Réapprendre à aimer vos systèmes traditionnels

L’héritage est un concept ambivalent. Dans la plupart des cas, un héritage est considéré comme positif. Les philanthropes bâtissent leur héritage en finançant des écoles ou des hôpitaux ou en donnant à des organisations caritatives. L’héritage laissé par Mozart est une succession de chefs d’œuvre musicaux. Et qui sait quel héritage chacun de nous laissera lorsque nous quitterons ce monde.

Mais dans le monde des affaires, et plus encore dans le domaine de l’informatique, la notion d’héritage a une connotation bien moins positive.

Qu’est-ce qu’un système hérité ?

Un système hérité fait généralement référence à une application informatique qui ne répond plus aux besoins d’une organisation. Il s’agit par exemple d’une application d’ERP centralisée qui, lorsqu’elle a été achetée et installée à la fin des années 1990, répondait à tous les besoins de l’entreprise.

Mais le système a perdu en efficacité avec le temps. Il est devenu difficile à maintenir, offre une interface utilisateur dépassée, et se trouve complètement déconnecté des autres systèmes d’information.

Cela crée un environnement où le système « hérité » est considéré comme un handicap pour l’activité et un véritable frein à la croissance.

Alors, pourquoi ne pas simplement remplacer vos systèmes obsolètes par des applications modernes qui répondent à vos besoins actuels ? Si seulement cela pouvait être aussi simple…

Pourquoi ne pas faire table rase ?

Il est toujours difficile de mettre un terme à une relation, et c’est d’autant plus vrai pour les systèmes hérités. S’il était facile d’effectuer une mise à jour ou une migration, vous l’auriez certainement déjà fait. Mais dans la plupart des cas, il n’existe pas de solution miracle.

Le principal défi, c’est que les systèmes hérités ont tendance à occuper une place importante dans l’organisation. Dans le cas contraire, la question ne se poserait certainement pas. Chez l’un de nos clients du secteur bancaire, le système, indisponible au moins une fois par semaine, privait les clients de tout accès à leurs services bancaires en ligne.

Mais quel est le problème ? Pour réaliser une mise à jour ou une migration, il faut généralement arrêter le système et en démarrer un nouveau. C’est une situation qui peut faire peur. Que se passe-t-il si le nouveau système ne contient pas l’ensemble de vos données ? Ou ne s’intègre pas de la même manière au site web ? Et les problèmes potentiels sont nombreux. Cette approche radicale peut faire ou défaire la carrière d’un CIO et doit être mûrement réfléchie.

Deuxième défi : même si le CIO a une confiance absolue dans le processus de mise à niveau/migration, il peut être physiquement impossible de le mettre en place dans les délais imposés.

La banque évoquée plus haut dispose d’environ un milliard de documents. Les migrer vers un nouveau système aurait pris au moins un an. Difficile d’imaginer une banque qui empêche ses clients d’accéder à leur compte pendant un an !

Ces facteurs expliquent la longévité de tant de systèmes hérités. Les organisations qui les utilisent ne savent pas comment faire autrement ou, en d’autres termes, comment mettre un terme à leur relation.

Raviver la flamme.

Chaque relation a ses hauts et ses bas, mais une relation réussie demande de l’implication, et parfois la faculté d’accepter le changement. C’est le cas pour les systèmes hérités. Au lieu de faire table rase du passé, pourquoi ne pas essayer de les utiliser différemment ?

Nous l’avons vu, l’un des principaux défis posés par ces systèmes c’est qu’ils sont souvent isolés des autres systèmes d’information de l’entreprise. Et si la situation était différente ? Et si vous pouviez accéder à toutes les informations et fonctionnalités qu’ils abritent sans avoir à les utiliser ?

Connecter les applications

La plupart des applications héritées peuvent se connecter et s’intégrer à d’autres systèmes par l’intermédiaire d’une API, une interface de programmation applicative. Leur utilisation est assez complexe et implique l’intervention d’un développeur pour créer des applications compatibles avec le système hérité. Accéder à toutes les informations et fonctionnalités du système hérité et les reproduire dans une deuxième interface n’est pas une mince affaire, et c’est pour cette raison que la plupart des systèmes restent déconnectés et isolés des autres solutions de l’entreprise. Mais un concept relativement nouveau est sur le point de changer la donne.

L’arrivée des plateformes de services de contenu ces dernières années coïncide avec l’avènement de plusieurs outils et techniques prenant la forme de connecteurs prêts à l’emploi reliant les systèmes hérités (et les autres) et proposant un vocabulaire commun afin d’exploiter les informations et les fonctionnalités qu’ils renferment.

Les organisations peuvent ainsi utiliser des outils prêts à l’emploi pour connecter leur application héritée et les autres . Cette connexion se réalise au niveau des métadonnées et peut être utilisée à partir d’autres applications pour offrir un accès à l’information stockée.

Avec une telle approche, toutes les informations et fonctionnalités peuvent être utilisées de différentes façons, sans toutefois réduire le champ d’action des utilisateurs habitués à l’application en question.

L’art du possible

Les utilisateurs finaux peuvent désormais accéder aux informations de facturation de leurs clients (auparavant prisonnières du système ERP traditionnel), à partir de leur outil de CRM. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux de bord personnalisés s’appuyant sur les données financières stockées dans ce même ERP, mais désormais via des outils de reporting modernes et visuels. Les possibilités sont infinies.

Dès lors que les utilisateurs métier accèdent à l’information de façon pertinente, les systèmes hérités ne sont plus un frein au succès. Ils redeviennent alors les outils précieux qu’ils étaient lors de leur acquisition. Les utilisateurs peuvent réapprendre à aimer leurs systèmes traditionnels.

Épilogue - Un bonheur impossible ?

Votre système hérité a retrouvé dans votre cœur la place qu’il méritait. Vos utilisateurs ont de nouveau accès à toutes les informations dont ils ont besoin. Tout va bien dans le meilleur des mondes. Ou presque.

Et si vous vouliez vraiment faire table rase du passé ? Peut-être votre système vous coûte-t-il trop cher en maintenance ? Ou peut-être est-il trop imprévisible et trop complexe ?

Si vous voulez vraiment mettre fin à cette relation, conserver toutes les informations et fonctionnalités du système traditionnel est essentiel. Mais ensuite, comment rompre de manière définitive ? La deuxième et la troisième étape du processus sont cruciales, et je vous en parlerai dans un prochain article…