Checklist et exemples pour développer votre stratégie de DAM (Digital Asset Management)

La recherche de ressources créatives est un vrai problème pour de nombreuses équipes marketing, incapables de localiser les contenus dont elles ont besoin pour créer des campagnes séduisantes et pertinentes. Selon une étude, 40 % d’entre elles déclarent ainsi ne pas pouvoir compter sur une source de données unifiée.

En d’autres termes, elles ont vraiment besoin d’une stratégie efficace en matière de DAM (Digital Asset Management) pour leur faciliter la tâche. Et cela ne passe pas seulement par l’intégration d’un nouveau système : l’objectif est de s’assurer que tout le monde au sein de l’entreprise sera en mesure de bénéficier de ces nouveaux processus de gestion des ressources digitales.

Cet article se compose de plusieurs checklists destinées à vous faire réfléchir à votre stratégie en matière de DAM :

• une checklist pour déterminer le niveau de maturité de votre entreprise,
• une checklist pour vous aider à trouver la plateforme la plus adaptée à vos besoins,
• et une checklist pour vous préparer à réussir votre transformation digitale.

Exemples de déploiements de DAM et signes de maturité

Avant d’adopter un logiciel de DAM, il est important d’identifier les défis rencontrés par votre entreprise en matière de gestion de contenu afin de déterminer la pertinence d’une migration pour vous. Voici certains signes pouvant indiquer que vous êtes prêts à adopter une solution de DAM :

1. Votre équipe a du mal à localiser les ressources digitales

Il y a un signe qui ne trompe pas : vos équipes perdent beaucoup de temps à chercher/recréer des ressources créatives. Si c’est un problème récurrent, un logiciel de DAM vous permettra de créer une bibliothèque de ressources multimédia facilitant la recherche et la navigation afin de retrouver plus rapidement les contenus dont vous avez besoin.

Regardez cette vidéo pour découvrir comment chercher les bonnes informations grâce à un système de DAM

2. Vous ne pouvez pas garantir la sécurité de vos ressources digitales

L’incapacité à localiser les ressources digitales ou à s’appuyer sur des espaces de stockage dans le Cloud s’accompagne souvent d’une absence de contrôles de sécurité adaptés, et donc de difficultés à assurer la sécurité de ces ressources. Déployer une solution de DAM permet de mettre en place différentes fonctionnalités de sécurité, comme l’ajout de permissions et de processus d’authentification ou un contrôle des accès aux ressources marketing.

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3. Les solutions provisoires ne répondent plus à vos besoins

Si des solutions disparates (lecteurs partagés par ex.) ne vous permettent plus de gérer vos ressources digitales, ou que vous anticipez une forte croissance dans les 12 à 24 prochains mois, un logiciel de DAM vous aidera à centraliser vos ressources pour offrir aux utilisateurs une recherche unifiée et complète.

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Choisir le bon logiciel de DAM

Après avoir déterminé si votre entreprise est prête à moderniser ses processus de gestion des ressources, il est temps de commencer à chercher le système de vos rêves. Identifier celui qui répondra le mieux à vos besoins est essentiel pour optimiser au mieux votre stratégie. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités propres au DAM :

• Expérience utilisateur simple et intuitive
• Import en masse de ressources digitales
• Gestion des permissions et listes de contrôle d’accès pour surveiller l’accès aux ressources
• Partage de documents
• Étiquetage automatique des métadonnées (facultatif/avancé)

Pouvoir importer des ressources digitales en masse est essentiel pour les entreprises devant gérer des milliers de ressources efficacement et rapidement. D’autres fonctionnalités telles que le partage de documents permettront aux équipes créatives de collaborer plus facilement sans multiplier les échanges par e-mail.

Notez également que si vous gérez d’importants volumes de ressources, il peut être intéressant de regarder du côté des solutions les plus performantes, comme la plateforme Nuxeo, capables d’étiqueter automatiquement les ressources multimédia grâce aux technologies d’IA et de ML. Ainsi, vos employés n’auront plus à le faire manuellement, ce qui leur permettra de gagner du temps pour d’autres tâches et de réduire les risques d’erreurs.

Exemples et stratégies d’adoption : vérifications à effectuer avant de se lancer

Vous savez que votre entreprise est prête et vous avez identifié un système qui semble correspondre à vos besoins : voici quelques points à vérifier pour garantir la réussite de votre transformation digitale. Avant d’adopter une nouvelle solution, assurez-vous :

☑ D’avoir le budget nécessaire à son acquisition
☑ De définir des objectifs clairs pour cette nouvelle solution
☑ D’avoir déterminé qui sera en charge de créer des métadonnées pour vos ressources, et à quelle fréquence
☑ D’avoir l’approbation de tous les acteurs concernés
☑ De savoir qui utilisera la plateforme au quotidien
☑ D’avoir une stratégie visant à faciliter l’adoption par les utilisateurs (avec des opportunités de formation personnalisées ou des documents de formation en ligne)

Le plus important avant d’implémenter une stratégie de DAM est de vérifier que vous disposez de fonds suffisants et de l’approbation de tous les acteurs concernés. Sans cela, vos tentatives de transformation risquent de ne pas porter leurs fruits et de vous faire perdre du temps et de l’argent.

Commencer simplement, réfléchir sur le long terme

Mettre en place un processus de DAM se joue sur le long terme : n’essayez pas de créer une stratégie complète en quelques jours. Commencez simplement en évaluant votre degré de maturité, identifiez une solution dotée des fonctionnalités vous permettant d’optimiser vos processus de gestion des ressources et esquissez une stratégie d’adoption visant à intégrer la solution avec succès.

Il existe de nombreux outils et de nombreux logiciels de DAM adaptés aux cas d’utilisation les plus basiques, mais choisir une solution avancée telle que la plateforme Nuxeo vous aidera à développer une stratégie efficace et à donner aux utilisateurs tous les outils dont ils ont besoin pour gérer efficacement et rapidement vos ressources digitales.

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