, plus une organisation grandit, plus ses besoins en bureaucratie croient.
C’est en tout cas l’idée qui était la plus répandue depuis l’apparition des entreprises modernes et qui a permis aux technologies d’ECM et de DAM de se développer.
Une approche plus intelligente de la gestion de l’information
Ces dernières années, on observe une différence marquante entre les entreprises submergées par la bureaucratie et celles qui ont su évoluer de façon agile et flexible. Dans tous les secteurs, les entreprises capables de déployer l’information et la connaissance de manière dynamique et flexible s’imposent en tant que leaders de leur marché. La société de conseil Bain & Company a déterminé que 80 % de la croissance de la capitalisation boursière des grandes entreprises provenait des entreprises dites « digital native ».[1]
Les entreprises qui veulent s’affranchir des limites organisationnelles traditionnelles réalisent bien souvent que leurs systèmes s’appuient sur des bases impossibles à faire évoluer : hiérarchies figées (les œuvres de Wagner ne peuvent pas être classées à la fois dans la musique et dans l’art dramatique), modèles de données limités et inflexibles (une pièce de théâtre a toujours un script, mais jamais de partition), etc.
Qu’est-ce qui distingue les entreprises agiles des autres ? La culture d’entreprise joue un rôle important, mais la technologie reste une composante clé de leur réussite.
Les entreprises les plus prospères ont développé des modes de pensée plus efficaces et adaptés à notre époque. Leurs systèmes permettent à une équipe restreinte d’accéder à l’intégralité des données de l’organisation et de les utiliser efficacement. Quel est l’avantage des petites équipes ?
Elles permettent de revenir aux modèles de société pré-sumériennes. C’est-à-dire plus de facilité pour coordonner les différentes activités et une plus grande liberté d’association, de création et d’innovation. En résumé, un retour à l’essentiel. Lorsque de nouvelles opportunités ou contraintes apparaissent (et c’est toujours le cas), au lieu d’être paralysés par la bureaucratie inhérente aux systèmes d’ECM et de DAM traditionnels, les employés sont libres de manipuler les données afin d’établir des connexions entre les besoins des clients, des marchés et les fonctionnalités. Par exemple, les mêmes images et vidéos peuvent être organisées par campagne pour l’équipe marketing, par produit pour l’équipe e-commerce, par date de tournage pour le studio photo et par région géographique pour l’équipe commerciale. Il s’agit bien des mêmes ressources, mais le contexte change pour les présenter de la façon la plus pertinente en fonction du public visé. C’est la grande force d‘une plateforme de services de contenu telle que Nuxeo : l’information est libérée des limites imposées par les applications et autres silos d’information. Les contenus numériques ne sont plus associés à un emplacement en particulier et les barrières entre les utilisateurs et l’information disparaissent.
Les civilisations dont on se souvient sont celles qui ont appris à stocker l’information et à l’utiliser pour évoluer. Il est désormais temps pour les entreprises modernes de laisser leur propre empreinte en résolvant les défis liés à la gestion de l’information.