La nécessité de mieux gérer son information n’est pas nouvelle pour les entreprises françaises. Et les solutions facilitant cette gestion non plus. Mais si la GED (gestion électronique de documents) est apparue dans les années 80, les solutions et usages ont largement évolué depuis. L’ECM (Enterprise Content Management - gestion de contenu) a fait son apparition promettant des fonctionnalités plus avancées et une meilleure transversalité. En 2017, le cabinet d’analystes Gartner déclarait même la mort de l’ECM au profit des plateformes de services de contenu (CSP), plus innovantes et surtout proposant une approche plus ouverte de la gestion de l’information avec la possibilité de gérer ses contenus quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Pour autant, où en sont les entreprises françaises ?
La GED, un marché mature
Selon une récente étude Archimag / Nuxeo, 71% des entreprises françaises déclarent être équipée d’une GED, la grande majorité pour “partager, sécuriser et archiver des documents”. Et une organisation sur quatre exploite la GED pour dématérialiser certains processus métiers.
Si la nécessité de disposer d’une GED pour retrouver ses documents et améliorer sa productivité n’est donc plus à prouver, seule 1 entreprise sur 10 l’a intégré à d’autres outils informatiques. Difficile alors d’avoir une vision transverse et véritablement centralisée de son information pourtant nécessaire à l’heure de la digitalisation.
Ainsi, de nombreuses entreprises françaises utilisent encore une variété de systèmes déconnectés les uns des autres, résultant en une information éparpillée, des doublons et une recherche difficile. Tout l’inverse de ce qu’elles recherchaient en installant une GED.
Une récente étude Censuwide / Nuxeo indique même que, pour cette raison, les salariés des services financiers passent en moyenne 53 minutes par jour à rechercher de l’information. Soit une baisse de la productivité de 15% !
L’ECM, pilier de la transformation digitale
A l’ère du digital et des marchés ouverts, les entreprises françaises ont compris la nécessité de gagner en productivité et d’innover en permanence. La récente pandémie de COVID-19 a largement accéléré le besoin déjà existant de se digitaliser pour faire face à la concurrence. Être flexible, proposer une expérience client fluide et des contenus personnalisés ne sont plus des différenciants mais la norme pour survivre dans un environnement ultra-concurrentiel. Et rien ne laisse à penser que la sortie du confinement ne va pas accélérer cette digitalisation.
Avoir accès à l’ensemble de son information et pouvoir l’utiliser en contexte pour proposer des services et contenus adaptés à ses clients et accélérer ses processus est ainsi devenu vital.
Et c’est là que les solutions d’ECM modernes ou les plateformes de services de contenus entrent en jeu. C’est d’ailleurs le principal bénéfice que les entreprises françaises attendent de l’ECM à savoir la centralisation ou la mise à disposition d’une vue centralisée sur tous les contenus numériques de l’organisation (46% selon l’étude Archimag / Nuxeo).
Ainsi pour 78% des entreprises françaises sondées, l’ECM est une solution permettant de centraliser la gestion de toutes les ressources de l’organisation en conservant les systèmes en place et les processus existants.
Disposer d’une vision centralisée permet en effet d’améliorer son expérience client et de créer de nouveaux services et produits rapidement. Des priorités de plus en plus importantes pour les entreprises à l’ère du digital.
Aller encore plus loin avec l’intelligence artificielle
Mais les plateformes d’ECM actuelles vont encore plus loin en intégrant des technologies d’intelligence artificielle permettant de passer un cap important en matière de productivité et d’ aide à la décision.
Et cela tombe bien. Car si les entreprises françaises ont compris l’importance de l’IA dans la gestion de contenus, elles ont plus de difficultés à la mettre en œuvre concrètement.
57% des décideurs estiment en effet que l’IA jouera un rôle essentiel dans la gestion des processus documentaires en 2021 mais que le manque de compétences en interne constitue le premier frein à lever pour accroître son recours selon une étude Markess réalisée avec Nuxeo.
Les solutions ECM modernes proposent des intégrations aux services d’IA grands publics comme Google Vision ou Amazon Rekognition permettant le tagging et la catégorisation automatique de photos par exemple.
Mais d’autres vont encore plus loin en permettant aux entreprises de créer leur propre modèle de machine learning entraînés sur leur données métiers. L’IA est alors capable de proposer une catégorisation vraiment pertinente et adaptée à l’entreprise : pour les photos intérieures / extérieures des hôtels d’un groupe hôtelier par exemple de quel type d’hôtel, dans quel pays, quelle pièce est photographiée, si ces photos sont liées à un brief ou à un contrat, etc.
Et ceci avec des plateformes low-codes permettant aux utilisateurs même non-techniques de créer ces modèles.
Les freins liés au manque de compétences en interne étant levés, les entreprises pourront alors réellement commencer à tirer parti de l’IA pour se démarquer.
Conclusion : Une compréhension des enjeux mais du chemin à parcourir
Dans un environnement de plus en plus incertain, tirer parti de son information est devenu vital. Les entreprises françaises l’ont bien compris et se sont équipées de solutions leur permettant de mieux gérer leur information. Mais la phase de maturité est encore loin d’être atteinte avec de nombreuses entreprises devant encore troquer leurs solutions de GED ou ECM traditionnelles pour des plateformes plus innovantes et agiles, leur permettant de tirer véritablement parti de l’ensemble de leur données et ainsi gagner en productivité et se démarquer sur leur marché. Si elles ne passent pas le cap, il est fort à parier que la concurrence venue de l’étranger n’hésitera pas à leur prendre quelques parts de marché.